คุณคิดยังไง เวลาเห็นคนใช้คีย์บอร์ด (Keyboard Shortcut) แทนเมาส์ตอนทำ Excel ครับ?

สำหรับผมแล้ว ผมคิดว่าคนพวกนี้

โคตรเท่อ่ะ! ต้องเก่งแน่ๆเลย!

จากประสบการณ์ตรง คนส่วนใหญ่ที่ใช้คีย์บอร์ดแทนเมาส์ก็มักจะเก่งจริงๆด้วย

(แต่ก็ไม่ได้แปลว่า คนใช้คีย์บอร์ดไม่คล่องจะไม่เก่งเอ็กเซล

ต่างคนต่างสไตล์ ไม่สามารถใช้เป็นเกณฑ์ได้ครับ)

โดยส่วนตัวแล้ว ผมคิดว่าการใช้คีย์บอร์ดแทนเมาส์มีประโยชน์มากๆ

ลองคิดดูสิครับว่า วันนึงเราใช้เมาส์กี่ครั้งเวลาทำเอ็กเซล?

50?

100?

3,000?

มีใครให้มากกว่านี้ไหมครับ ^^

ถ้าเราลดการใช้เมาส์ แล้วหันมาใช้คีย์บอร์ดแทนแค่ 20%

เราจะทำงานเร็วขึ้นแบบปรี๊ดๆ

แถมยังลดปัญหาเรื่องออฟฟิศซินโดรมด้วย (Office Syndrome)

ลองถามคนที่เป็นออฟฟิศซินโดรมดูสิครับ กว่า 90% มีอาการตึงที่มือขวาทั้งนั้น

ทำไมถึงเป็นมือขวา?

เพราะเป็นมือที่ใช้เมาส์นั่นเอง!!

คีย์บอร์ดชอร์ตคัททั้งหมดในเอ็กเซล มีมากกว่า 200 รูปแบบ

ผมขอกลั่นคัดสรรเพียง 10 รูปแบบที่คิดว่าได้ใช้งานแน่ๆ แถมวิธีการกดปุ่มที่ถูกต้องให้ด้วย

มีอะไรบ้าง?

มาดูกันเลยครับ ^__^

1. F2 เจาะเวลาหาจิ๋นซี

จากภาพด้านบน ถ้าอยากรู้ว่า เซลล์ D3 เป็นผลลัพธ์ของเซลล์ใด?

ทำยังไงให้เร็วๆครับ?

เดิมที ผมจะเอื้อมมือขวาหยิบเมาส์

เลื่อนไปที่แถบฟอร์มูล่าบาร์

แล้วคลิกซ้าย

วิธีนี้ไม่ผิด แต่ไม่แนะนำให้ทำ

เพราะมันช้า!!

จริงๆแล้ว มีปุ่มที่สามารถทำขั้นตอนทั้งหมดนี้ ด้วยการกดเพียงครั้งเดียว

นั่นคือปุ่ม

F2

ถ้าไม่เคยลอง ลองตอนนี้เลยครับ

แล้วชีวิตจะง่ายขึ้นเยอะ ^__^

อ้อ! ปุ่ม F2 ควรกดด้วยนิ้วก้อยมือซ้าย

บางคนอาจถนัดกดด้วยนิ้วนางมือซ้าย ก็ไม่ได้ผิดแต่อย่างใด

แต่ถ้าฝึกกด F2 ด้วยนิ้วก้อยมือซ้าย

F3 ด้วยนิ้วนางมือซ้าย

F4 ด้วยนิ้วกลางมือซ้าย

ฝึกแบบนี้จนไม่ต้องมองปุ่มเวลากด

รับรองว่า เขียนสูตร เช็คสูตร เร็วขึ้นผิดหูผิดตา

แถมยังดูเทพอีกต่างหาก ^__^

.

2. F4 ทำซ้ำอีกที และ ดอลลาร์ไซน์ ($)

เรามักกด F4 สำหรับการใส่ดอลลาร์ไซน์ ($) แบบอัตโนมัติเวลาเขียนสูตรใช่ไหมครับ?

บางคนอาจยังไม่ทราบว่า เราสามารถใช้งาน F4 ในอีกรูปแบบนึงได้

นั่นคือ

การทำซ้ำ

อ่านรายละเอียดได้จากบทความเรื่อง “สร้างมาโครแบบง่ายที่สุดในโลก” ครับ

อ้อ! ผมแนะนำให้กดปุ่ม F4 โดยใช้นิ้วกลางมือซ้าย นะครับ

บางคนอาจคิดว่า ใช้นิ้วชี้มือซ้ายง่ายกว่า

(อันที่จริง นิ้วชี้มือซ้าย เหมาะกับการกดปุ่ม F5 มากกว่า)

ถ้าตอนนี้ ชินกับการกดด้วยนิ้วชี้มือซ้ายแล้ว ก็ไม่เป็นไร

แต่ถ้ายังไม่ชิน แนะนำให้กดด้วยนิ้วกลางมือซ้ายครับ ถนัดกว่า และเร็วกว่าแน่นอน!

