นี่คือคำตอบที่ผมมักได้รับเวลาผมถามเพื่อนร่วมงานบางคนว่าทำไมไม่ลองฝึกใช้สิ่งใหม่ๆในเอ็กเซล

• ฝึกไปก็ไม่ได้ใช้หร๊อก!
• ดูจากใน SAP ก็ได้นี่!
• ใน BW ก็มีหมดแหละ ไม่เห็นต้องทำอะไรเพิ่มเติมเลย!

ผมคิดว่าถ้าคุณคิดเช่นนั้น

คุณคิดถูกแล้วครับ

แต่ถ้าคุณไม่ได้คิดเช่นกัน

คุณก็คิดถูกเช่นกันครับ!!!

ทำไมล่ะ SAP ก็มี ABAP Report นี่ ไม่เห็นต้องใช้เอ็กเซลเลย?

จริงครับที่ SAP มี ABAP Report เพื่อตอบโจทย์การแสดงข้อมูลในรูปแบบที่ต้องการ

แต่เจ้า ABAP มันไม่ได้เกิดขึ้นเองโดยธรรมชาตินี่ครับ ต้องใช้เงินช่วยมันถึงจะคลอดออกมา ราคาก็ไม่ค่อยมิตรภาพเท่าไร

ในทางปฏิบัติแล้วบริษัทส่วนใหญ่จึงมี ABAP กันไม่กี่ตัว แถมไม่ค่อยตอบสนองความต้องการด้วยซะงั้น!!

ด้วยความที่ว่าราคามันแพง เราเลยต้องออกแบบให้ครอบคลุมทุกความต้องการ แล้วมันก็มักจะมีส่วนที่ “ไม่ต้องการ” งอกมาด้วยเสมอ

สุดท้ายแล้วเราก็ต้องเอ็กพอร์ตมันออกมาข้างนอกแล้วก็ต้องปรับรูปแบบให้เป็น “ที่ต้องการ” กันเอง

เราใช้อะไรปรับรูปแบบของเจ้า ABAP เวลาเอ็กพอร์ตออกมาล่ะครับ?

คงเป็นใครไปไม่ได้นอกจากพระเอกที่ชื่อเอ็กเซลใช่ไหมครับ แล้วมันก็มักจะต้องปรับรูปแบบเยอะเสียด้วยสิ

บางครั้งก็ต้องลบแถวทิ้ง บางครั้งต้องลบคอลัมน์ทิ้ง แถมชอบมีแถวมากั้นข้อมูลอีกต่างหาก

ผมรู้จักกับสิ่งที่เรียกว่ามาโคร (Macro) ก็เพราะเจ้า ABAP นี่แหละครับ หลังจากที่ผมรู้จักกับเจ้ามาโครและ VBA ชีวิตผมดีขึ้นเยอะ ^_^

จำเป็นต้องเอ็กพอร์ต ABAP ออกมาด้วยเหรอ ทำไมล่ะ?

เพราะเจ้า ABAP มันถูกออกแบบไว้ตายตัวครับ แต่

ความต้องการไม่เคยตายตัว

รีพอร์ตที่คิดว่าสามารถตอบได้ทุกคำถามในวันนี้ อาจไม่สามารถตอบบางคำถามในอนาคตได้ เราจึงต้องเอ็กพอร์ตข้อมูลออกมาก่อนและใช้เอ็กเซลช่วยหาคำตอบไงครับ

เช่นอะไรบ้าง นึกไม่ออก?

บางครั้งตอนออกแบบ ABAP เราอาจไม่ได้คิดถึงเรื่องการเปรียบเทียบของข้อมูลของแต่ละช่วงเวลานะครับ

เช่น นำข้อมูลของเดือนนี้ไปเปรียบเทียบกับเดือนที่แล้ว หรือเปรียบเทียบกับเดือนเดียวกันของปีที่แล้ว สิ่งเหล่านี้มักเป็นจุดบอดของ ABAP เสมอ

งั้นก็ใช้ BW แทนสิ?

ผมเกรงว่าบางองค์กรที่ใช้ SAP อาจไม่ได้ใช้ BW (Business Warehouse) นะครับ ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นไม่รู้เท่าไร (ผมก็ไม่รู้จริงๆว่ามันเท่าไร ^^)

แล้วถ้าองค์กรที่ใช้ล่ะ จำเป็นต้องฝึกเอ็กเซลมั๊ย?

อย่าลืมนะครับว่าหน้าตา (Interface) ของเจ้า BW ก็คือเอ็กเซล หรือมันก็คือการดูดข้อมูลมาที่เอ็กเซลนั่นเอง ถ้าคุณเก่งเอ็กเซล คุณสามารถทำอะไรได้มากกว่าเจ้า BW แน่นอนครับ เช่น

• สรุปข้อมูลโดยใช้ Pivot Table
• สรุปข้อมูลโดยใช้ Pivot Graph
• ถ่าติดข้อจำกัดบางอย่างของ Pivot Table ก็สามารถใช้ Sum Array หรือ SUMIFS ลบข้อจำกัดนั้นได้

ทั้งนี้คุณยังสามารถดึงข้อมูลที่อยู่นอก BW มารวมกับข้อมูลที่อยู่ใน BW ได้ด้วย เพื่อสร้างรีพอร์ตเปรียบเทียบข้อมูลในหลายๆมุมมอง

ยังไง งง?

