คุณอยากทำให้รีพอร์ตหรือการนำเสนอดูมีองค์ไหมครับ?

อยากสิ ทำยังไงล่ะ?

การทำรีพอร์ตให้ดูมีองค์หรือไฮโซนั้นประกอบด้วยปัจจัยหลายอย่าง แต่หนึ่งในปัจจัยสำคัญปัจจัยหนึ่งก็คือ

นำเสนอด้วยกราฟ!

คนเราเบื่อการดูข้อมูลในรูปแบบของตารางครับ!

ถ้าเป็นไปได้ พยายามสื่อสารด้วยกราฟแทน ผู้ฟังจะเห็นภาพและเข้าใจได้มากกว่า

ผมเคยนำเสนอกราฟแนวๆบางกราฟในบทความก่อน วันนี้อยากขอมารีวิวให้ฟังอีกรอบครับ ถ้าสนใจรายละเอียดของกราฟนั้นๆ สามารถคลิกที่ลิงค์หรือก็คือตัวหนังสือสีฟ้าได้เลยนะครับ เดี๋ยวมันจะพาคุณไปยังบทความที่ผมเขียนรายละเอียดไว้เอง…

1. กราฟน้ำตก (Waterfall Chart)

กราฟนี้มีประโยชน์มากเพื่อนำเสนอให้ผู้ฟังเข้าใจว่า ความแตกต่าง (Variance) เกิดจากปัจจัยอะไร คิดเป็นปริมาณเท่าไร?

สมมติเราทำโปรโมชันลดราคาสินค้า แล้วพบว่ากำไรเพิ่มขึ้นเมื่อเทียบกับปีที่แล้วจริง แต่..เจ้ากำไรที่เพิ่มขึ้นอาจเกิดจากหลายสาเหตุ เช่น

• กำไรที่เพิ่มขึ้นเนื่องจากปริมาณขายที่เพิ่มขึ้น (Volume Variance)
• ยอดขายที่ลดลงเนื่องจากราคาที่ลดลง (Price Variance)
• การเปลี่ยนแปลงของอัตราแลกเปลี่ยน (Foreign Exchange Rate)
• ต้นทุนการผลิตต่อหน่วยที่ลดลง (Cost variance)

ถ้าเรานำเสนอโดยใช้ตารางจะมองไม่เห็นภาพเลยครับ แต่ถ้าเราใช้

กราฟน้ำตก (Waterfall Graph)

ผู้ฟังจะเห็นภาพชัดเจนทันที!

จริงๆแล้วกราฟน้ำตกก็คือกราฟแท่ง (Column Chart) แปรรูปนั่นเอง!!

แต่เป็นการแปรรูปที่มีประโยชน์สำหรับนำเสนอมาก

วิธีการสร้างอาจดูซับซ้อนเล็กน้อย แต่ถ้าสร้างได้ครั้งนึง ครั้งต่อไปก็สบายแฮแล้วครับ ^^

2. กราฟบับเบิ้ล (Bubble Chart)

กราฟโดยทั่วไปส่วนใหญ่มักนำเสนอได้เพียงมิติเดียว เช่น

• กราฟแท่ง (Column Chart)
• กราฟแท่งแบบนอน (Bar Chart)
• กราฟวงกลม (Pie Chart)
• กราฟเส้น (Line Chart)

ถ้าเราใช้กราฟจุด (Scatter Chart) อาจนำเสนอได้ 2 มิติ

เช่น นำเสนอ ราคาต่อหน่วย (Price per unit) และ กำไรต่อหน่วย (GP per unit) ในกราฟเดียวกัน

แต่ถ้าเราต้องการนำเสนอข้อมูลทีเดียวสามมุมมองในกราฟเดียวกันล่ะ?

เช่น เราต้องการนำเสนอข้อมูลเหล่านี้ของสินค้า 10 ตัวในกราฟเดียวกัน

• ปริมาณขาย (Volume)
• ราคาต่อหน่วย (Price per unit)
• กำไรต่อหน่วย (GP per unit)

กราฟที่ดีที่สุดในการนำเสนอสำหรับกรณีนี้คือกราฟบับเบิ้ลครับ (Bubble Chart)

3. กราฟเรดาร์ (Radar Chart)

ถ้าเราต้องการนำเสนอ Strength & Weakness ใน SWOT Analysis เราทำกันยังไงครับ?

