4 เหตุผลที่คุณควรรู้จักวิศวกรรีพอร์ต

รู้จักแล้วเค้าจะช่วยอะไรเราได้?

คำถามนี้คงผุดขึ้นในใจหลายๆคนตอนเห็นชื่อบทความนี้ใช่ไหมครับ ผมคิดว่าเป็นคำถามที่ดีและคำตอบก็คือ

1.ช่วยคุณใช้เวลาทำรีพอร์ตให้น้อยลง

บทความต่างๆนำเสนอแนวคิดเกี่ยวกับการทำรีพอร์ต เน้นที่การใช้เวลาทำรีพอร์ตให้น้อยลง และการทำรีพอร์ตให้โดนใจคนอ่าน

เห็นด้วยกับผมไหมครับที่ว่าเราใช้เวลากับการทำรีพอร์ตมากเกินไป

ทั้งๆที่มันอาจปรากฏแก่สายตาคนอ่านไม่กี่นาทีหรือไม่กี่วินาที

ยิ่งถ้าทำมาแล้วไม่โดนใจคนอ่านก็ต้องเสียเวลากลับไปแก้ไม่รู้กี่ครั้ง เซ็งจิต

ในทางตรงข้าม ถ้าเราทำรีพอร์ตออกมาดีโดยใช้เวลาไม่มาก สิ่งเหล่านี้ก็คือ “หลักฐาน” การทำงานชิ้นเยี่ยมและความภูมิใจของเรา

เมื่อเวลาผ่านไป พอเรามาเปิดอ่าน มันก็รู้สึกหัวใจพองโตใช่ไหมครับ

คุณทราบไหมครับว่า เรามีเครื่องมือทรงประสิทธิภาพที่ช่วยลดเวลาการทำรีพอร์ตอยู่แล้ว

จริงดิ!!!

จริงครับ นั่นคือ ไมโครซอฟท์เอ็กเซล (Microsoft Excel) และพาวเวอร์พอยท์ (Microsoft PowerPoint)

โถ่ นึกว่าอะไร ก็ใช้อยู่แล้วทุกวันนี่นา…

อันที่จริง นั่นคือเครื่องมือที่ทรงประสิทธิภาพ เพียงแต่เราอาจดึงศักยภาพของมันออกมาได้ไม่เต็มที่นัก

หากคุณใช้สองโปรแกรมนี้ได้ไม่ดีนัก ก็เปรียบเสมือนคุณโดนมัดมือข้างหนึ่งตอนทำรีพอร์ตนั่นล่ะครับ

ในทางตรงข้าม ถ้าคุณดึงศักยภาพสองโปรแกรมนี้ออกมาได้มาก ก็เปรียบเสมือนคุณมีมือที่สาม (ไม่ได้หมายถึงศัตรูความรักนะครับ) มาช่วยทำรีพอร์ต

การทำรีพอร์ตเป็นสิ่งสำคัญในการทำงานจริง แต่เรามักได้รับการสอนให้รู้จักใช้โปรแกรมมากกว่าวิธีทำรีพอร์ตที่ดี

สิ่งสำคัญของรีพอร์ตไม่ใช่รูปแบบที่ดูไฮโซหรือจำนวนหน้า

แต่เป็นการตอบโจทย์สิ่งที่คนอ่านต้องการ

หรือ ทำให้คนอ่านเข้าใจสิ่งที่เราต้องการนำเสนอ

ยิ่งเราใช้เวลาทำรีพอร์ตน้อยลง เราก็ยิ่งมีเวลาทำอย่างอื่นมากขึ้นใช่ไหมครับ

บางบทความจะมีไฟล์แนบเพื่อประกอบความเข้าใจ คุณสามารถดาวน์โหลดได้ฟรี! เช่น บทความเรื่อง วิเคราะห์ความแตกต่างของข้อมูลสองชุดด้วยกราฟน้ำตกหรือกราฟสะพาน, สร้างสูตรคำนวณจุดคุ้มทุน (Payback Period, Break-even) แบบอัตโนมัติกันเถอะ หรือ วิเคราะห์ volume, sales GP ด้วยกราฟบับเบิ้ล (Bubble Graph) ที่ผมเคยนำเสนอไปแล้ว