.

3. Ctrl+Cursor สุดๆไปเลย

ถ้าต้องการไปที่เซลล์ขวาสุดของตาราง หรือไปที่เซลล์ล่างสุดของตาราง

เราทำกันยังไงครับ?

ถ้ายังใช้วิธีเลื่อนเมาส์เอาล่ะก็…

ลองกด Ctrl+ลูกศรขวา

หรือ Ctrl+ลูกศรล่าง ดูครับ

แล้วมันจะเป็นคีย์ลัดหนึ่งในดวงใจเลยล่ะครับ ^__^

ทั้งนี้ ถ้าตารางมีเซลล์ว่างระหว่างข้อมูล หรือพูดง่ายๆคือ ไม่ได้มีข้อมูลทุกเซลล์

การใช้ Ctrl+ลูกศรล่าง อาจไปไม่ถึงเซลล์สุดท้าย

ถ้าต้องการไปเซลล์สุดท้ายของตาราง ในกรณีนี้ต้องใช้

Ctrl+End แทน

(ถ้าต้องการกลับมายังตำแหน่งแรกสุด ให้กด Ctrl+Home)

แต่ถ้าตารางมีมากกว่าหนึ่งคอลัมน์ ข้อเสียของการกด Ctrl+End คือ

จะไปที่เซลล์สุดท้ายของคอลัมน์สุดท้ายที่อยู่ด้านขวามือ

อาจไม่สะดวกเล็กน้อย

ทางที่ดีที่สุดคืออย่ามีเซลล์ว่างในตารางครับ

.

4. Ctrl+S เซฟช่วยชีวิต

ทำงานจนดึกดื่น กำลังมึนเต็มที่ พอเสร็จปุ๊ปก็ปิดไฟล์เลย

เฮ้ย! ยังไม่ได้เซฟ

ซวยแว๊ว!!

ถ้าไม่อยากเจอปัญหานี้ คงต้องเซฟบ่อยๆ

วิธีการเซฟแบบเร็วที่สุดคือ กด

Ctrl+S

เป็นคีย์ลัดที่กดง่ายมากๆ

แนะนำให้กดปุ่ม Ctrl ด้วยนิ้วก้อยข้างซ้าย และปุ่ม S ด้วยนิ้วนางด้านซ้าย

เซฟไว้ก่อน พ่อสอนไว้ (มุกนี้รู้อายุเลยนะนี่ ^^)

.

5. Ctrl+C เอาแบบนี้เลย

คงไม่ต้องบรรยายสรรพคุณแล้วสำหรับคีย์ลัดนี้

อยากให้ฝึกใช้จนชินครับ

ฝึกจนไม่ต้องมองปุ่มเวลากดเลยนะครับ

แนะนำให้กดปุ่ม Ctrl ด้วยนิ้วก้อยข้างซ้าย และกดปุ่ม C ด้วยนิ้วกลางด้านซ้าย

(ไม่แนะนำให้กดปุ่ม C ด้วยนิ้วชี้ด้านซ้ายนะครับ เพราะจะสับสนกับการกดปุ่ม Ctrl+V)

ก็อปปี้ทันใจ คุ้มค่าแน่นอน

ฟันธง!!

.

6. Ctrl+V แปะเข้าให้

ถ้าใข้ Ctrl+C แล้วไม่มี Ctrl+V ชีวิตคงเหมือนขาดอะไรไป

อยากให้ฝึกแล้วใช้คู่กันจนคุ้นนิ้วนะครับ

Ctrl+C, Ctrl+V

ก็อปแปะ ก็อปแปะ

เร็วปรื๊ดๆเลยล่ะครับ ^^

แนะนำให้กดปุ่ม Ctrl ด้วยนิ้วก้อยข้างซ้าย และกดปุ่ม V ด้วยนิ้วชี้ด้านซ้าย ครับ

.

7. Ctrl+F จะตามหาไม่ว่าเธออยู่ไหน

ถ้าเราอยากรู้ว่าในไฟล์ของเรามีเซลล์ไหนที่เก็บค่าคำว่า Product A ไว้บ้าง

ทำยังไงดีครับ?

ลองกด Ctrl+F ดูสิครับ ^__^

แนะนำให้กดปุ่ม Ctrl ด้วยนิ้วก้อยข้างซ้าย และกดปุ่ม F ด้วยนิ้วชี้ด้านซ้าย ครับ

.

