PivotTable_TheBarrier_150416

คุณชอบใช้ Pivot Table ไหมครับ?

Pivot Table คือเครื่องมือที่ทำให้งานสรุปตัวเลขเป็นเรื่องง่ายเพียงปลายคลิก!

ในระยะหลัง รีพอร์ตต่างๆมักถูกออกแบบในลักษณะของ pivot table เพราะจุดเด่นของเจ้านี่คือ

  1. ใช้ง่าย สะดวก รวดเร็ว
  2. เลือกเงื่อนไข (Filter) ได้ตามต้องการ
  3. เปลี่ยนแปลงรูปแบบ (Re-format) ได้ตามปรารถนา

แต่ด้วยความ “ง่าย” นี่เองที่อาจสกัดกั้นพัฒนาการทักษะเอ็กเซลของหลายๆคนให้หยุดไว้แต่เพียงเท่านี้…

ถ้าคุณหยุดไว้ที่ Pivot Table คุณอาจจะ

  • ลืมไปแล้วว่ามีฟังก์ชั่น SUMIFS อยู่ (ไม่ใช่ SUMIF นะครับ)
  • ไม่รู้จักการใช้ SUM Array (หรือ Count Array, Average Array)
  • แอบใช้ VLOOKUP ที่คอลัมน์ด้านขวามือถัดจาก Pivot Table เพื่อดึงข้อมูลบางอย่าง เช่น product group, customer group โดยใช้ข้อมูลใน pivot table เป็นตัวอ้างอิงดึงข้อมูล ทำเนียนๆว่าจัดวางข้อมูลแบบนี้แหละถูกต้องแล้ว
  • ถ้าเจอเงื่อนไขยากๆ คุณจะทำ Pivot Table หลายๆตารางก่อน แล้วลิงค์ข้อมูลจาก Pivot Table เหล่านั้นไปยังตารางสรุปสุดท้าย แทนทีจะสร้างเพียงตารางเดียวเพื่อสรุปข้อมูลทั้งหมด

ในความเป็นจริงแล้ว ตารางที่ได้จาก pivot table ควรเป็น

ตารางสรุปสุดท้ายและจบในตัวมันเอง

ไม่ควรนำไปลิงค์กับข้อมูลอื่นๆอีกด้วยประการทั้งปวง ซึ่งผมเคยเขียนรายละเอียดไว้ในข้อห้ามข้อ 4 ของบทความเรื่อง 7 สิ่งอย่างในเอ็กเซลที่คุณควรหลีกเลี่ยง ถ้าสนใจ คลิกอ่านที่ลิงค์ได้เลยครับ

หากคุณเคยอบรมการใช้เอ็กเซลเมื่อหลายปีก่อน บางสถาบันไม่สนับสนุนให้ใช้ Pivot Table เลยเพราะมีข้อจำกัดจุกจิกเยอะแยะมากมาย วี๊ดว๊ายกระตู้ฮู้

อย่างไรก็ตาม Pivot Table เวอร์ชันหลังๆถูกพัฒนาจนกลบข้อด้อยในเวอร์ชันก่อนๆได้อย่างสบาย จนเรียกได้ว่าแทบจะตอบสนองได้ทุกรูปแบบความต้องการแล้ว

แต่….

ความต้องการไม่เคยหยุดนิ่ง

มันต้องมีรีเควสขอรีพอร์ตที่มีเงื่อนไขจุกจิกทุกทีสิน่า!

และไอ้เจ้าจุกจิกนี่แหละที่ไปตรงกับข้อจำกัดของเจ้า pivot table เราก็คงต้องแมนวลตลอด

แล้วจะทำอย่างไรล่ะ!

ใช้ Sum Array (หรือ SUMPRODUCT ที่เลียนแบบโครงสร้างของ Sum Array) ครับ!!

งั้นก็ใช้ Sum Array ทุกครั้งไปเลยสิ?

Sum Array ไม่ได้มีแค่ข้อดีครับ มันมีข้อเสียใหญ่ๆ 3 ข้อด้วยกัน

  1. เขียนสูตรยากและดูวุ่นวายบางครั้งอาจต้องนำ Name Manager หรือฟังก์ชัน OFFSET มาใช้ร่วมเพื่อลบข้อจำกัดบางอย่าง
  2. เสียเวลาออกแบบตารางเพราะคุณต้องออกแบบทุกอย่างเองหมดนะครับ มันไม่ได้ออกแบบอัตโนมัติและลากๆข้อมูลไปใส่เหมือน pivot table
  3. คำนวณช้าหากใช้กับข้อมูลจำนวนมาก การคำนวณจะอืดสุดๆและทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่อีกต่างหาก

งั้นทำยังไงดี?

ผมอยากให้คุณเลือกใช้เจ้า pivot table สรุปข้อมูลเป็นอันดับแรกครับ ถ้าติดข้อจำกัดบางอย่าง ค่อยออกแบบตารางเองแล้วนำ Sum Array มาช่วยครับ

แต่ไม่แนะนำให้ใช้ Sum Array ตั้งแต่แรกนะครับ เพราะกว่า 80% ของความต้องการทั้งหมดน่าจะจบที่ pivot table ได้

เราต้องใช้ Pivot Table เป็น “ไม้แรก” สำหรับการสรุปตัวเลข แต่อย่าให้เป็น “ไม้ตาย”

แปลว่าต้องทำเป็นทั้งสองอย่างสิ ทั้ง Pivot Table และ Sum Array?

คำตอบคือ “ใช่ครับ”

สำหรับผมแล้ว pivot table คือฟีเจอร์พื้นฐานที่ทุกคนต้องใช้เป็น

ย้ำ! ว่าทุกคนนะครับ! ไม่ว่าคุณจะเป็นพนักงานระดับปฏิบัติการหรือผู้บริหารระดับสูงก็ตาม

แต่ผมไม่อยากให้คุณยึดติดกับเจ้า pivot table มากเกินไป เพราะมันมีข้อจำกัดหลายอย่าง และคุณก็จะถูกมันสกัดกั้นพัฒนาการด้านเอ็กเซลโดยไม่รู้ตัว

ถ้าคุณอยากเก่งเอ็กเซล อย่าหยุดที่ pivot table การเขียนสูตรและปรับแต่งฟอร์แมตของ pivot table อยู่เพียงขั้นที่ 4 ของ 10 ขั้นวิทยายุทธ์เอ็กเซล เท่านั้น ยังมีอะไรอีกมากมายในเอ็กเซลที่น่าเรียนรู้ และรอให้คุณเรียนรู้

ขอให้สนุกกับเอ็กเซลทุกคนครับ

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^