2. แบ่งปันแนวคิดการทำรีพอร์ตจากประสบการณ์ทำงานจริง

จุดประสงค์หลักของการเขียนบล็อกหรือเฟสบุ๊คแฟนเพจนี้ขึ้นมาก็เพราะต้องการแบ่งปันประสบการณ์การทำรีพอร์ตจากชีวิตการทำงานจริง

ผมพบว่าหลายๆคนเป็นคนทำงานเก่ง แต่…ทำรีพอร์ตไม่เก่ง ผู้บริหารเลยไม่รู้ว่าเค้าเก่ง

นี่คือปัญหานึงของวิศวกรหลายๆคน ไอเดียการทำโปรเจ็คท์ดีเลิศ แต่นำเสนอออกมาได้ไม่ดีนัก ผลก็คือโปรเจ็คท์นั้นโดนพับไป ทั้งๆที่เป็นโปรเจ็คท์ที่ดีมาก

ซ้ำร้ายพอเวลาผ่านไป โปรเจ็คท์นี้ถูกนำมาปัดฝุ่น แต่เปลี่ยนคนและวิธีนำเสนอ โปรเจ็คท์นี้ก็ผ่านและประสบความสำเร็จด้วยดี เป็นที่น่าเสียดายสำหรับเจ้าของความคิดคนแรกมากๆ

ในชีวิตจริงเราต้องออกแบบรีพอร์ตจากผลลัพธ์ (Result, Output) ก่อนเสมอ

นั่นคือเหตุผลว่าทำไมเราลงเรียนคอร์สสอนเอ็กเซลหรือพาวเวอร์พอยท์แล้ว เราก็ยังติดขัดอยู่ดี

นั่นเพราะเค้าสอนจากอินพุตไปหาเอาท์พุตไงล่ะครับ!!

พอเราต้องทำรีพอร์ตจากเอาท์พุตเป็นอินพุต เราก็เลยไม่รู้ว่าจะเริ่มมันยังไง!!!

ผมเองได้ลองผิดลองถูกและพยายามสังเคราะห์แนวคิดเหล่านี้ขึ้นมา หากคุณคิดว่าแนวคิดบางอย่างใกล้เคียงกับกรณีของคุณ คุณสามารถเลือกใช้และกระโดดข้ามขั้นตอนลองผิดลองถูกของผมได้เลย

หรือหากคุณคิดว่าแนวคิดของผมมองข้ามหลายๆประเด็นไป ไม่ถูกต้อง ผมยินดีแลกเปลี่ยนและนำไปปรับปรุง

ทั้งนี้ผมไม่ได้จำกัดเฉพาะเอ็กเซลนะครับ เพราะรีพอร์ตอาจออกมาในรูปแบบอื่นๆได้

เช่น พาวเวอร์พอยท์ เวิร์ด (Microsoft Word) หรือแม้กระทั่งฟลิปชาร์ต (Flip Chart)

ขึ้นอยู่กับว่าคุณใช้อะไรเป็นเครื่องมือ ดังเช่นคำพูดที่ว่า

กระบี่อยู่ในใจ

ขนาดนั้นเชียว..

3. เร็ว ช้า หนัก เบา

ขอยืมคำพูดจากดร.เทียม โชควัฒนา เป็นเหตุผลข้อนี้นะครับ ผมชอบแนวคิดนี้มาก มีความหมายลึกล้ำซ่อนอยู่ภายใน ยิ่งคิด ยิ่งเจออะไรดีๆ

สไตล์การเขียนไม่เน้นวิชาการนะครับ เน้นเป็นการถาม-ตอบ คล้ายกับคุณกำลังคุยกับผมอยู่ โดยผมจะยิงคำถามเอง และตอบเอง

เพื่ออะไรเนี่ย? บ้าเปล่า? ถามเองตอบเอง

เพื่อช่วยตอบข้อสงสัยที่อาจเกิดขึ้นขณะอ่านครับ ผมจะคิดเสมอว่าถ้าผมเป็นคนอ่าน บรรทัดนี้ผมอาจสงสัยอะไร หรืออยากให้อธิบายอะไรเพิ่มเติม

เขียนสบายๆนะครับ ไม่ต้องแบกกระไดมาอ่าน แถมมียิงมุข (แป๊ก) เป็นพักๆ ^^ เนื้อหาอาจมีเบาสลับกับหนัก (ถ้าเบาหมดเดี๋ยวจะพาออกทะเล แต่พี่ตูนบอกว่าเรือเล็กควรออกจากฝั่งนี่นา…) จะได้ไม่เบื่อ