8. Ctrl+H คาถานินจาสลับร่าง

สมมติว่าเราต้องการเปลี่ยนชื่อ Product B เป็น Product J ให้หมด

ควรทำไงดีครับ?

ลองใช้ Ctrl+H ดูสิครับ

แล้วคุณจะรักคีย์นี้จับใจเลย

.

9. Ctrl+Z อยากให้เรามาเริ่มใหม่

คิดว่าน่าจะคุ้นเคยกันอยู่แล้วสำหรับคีย์ลัดนี้

ขอทบทวนสำหรับคนที่อาจยังไม่คุ้นเคยนะครับ

คีย์ลัดนี้คือ การกลับไปยังขั้นตอนก่อนหน้านี้ (Undo)

สมมติว่าเราเกิดเผลอไปลบสูตรทิ้ง จะเขียนใหม่ทั้งหมดก็เสียเวลา

เสียใจอีกต่างหาก T_T

ทำยังไงดี?

ง่ายนิดเดียวครับ

กด Ctrl+Z สิครับ

แล้วหน้าจอก่อนเผลอลบสูตรจะกลับมาอีกครั้งครับ ^__^

แนะนำให้กดปุ่ม Ctrl ด้วยนิ้วก้อยข้างซ้าย และกดปุ่ม Z ด้วยนิ้วนางด้านซ้าย ครับ

.

10. Ctrl+Y เอ๊ย! เมื่อกี๊ถูกแล้ว

คู่ตุนาหงันของ Ctrl+Z

ถ้า Ctrl+Z คือ Undo

Ctrl+Y ก็คือ Redo

สมมติเราคิดว่าเราทำอะไรผิด

เลยกด Ctrl+Z เพื่อย้อนกลับไปขั้นตอนก่อนหน้า

แต่เอาเข้าจริงกลับไม่ใช่

ไอ้ที่ทำไปน่ะมันถูกแล้ว!

แต่ดั๊นไปกด Ctrl+Z เลยย้อนกลับมาขั้นตอนนึงฟรีๆ

อยากกลับไปที่สเต็ปเดิมจังเลย

ทำไงดี?

กด Ctrl+Y ครับ

แล้วสเต็ปเดิมก่อนกด Ctrl+Z จะกลับมาครับ ^__^

ในทางปฏิบัติ สองคีย์ลัดนี้ใช้คู่กันเสมอ

ฝึกใช้ให้ชินแบบไม่ต้องมองปุ่มเวลากดเลยนะครับ

การกดปุ่ม Ctrl+Y ที่ถูกต้องนั้น

ควรกดปุ่ม Ctrl ด้วยนิ้วก้อยด้านซ้าย และกดปุ่ม Y ด้วยนิ้วชี้ด้านขวา

แต่ในทางปฏิบัติ ผมมักกดด้วยมือซ้ายมือเดียว

นั่นคือ กดปุ่ม Ctrl ด้วยนิ้วก้อยด้านซ้าย และกดปุ่ม Y ด้วยนิ้วชี้ด้านซ้าย (เอื้อมนิดนึง)

อาจดูฝึนธรรมชาติไปนิดนึง แต่เร็วกว่าการกดด้วย 2 มือ

เพราะบางที มือขวาของเราอาจจับเมาส์อยู่ก็ได้

การใช้คีย์บอร์ดด้วยมือซ้ายมือเดียวจะเร็วกว่า

ตอนแรก ผมคิดว่าจะสับสนกับการกดปุ่ม Ctrl+T (เพื่อทำเป็น Table)

เอาเข้าจริง มันจะสับสนแค่ครั้งแรกๆนะครับ

หลังจากนั้น มือเราจะแยกได้เอง (เพราะอะไรก็ไม่รู้)

.

แล้วคีย์ลัดอื่นๆล่ะ ไหนบอกว่ามีตั้ง 200 รูปแบบไง?

ถ้าใช้คีย์ลัดทั้ง 10 นี้จนช่ำชองแล้วล่ะก็ อยากให้ลองฝึกคีย์อื่นๆเช่นกันครับ

แนะนำให้ฝึกวันละ 1 คีย์ก็พอครับ

เดือนนึง ก็ได้ 30 คีย์ แล้ว!

ถ้าสนใจ ผมแนะนำให้ศึกษาจากเว็บไซต์นี้ครับ รวบรวมและจัดประเภทไว้ดีมากๆ

http://www.shortcutworld.com/en/win/Excel_2010.html

อยากให้ฝึก อยากให้ลองใช้กันจริงๆนะครับ แล้วคุณจะเข้าใจคำว่า

“เร็ว”

มันเป็นยังไง…

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^