สมมติว่าข้อมูลที่อยู่ใน BW มีแค่ข้อมูลปีนี้กับข้อมูลปีที่แล้ว ส่วนข้อมูลเป้าหมาย (Goal, Target) อันล่าสุดที่คุณเพิ่งรีวิวเสร็จเมื่อต้นเดือน ถูกเก็บไว้ในไฟล์เอ็กเซลไฟล์หนึ่ง ไม่ได้อยู่ใน BW

คุณจะนำข้อมูลเป้าหมายนั้นมารวมกับข้อมูลปีนี้แล้วสร้างรีพอร์ตแสดงการเปรียบเทียบข้อมูลปีนี้ เป้าหมาย และปีที่แล้ว ได้อย่างไรล่ะครับ?

งั้นก็ใส่เป้าหมายลงไปในระบบสิ ง่ายนิดเดียว!

อยากให้ลองมอง 2 ประเด็นนี้ครับ

1. BW ขององค์กรคุณถูกออกแบบไว้รองรับข้อมูลที่เป็นเป้าหมาย (Goal, Target) ด้วยหรือเปล่า?
2. ถ้าถูกออกแบบไว้ให้รองรับแล้ว ข้อมูลใน BW เป็นข้อมูลที่อัพเดทล่าสุดหรือเปล่า?

ประเด็นข้อ 2 นี่แหละครับที่เป็นปัญหาโลกแตกของคนสรุปรีพอร์ต เพราะข้อมูลที่อยู่ใน BW คือข้อมูลของ ณ วันนั้นๆ แต่ถ้าวันนี้เกิดการเปลี่ยนแปลงอะไรบางอย่าง ข้อมูลใน BW มันไม่ได้ถูกอัพเดทตามนะครับ!

ไม่เข้าใจ ช่วยยกตัวอย่างหน่อย?

ตัวอย่างสุดคลาสสิคเลยคือข้อมูลการขายครับ

สมมติว่าเซลล์ชื่อณเดชช์ดูแลลูกค้าเอซึ่งถือเป็นลูกค้าใหญ่ในปีที่แล้ว แต่พอปีนี้ลูกค้าเอถูกโอนไปให้เซลล์อีกคนหนึ่งชื่อเจมส์จิดูแลแทน

ถ้าเราสรุปข้อมูลพอร์ตลูกค้าของณเดชช์ในปีนี้เปรียบเทียบกับปีที่แล้วโดยดึงข้อมูลจาก BW ตรงๆ ยอดขายของณเดชช์ในปีนี้จะต่ำกว่าปีที่แล้วแน่นอน

เพราะปีนี้ไม่มีลูกค้าเออยู่ในพอร์ต แต่ตัวเลขของลูกค้าเอยังอยู่ในชุดข้อมูลปีที่แล้ว

ในทางตรงข้าม เจมส์จิก็จะมียอดขายปีนี้สูงกว่าปีที่แล้วแบบถล่มทลาย เพราะปีที่แล้วเขาไม่มีลูกค้าเอ แต่ปีนี้ลูกค้าเออยู่ในพอร์ตของเขา

คราวนี้ณเดชช์ก็ต้องโวยแน่นอนครับว่ายอดขายของเขาตกได้อย่างไร และณเดชช์ก็จะบอกว่าทำไมเรานำลูกค้าเอมารวมในรีพอร์ตของเขา ลูกค้าเอถูกโอนไปให้เจมส์จิแล้ว จะเอามารวมทำไม? แยกไปเป็นลูกค้าของเจมส์จิไปเลยสิ!

ถ้าเราตอบว่า

ก็ข้อมูลในระบบมันเป็นแบบนี้!!

เดี๋ยวมีดราม่าแน่นอนครับ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดดราม่าในที่ทำงาน ฝึกเอ็กเซลให้เก่งๆไว้ก่อนดีกว่าครับ

อย่างไรก็ตาม ผมไม่ได้หมายความว่า SAP หรือ BW เป็นโปรแกรมที่ไม่ดีนะครับ ตรงกันข้ามด้วยซ้ำ ทั้งสองโปรแกรมเป็นระบบการจัดการที่ยอดเยี่ยมมากๆ

เพียงแต่เราต้องคิดแผนสำรองไว้รองรับกรณีที่นอกเหนือความคาดหมายเสมอ และแผนสำรองที่ว่าก็คือเอ็กเซลนั่นเองครับ

จากที่ผมเขียนมาทั้งหมด คุณคงจับประเด็นได้ 2 จุดใหญ่ๆว่า

1. ความต้องการไม่เคยหยุดนิ่ง

และ

2. การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอยู่เสมอ

ในทางปฏิบัติแล้วเราคงไม่สามารถจ้างบริษัทที่ปรึกษาออกแบบรีพอร์ตให้ใหม่ทุกครั้งที่เกิดการเปลี่ยนแปลงเพราะต้นทุนไม่รู้เท่าไร (ที่เขียนอย่างนี้เพราะผมไม่รู้จริงๆว่าต้นทุนเท่าไรครับ ^^)

แต่ถ้าเราสามารถ “จัดการ” กับทุกสิ่งให้ “ตอบสนอง” กับความต้องการที่ไม่สิ้นสุดนั้นแล้วล่ะก็

คุณกำลังสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับตัวคุณเอง!!!

และนั่นคือเหตุผลที่ชัดเจนว่า ทำไมบริษัทต้องง้อคุณ หรือ คุณสามารถเลือกบริษัทที่อยากทำงานด้วยได้ อารมณ์ประมาณ “สวยเลือกได้” หรือ “หล่อเลือกได้” นั่นแหละครับ

คุณ “อยากถูกเลือก” หรือเป็น “ผู้ถูกเลือก” ล่ะครับ?

ขอให้ทุกคนหน้าตาดีขึ้นด้วยเอ็กเซลนะครับ  ^_^

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^