ก็แบ่งสไลด์เป็นสองส่วนไง ด้านซ้ายเอาไว้ทำ Strength ส่วนด้านขวาเอาไว้ทำ Weakness แล้วใส่เป็นบุลเล็ตต์พอยต์เอา

ผมคิดว่าการนำเสนอแบบนั้นมันเอาต์ไปแล้วครับ มันคือการนำเสนอที่ไม่เห็นภาพอะไรเลย!

แล้วต้องทำยังไงล่ะ?

นำเสนอด้วยกราฟเรดาร์ (Radar Chart) สิครับ แล้วคุณจะได้มุมมองอะไรใหม่ๆหลายอย่าง ใช้กราฟเรดาร์นำเสนอทั้ง Strength และ Weakness ในสไลด์เดียวนี่ล่ะครับ ชัดเจน

ทั้งนี้กราฟเรดาร์เหมาะสำหรับวิเคราะห์ Strength และ Weakness ซึ่งเป็นปัจจัยภายใน (Internal Factors Analysis: IFAS) เท่านั้นนะครับ สำหรับการ Opportunity และ Threat ซึ่งเป็นปัจจัยภายนอก (External Factors Analysis: EFAS) ไม่แนะนำให้วิเคราะห์โดยกราฟเรดาร์ครับ เพราะผู้เล่นในตลาดทุกคนต้องเจอปัจจัยเช่นนี้เหมือนกันหมด

อย่างไรก็ตาม ทุกครั้งที่เรามีโอกาสนำเสนอ เราต้องใช้หลักการที่ชื่อว่า..

KISS

คืออะไร งง?

KISS ย่อมาจาก Keep It Simple and Stupid!!!

คือเราคงต้องดูด้วยว่าเรา

• กำลังนำเสนอให้ใครฟัง?
• ผู้ฟังมีพื้นความรู้แค่ไหน?
• ผู้ฟังจะสามารถเข้าใจได้ไหม?

นำสามปัจจัยนี้มารวมกันเพื่อพิจารณาแนวทางออกแบบการนำเสนอ และต้องนำเสนอให้ง่ายพอ!!

เช่น ถ้าผู้ฟังไม่ค่อยคุ้นเคยเรื่องกราฟ แต่เราดั๊นไปใช้กราฟบับเบิ้ลนำเสนอซะนี่! ผู้ฟังอาจงงตั้งแต่สไลด์ที่สอง แล้วพาลงงไปจนสไลด์สุดท้าย..

แล้วต้องทำยังไงล่ะ?

หลักการคือต้องใช้กราฟให้เหมาะสมกับข้อมูลที่ต้องการนำเสนอ เช่น ถ้าต้องการใช้กราฟบับเบิ้ลนำเสนอเพราะข้อมูลมี 3 มิติ และอยากชี้ให้เห็นการแบ่งกลุ่มของสินค้า (Quadrant) ที่ชัดเจน

เราในฐานะคนนำเสนออาจต้องอธิบายวิธีการอ่านกราฟ หรือแปลความหมายเบื้องต้นให้ฟังด้วยว่า กราฟออกมาหน้าตาแบบนี้ ควรตีความหมายอย่างไร?

ทั้งนี้ถ้าผู้ฟังไม่มีพื้นความรู้มากพอ อย่าใส่กราฟแปลกๆมากเกินไปนะครับ เช่น ใส่ทั้งกราฟน้ำตก กราฟบับเบิ้ล แถมกราฟเรดาร์ในการนำเสนอครั้งเดียวกัน จัดหนักเลยว่างั้น!

ต่อให้เนื้อของเราดีมากแค่ไหน ถ้าผู้ฟังรู้สึกไม่คุ้นเคยหรือต่อต้าน ทำมาเท่าไรก็เสียเปล่าครับ

ทางที่ดีควรนำเสนอกราฟใหม่ๆเพียงกราฟเดียวต่อการนำเสนอหนึ่งครั้งครับ เช่นครั้งนี้นำเสนอด้วยกราฟน้ำตก ครั้งหน้าอาจนำเสนอด้วยกราฟน้ำตกอีกครั้งเพื่อตอกย้ำให้ผู้ฟังคุ้นเคย ครั้งที่สามค่อยใส่กราฟบับเบิ้ลเสริมเข้าไป (ถ้าสอดคล้องกับเนื้อหา)

ถ้าทำได้เช่นนี้ พรีเซ็นเตชันของคุณก็จะไฮโซและมีองค์ครับ ^_^

ขอให้สนุกกับการนำเสนอด้วยกราฟครับ

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^