ผมเคยถามคำถามนี้กับตัวเองตอนร่างพรีเซ็นเตชันครับ หาคำตอบไม่ได้ก็เลยไปถามรุ่นพี่หลายๆคน แต่ยิ่งถามยิ่งสับสน
เพราะความเห็นที่ออกมามันไม่เป็นเอกฉันท์น่ะสิครับ คือบางคนก็ว่า
ไม่ต้องมีหรอก เปลืองสไลด์เปล่าๆ
บางคนก็ว่า
ต้องมีสิ คนฟังจะได้เห็นภาพรวมก่อนไง
อีกเสียงก็ว่า
ถ้ามีเวลาก็ทำๆไปเหอะ!! (เสียงกึ่งๆรำคาญด้วย)
อ้าว!! ตกลงมันยังไงกันเนี่ย ผมเลยเข้าใจคำกล่าวที่กว่า “ความเห็นไม่ตรงกัน การพนันจึงเกิดขึ้น” ทันที (เกี่ยวไหมเนี่ย) ช่วงแรกๆผมพยายามทำสไลด์แผ่นนี้ขึ้นมาครับ เหตุผลมีข้อเดียวคือ
อยากให้มันดูโปร
เมื่อผมทำไปนานๆเข้า ผมกลับคิดว่า พี่คนแรกอาจพูดถูกก็ได้ เพราะมันเพิ่มสไลด์โดยไม่จำเป็น ผมจึงพยายามคิดว่ามันมี “หลัก” อะไรไหมที่จะช่วยเราตัดสินใจว่าควรมีสไลด์แผ่นนี้หรือไม่
หลังจากลองผิดลองถูกมาหลายครั้ง ผมพบหลักอะไรบางอย่างที่ใช้เช็คตัวเองก่อนทำสไลด์แผ่นนี้ หลักที่ว่าก็คือคำถามสี่ข้อนี้ครับ
- มีสไลด์ทั้งหมดกี่แผ่น?
- มีหัวข้อทั้งหมดกี่หัวข้อ?
- มีหัวข้อที่มีสไลด์มากกว่าหนึ่งแผ่นหรือไม่?
- ต้องการให้ผู้ฟังเห็นภาพรวมทั้งหมดก่อนหรือเปล่า?
ผมมองว่าคำตอบของแต่ละข้อน่าจะประมาณนี้ครับ
- มีสไลด์ทั้งหมดกี่แผ่น มากกว่า 10 แผ่น
- มีหัวข้อทั้งหมดกี่หัวข้อ ตั้งแต่ 3 หัวข้อขึ้นไป
- มีหัวข้อทีมีสไลด์มากกว่าหนึ่งแผ่นหรือไม่ มี
- ต้องการให้ผู้ฟังเห็นภาพรวมทั้งหมดก่อนหรือเปล่า ใช่ (ถ้าตอบว่าไม่ใช่ คือกรณีที่ต้องการให้ผู้ฟังตามเราไปทีละสเต็ป ใช้เพื่อโน้มน้าวใจครับ บางครั้งการทำให้เห็นภาพทั้งหมดก่อนอาจทำให้เกิดความคิดค้านตั้งแต่ต้นได้ แต่ก็มีข้อควรระวังนะครับ)
ถ้าคำตอบใกล้เคียงกับสี่ข้อนี่แล้วล่ะก็ ผมมองว่าสไลด์สรุปหัวข้อการนำเสนอเป็นสิ่งที่ควรทำในพรีเซ็นเตชันนั้นครับ เพราะมันทำให้คนฟังตามสไลด์ได้เข้าใจง่ายขึ้น และเห็นภาพรวมการนำเสนอทั้งหมด คล้ายกับว่าผู้ฟังเห็น “แผนที่” การทำเสนอแล้วนั่นเอง
มีเทคนิคการทำสไลด์สรุปหัวข้อการนำเสนอ (Agenda) ไหม?
เวลาผมทำสรุปหัวข้อการนำเสนอ ผมจะไม่ทำแค่แผ่นเดียวครับ ผมจะมีสไลด์สรุปหัวข้อทั้งหมดเท่ากับ
จำนวนหัวข้อ + 1 แผ่น
เช่น ถ้าการนำเสนอครั้งนั้นมี 7 หัวข้อ ในพรีเซ็นเตชันของผมก็จะมีสไลด์สรุปหัวข้อการนำเสนอทั้งหมด 8 แผ่น แผ่นแรกใช้อธิบายหัวข้อทั้งหมดก่อน พออธิบายแต่ละหัวข้อก็ใส่สีเฉพาะหัวข้อนั้นๆ ส่วนหัวข้ออื่นๆให้ใส่เป็นสีเทาทั้งหมด
มีตัวอย่างไหม งง??
สรุปหัวข้อการนำเสนอแผ่นแรกหน้าตาประมาณนี้ครับ
พอถึงหัวข้อที่ต้องการ ก็เปลี่ยนหัวข้ออื่นๆให้เป็นสีเทา ส่วนหัวข้อที่ต้องการให้คงสีไว้เหมือนเดิมครับ
เพียงเท่านี้ก็ทำให้ผู้ฟังติดตามสไลด์คุณได้ง่ายขึ้นแล้วครับ
ป.ล. รูปแบบในตัวอย่างอาจดูเรียบๆนะครับ ผมทำสไลด์ชุดนี้ไว้เมื่อแปดปีที่แล้วตอนเรียนปริญญาโท เพื่อนร่วมกลุ่มคงไม่ว่ากันนะครับ ^_^
.
หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่
อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^
ขอบคุณสำหรับบทความค่ะ เพิ่งไปพรีเซ็นงานมา ผู้บริหารบอกว่ารายงานดูงงๆ คงต้องใช้วิธรสรุปแบบนี้แล้วค่ะ
ยินดีครับ