จากบทความเรื่อง  ทำอย่างไรจึงจะเก่งเอ็กเซลได้? หนึ่งในวิธีที่ผมแนะนำคือ

ให้หา “พี่เลี้ยง” เอ็กเซลนั้น

สำหรับบางคนอาจนึกออกทันทีว่าจะขอให้คนไหนเป็นพี่เลี้ยง ผมเองก็เป็นพี่เลี้ยงเอ็กเซลให้กับภรรยาเช่นกัน (แม้ว่าเกือบทะเลาะกันหลายรอบเพราะสื่อสารกันทางโทรศัพท์ไม่รู้เรื่องก็ตาม ^^”)

สำหรับคนที่ยังไม่รู้ว่าจะหาพี่เลี้ยงได้จากที่ไหน แนะนำให้หาจากคนที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับ 3 ตำแหน่งดังนี้ครับ

1. Process Engineer

หมายรวมถึงตำแหน่ง CI (Continuous Improvement), Black Belt (ตำแหน่งทาง Six Sigma) หรือ IE (Industrial Engineer) หรือตำแหน่งที่วิเคราะห์การเพิ่มผลิตภาพ (Productivity) ทางการผลิตนั่นเอง

บางองค์กรอาจเรียกชื่อตำแหน่งเหล่านี้แตกต่างกันนะครับ แต่คนทำตำแหน่งนี้นี่ผมขอบอกว่าตรรกะการคำนวณสุดยอดมาก!!

ทำไมคนทำตำแหน่งนี้ถึงเก่งเอ็กเซลล่ะ?

เพราะคนทำตำแหน่งนี้ต้องทำงานเกี่ยวกับการคำนวณที่หลากหลายมาก

พวกเขาต้องวิเคราะห์ว่าจะลดต้นทุน ลดเวลาการทำงาน ลดของเสีย รวมถึงสร้างโมเดล (Model) การคำนวณเพื่อทดสอบสมมติฐานบางอย่าง

เรียกได้ว่าเป็นตำแหน่งที่ใช้งานเอ็กเซลหลากหลายที่สุดในองค์กรแล้ว ฟีเจอร์ที่คนปกติไม่ค่อยได้ใช้เช่น Solver (เพื่อทำ Optimization) คนกลุ่มนี้ล่ะครับที่ทำบ่อย

หากคุณจะหาคนที่ใช้มาโคร (Macro) หรือเขียน VBA เป็น คุณเริ่มหาจากตำแหน่งนี้ก็ได้ครับ

ฟังก์ชันเกี่ยวการวิเคราะห์ด้านเวลา (NETWORKDAYS, WEEKNUM, WORKDAY) มักมีข้อปลีกย่อยเยอะ แต่มันคือขนมสำหรับพวกเขา

ฟังก์ชันเกี่ยวกับการเช็คตรรกะและข้อมูล (IF, ISERROR, ISBLANK, ISTEXT, AND, OR) หรือฟังก์ชันเกี่ยวกับข้อความ (Text) เช่น MID, PROPER, VALUE คือขนมมากสำหรับเขา

เพราะเค้าไม่ได้ใช้เป็นฟังก์ชันหลักแต่มักใช้เป็นฟังก์ชันย่อยประกอบการเช็คเท่านั้น

หากเห็นไฟล์ทำงานของคนพวกนี้ พวกเขาเขียนสูตรกันยาวมาก ยาวแบบว่าสี่ห้าบรรทัดก็ไม่ใช่เรื่องผิดปกติแต่อย่างใด

ฟังก์ชันแปลกๆที่เราอาจไม่รู้จักมาก่อนเลยว่ามีในเอ็กเซลด้วย เช่น ฟังก์ชันทางสถิติ (CORREL, INTERCEPT, T.TEST) ฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์ เช่น (MMULT, MOD, RAND) คนกลุ่มนี้ล่ะครับที่ใช้กัน

2. Business Analyst

บางองค์กรอาจตั้งชื่อตำแหน่งแตกต่างกันไปบ้างนะครับ เช่น Marketing Analyst, Data Analysis คนที่ทำงานตำแหน่งนี้คือคนที่ผมคิดว่าทำรีพอร์ตบ่อยที่สุดแล้วในองค์กร

ทำไมล่ะ?

เพราะเค้าต้องจัดการกับข้อมูลจำนวนมหาศาลและสรุปออกมาให้ผู้บริหารเข้าใจ

บางองค์กรอาจมี Transaction ทางด้านการขายประมาณ 20,000 รายการต่อเดือน (ขอย้ำว่า ต่อเดือนนะครับ ลองมโนดูครับถ้าต้องสรุปข้อมูลต่อปีจะขนาดไหน)

คนพวกนี้แหละครับที่ต้องมาวิเคราะห์ว่า ไอ้เจ้า Transaction นั่นมันสามารถสรุปเป็น

• สรุปข้อมูลตามกลุ่มลูกค้า
• สรุปข้อมูลตามทีมขาย
• สรุปลูกค้าใหม่ในรอบไตรมาส หรือสรุปลูกค้าที่ไม่มีการเคลื่อนไหวในรอบไตรมาส
• Top 10 สินค้าขายดี, Bottom 10 สินค้าที่มียอดร่วง

