ผมได้รับคำถามนี้จากเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งครับ

ประโยคที่ผมตอบกลับไปคือ

ต้องมีด้วยเหรอ? ไม่มีไม่ได้เหรอ?

อ้าว! ถ้าไม่มีเดี๋ยวลืมขึ้นมาทำไงล่ะ?

แล้วทำไมไม่พิมพ์สิ่งที่จะพูดใส่ลงไปในสไลด์เลยล่ะ!!

สำหรับผมแล้ว ชอร์ตโน๊ต (Short Note) เป็นสิ่งที่ไม่ควรทำด้วยเหตุผล 3 ประการ

1. เสียเวลาทำ บางทีคุณอาจเสียเวลาทำชอร์ตโน๊ตพอๆกับสไลด์ก็เป็นได้
2. คุณจะพะวงกับสิ่งที่อยู่ในชอร์ตโน๊ตมากกว่าสิ่งที่อยู่บนสไลด์และบรรยากาศในห้องประชุม ดีไม่ดี คุณอาจจะมองแต่โน๊ตของคุณโดยแทบไม่มองหน้าผู้ฟังเลยก็เป็นได้
3. เมื่อเวลาผ่านไปหนึ่งปีและคุณไม่ได้เก็บชอร์ตโน๊ตแผ่นนั้นไว้ พอคุณกลับมาอ่านสไลด์อีกครั้ง คุณจะจำรายละเอียดแทบไม่ได้เลย คุณจะเห็นแต่หัวข้อซึ่งคุณลืมไปแล้วว่าคุณเคยสื่อถึงอะไร

สำหรับผมแล้ว ผมมักจะพิมพ์สิ่งที่ผมต้องการพูดขณะนำเสนอใส่ลงไปในสไลด์เลยครับ อาจใช้เป็นเท็กซ์บอกซ์ (Text Box) แซมๆไว้ตรงไหนก็ได้ ซ้าย ขวา ล่าง เอาให้ดูพองาม ไม่ยาวจนเกินไป และอ่านเข้าใจ

มันจะไม่ดูแปลกๆเหรอ?

ผมอยากให้ลองคิดแบบนี้ครับ สมมติว่าเราเตรียมสไลด์และเตรียมพูดนำเสนออย่างดิบดี ก่อนประชุมจะเริ่มเพียงครึ่งชั่วโมง คุณได้รับโทรศัพท์ว่าเลื่อนประชุม ส่งสไลด์ที่คุณทำไว้ไปให้ผู้บริหารเลย!

ผ่าง!!

ถ้าคุณเตรียมสไลด์ของคุณไว้แบบบุลเล็ตต์ล้วนๆ เพราะคุณกะว่าจะไปพูดโซโล่เอาตอนนำเสนอ เจออย่างนี้เข้าไปแปลว่าคุณอาจไม่ได้มีโอกาสนำเสนอแล้ว

ถ้าคุณไม่ได้ใส่รายละเอียดไว้ในสไลด์เลย (กะพูดเอา) เมื่อผู้บริหารมาเปิดอ่านก็จะเห็นว่ามีแต่หลักการ ไม่ชัดเจน สิ่งที่คุณเตรียมมาก็มลายหายสิ้นทั้งอินทรีย์

ในทางตรงข้าม หากคุณเขียนรายละเอียดทั้งหมดไว้ในสไลด์ เมื่อผู้บริหารเปิดอ่านก็สามารถทำความเข้าใจได้ง่าย ถ้าเป็นที่ถูกใจ สไลด์ของคุณอาจถูกส่งต่อไปในระดับที่สูงขึ้น เช่น บริษัทแม่ที่อยู่ต่างประเทศก็ได้ คุณก็จะได้เครดิตว่าทำพรีเซ็นเตชั่นได้ชัดเจน เข้าใจง่าย

นึกภาพไม่ออก พอมีตัวอย่างให้ดูไหม?

สไลด์ที่ผมพอจะแชร์ได้ก็คือสไลด์ที่ผมทำสมัยเรียนปริญญาโท รูปแบบอาจดูโบราณนิดนึงนะครับเพราะทำไว้ 8 ปีแล้ว คิดซะว่าดูสไลด์โบราณละกันครับ ^^

น่าจะยังพอให้เห็นภาพเกี่ยวกับการใส่สิ่งที่จะพูดหรือเท็กซ์บอกซ์ลงไปในสไลด์ได้

ตัดมาให้ดูแค่ 2 สไลด์นะครับ เดี๋ยวจะเบื่อกันก่อน ^_^

สไลด์นี้อธิบายเกี่ยวกับการทำ KM (Knowledge Management) ของบริษัท De Beers ครับ

อย่าหวังพึ่งชอร์ตโน๊ตหรือความเก๋าประสบการณ์เพียงอย่างเดียวนะครับ อะไรที่ดี ที่จำเป็น ใส่ลงไปในสไลด์ให้หมดเถอะครับ อย่าให้สไลด์เป็นเพียงสไลด์ แต่ต้องเปลี่ยนสไลด์ให้เป็น

“รีพอร์ต” ของคุณครับ

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^