ในทางปฏิบัติแล้ว การทำข้อมูลแค่นี้มันไม่ยากเท่าไรนะครับ (จริงๆ) แต่ที่มันซับซ้อนขึ้นเพราะต้องนำไป “

เปรียบเทียบ” กับข้อมูลอื่นๆเช่น เป้าหมาย (Goal) หรือข้อมูลปีที่แล้ว

พอเปรียบเทียบแล้วก็ต้องสรุปมาด้วยว่ามีการเปลี่ยนแปลง (Variance) เท่าไร ทั้งในแง่ยอดเงินและเปอร์เซ็นต์

จึงทำให้คนกลุ่มนี้เก่งการใช้ Pivot Table มากเพราะเป็นเครื่องมือที่ง่ายที่สุด และ “คนอื่น” นำไปใช้ได้ง่ายที่สุด

เวลาคนพวกนี้ทำรีพอร์ตต้องคิดถึง “คนอื่น” เสมอครับ คิดแค่ตัวเองคงเป็นนักวิเคราะห์ที่ดีไม่ได้

เอาเข้าจริงแล้ว Pivot Table มีข้อจำกัดมากมาย พวกเค้าจึงต้องมีแผนสำรองเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลด้วยวิธีอื่น

นั่นจึงทำให้เค้าเก่งฟังก์ชันเกี่ยวกับการอ้างอิง (VLOOKUP, INDEX, MATCH, OFFSET) ฟังก์ชันเกี่ยวกับการสรุป (SUMIF, SUMIFS, Sum Array, SUMPRODUCT)

รวมถึงอาจต้องใช้โปรแกรมเกี่ยวกับการจัดการฐานข้อมูล เช่น Microsoft Access ด้วยก็เป็นได้

นอกจากนั้นคนกลุ่มนี้ต้องทำข้อมูลรองรับการทำแผนกลยุทธ์ (Strategic Plan) แปลว่าต้องดึงข้อมูลย้อนหลัง 5 ปี แล้วทำข้อมูลพยากรณ์ (Forecast) ไปอีก 5 ปี เพื่อนำมาวิเคราะห์

แถมต้องทำโมเดลการคำนวณ (Model) เพื่อรองรับสมมติฐานด้วย (อะไรจะขนาดนั้น แต่คือเรื่องจริงนะครับ)

ดัชนียอดฮิตที่เป็นตัวชี้วัดเช่น CAGR (Compound Annual Growth Rate) คนกลุ่นนี้ช่ำชองที่สุดแล้วครับ

3. Financial Analyst

หมายรวมถึงคนที่ทำตำแหน่งด้านการวิเคราะห์ราคา (Pricing) ต้นทุน (Costing) และการวางแผน (Financial Planning & Analysis, FP&A) ด้วยนะครับ

คนกลุ่มนี้คือคนที่เปิดไฟล์เอ็กเซลมากกว่าหนึ่งไฟล์เสมอตลอดเวลาที่เปิดคอมพ์ ผมคิดว่าคนกลุ่มนี้มีจำนวนชั่วโมงการทำงานที่ต้องใช้เอ็กเซลเยอะที่สุดแล้วในองค์กร

ทำไมพวกเขาถึงเก่งเอ็กเซลล่ะ?

เพราะพวกเขาต้องวิเคราะห์ผลประกอบการขององค์กรต้องแต่ต้นน้ำยันปลายน้ำน่ะสิครับ ตั้งแต่ Gross Sales ยัน NI (Net Income, บางองค์กรอาจเน้นที่ GP (Gross Profit) มากกว่า NI ก็ไม่แปลกแต่อย่างใดนะครับ ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจด้วยครับ ธุรกิจประเภทซื้อมาขายไป (Trading) มักดูที่ GP เป็นหลัก)

เรียกได้ว่าเค้าคือคุณหมอที่บอก “สุขภาพทางการเงิน” ขององค์กรนั่นเอง

เค้าต้องจัดการกับตัวเลขทั้งหมดในองค์กร การคำนวณตามสเต็ปของงบการเงิน (Financial Statement) โดยเฉพาะงบกำไรขาดทุน (Income Statement) คนพวกนี้เค้าเป๊ะเวอร์!

พวกเค้าต้องทำข้อมูลเกี่ยวกับการพยากรณ์ (Forecast) ด้วยนะครับ

พวกเค้าจึงจำเป็นต้องทำโมเดลทางการเงิน (Financial Model) ขึ้นมารองรับสมมติฐาน (Assumption) ต่างๆด้วย ไม่ว่าจะเป็น Sales Demand, Production Volume, Yield, Expenses, Taxes

สมมติฐานพวกนี้ไม่ได้มีแค่เจ็ดแปดตัวนะครับ บางบริษัทเป็นร้อยตัวก็มี เรียกได้ว่าต้องเขียนโมเดลการคำนวณที่ยืดหยุ่นมากๆ

นอกจากนี้พวกเค้ามักต้องเข้าไปเกี่ยวข้องกับการการวิเคราะห์โปรเจ็คต์ใหม่ๆ การลงทุนใหม่ (CapEx)

หรือก็คือต้องทำ Project Feasibility ซึ่งแน่นอนว่าต้องทำให้ยืดหยุ่นเพื่อรองรับสมมติฐานที่หลากหลาย

ฟังก์ชันทางด้านการเงิน เช่น NPV, IRR, PMT ไม่ใช่สิ่งที่ยากสำหรับพวกเขา

ไอ้ที่มันยากคือการคำนวณพวก ROCE (Return On Capital Employ) หรือ EP (Economic Profit) นั่นแหละครับ มันขึ้นกับแนวคิดของแต่ละองค์กรด้วย

บางคนเคยทำองค์กรนี้คิดแบบนึง พอเปลี่ยนองค์กรอาจคิดอีกแบบนึงก็ได้

ยิ่งคิด EP เป็นรายสินค้าด้วยล่ะก็ ขอบอกว่ายากมิใช่น้อยเลยครับ

นอกจากนี้ยังต้องทำการวิเคราะห์ความอ่อนไหว (Sensitivity Analysis) ของทั้งต้นทุน ราคา และ โปรเจ็คด้วย คนพวกนี้จึงเก่งเรื่องการใช้ Data Table ซึ่งเป็นเครื่องมือหนึ่งที่คนส่วนใหญ่ไม่รู้จัก แต่มีประโยชน์มากๆสำหรับการวิเคราะห์แนวนี้

แล้วตำแหน่งอื่นๆในองค์กรล่ะ?

ผมไม่ได้หมายความว่าคนทำงานตำแหน่งอื่นๆในองค์กรจะไม่เก่งเอ็กเซลนะครับ ทุกตำแหน่งสามารถเก่งและพัฒนาความสามารถด้านนี้ได้

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับบุคคลเป็นหลัก

อีกทั้งโครงสร้างองค์กรของแต่ละบริษัทไม่เหมือนกัน บางคนอาจทำงานควบสามตำแหน่งที่ผมกล่าวมาข้างต้นแต่ใช้ชื่ออีกตำแหน่งนึงก็เป็นได้

อย่างไรก็ตาม 3 ตำแหน่งข้างต้นที่กล่าวมาเป็นตำแหน่งที่มี “โอกาส” สูงที่จะพัฒนาความสามารถ หรือพูดง่ายๆคือ “จำเป็นต้องเก่ง” เพราะเค้าต้องใช้งานเอ็กเซลแทบจะตลอดเวลาการทำงานนั่นเอง ^^

โดนส่วนตัวแล้วผมคิดว่าการมีพี่เลี้ยงเอ็กเซลได้ผลมากกว่าการไปลงเรียนคอร์สเอ็กเซลใดๆ เพียงแต่คุณต้องสนิทกับพี่เลี้ยงของคุณพอควร

เพราะถ้าคุณไม่สนิทมาก เค้าอาจช่วยคุณแค่ครั้งแรกๆ หรืออาจบอกคร่าวๆ เนื่องจากรายละเอียดของเอ็กเซลมันเยอะมาก การนำไปประยุกต์ใช้ยิ่งหลากหลายกว่า

ในทางปฏิบัติ คุณต้องรบกวนพวกเค้าบ่อยมากๆในช่วงแรก ถ้าไม่สนิทจริงจะลงรายละเอียดได้ไม่มาก

แต่… สิ่งสำคัญที่สุดก็คือคุณต้องพึ่งตัวคุณเองเป็นหลักครับ!!!

หากพื้นฐานของคุณยังไม่แน่นพอ หรือก็คือคุณยังไปไม่ถึงขั้นที่สามของ 10 ขั้นวิทยายุทธ์เอ็กเซล

ผมคิดว่าการลงเรียนเอ็กเซลเพื่อให้เข้าใจว่าฟังก์ชันพื้นฐานมีอะไรบ้าง นำไปใช้ในกรณีไหนได้บ้าง ก็จะเป็นการช่วย “เร่ง” ให้คุณพัฒนาทักษะเร็วขึ้นครับ

แต่สำหรับคนที่ยังติดอยู่ที่ขั้น 3-4 มาซักพัก และกราฟการพัฒนาของคุณมีความชันน้อยมากแล้วล่ะก็

ถ้าคุณอยากพัฒนาไปมากกว่านี้ ผมคิดว่าคุณต้องเปลี่ยนทัศนคติการใช้งานเอ็กเซลของคุณแล้วล่ะครับ

แล้ววิศวกรรีพอร์ตทำตำแหน่งอะไรล่ะ?

ทำทุกตำแหน่งยกเว้นวิศวกร เลยจับพลัดจับผลูมาเป็น “วิศวกรรีพอร์ต” อย่างทุกวันนี้ล่ะครับ ^^

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^