13035837_s

คุณอยากทำให้รีพอร์ตหรือการนำเสนอดูมีองค์ไหมครับ?

อยากสิ ทำยังไงล่ะ?

การทำรีพอร์ตให้ดูมีองค์หรือไฮโซนั้นประกอบด้วยปัจจัยหลายอย่าง แต่หนึ่งในปัจจัยสำคัญปัจจัยหนึ่งก็คือ

นำเสนอด้วยกราฟ!

คนเราเบื่อการดูข้อมูลในรูปแบบของตารางครับ!

ถ้าเป็นไปได้ พยายามสื่อสารด้วยกราฟแทน ผู้ฟังจะเห็นภาพและเข้าใจได้มากกว่า

ผมเคยนำเสนอกราฟแนวๆบางกราฟในบทความก่อน วันนี้อยากขอมารีวิวให้ฟังอีกรอบครับ ถ้าสนใจรายละเอียดของกราฟนั้นๆ สามารถคลิกที่ลิงค์หรือก็คือตัวหนังสือสีฟ้าได้เลยนะครับ เดี๋ยวมันจะพาคุณไปยังบทความที่ผมเขียนรายละเอียดไว้เอง…

1. กราฟน้ำตก (Waterfall Chart)

กราฟนี้มีประโยชน์มากเพื่อนำเสนอให้ผู้ฟังเข้าใจว่า ความแตกต่าง (Variance) เกิดจากปัจจัยอะไร คิดเป็นปริมาณเท่าไร?

สมมติเราทำโปรโมชันลดราคาสินค้า แล้วพบว่ากำไรเพิ่มขึ้นเมื่อเทียบกับปีที่แล้วจริง แต่..เจ้ากำไรที่เพิ่มขึ้นอาจเกิดจากหลายสาเหตุ เช่น

  • กำไรที่เพิ่มขึ้นเนื่องจากปริมาณขายที่เพิ่มขึ้น (Volume Variance)
  • ยอดขายที่ลดลงเนื่องจากราคาที่ลดลง (Price Variance)
  • การเปลี่ยนแปลงของอัตราแลกเปลี่ยน (Foreign Exchange Rate)
  • ต้นทุนการผลิตต่อหน่วยที่ลดลง (Cost variance)

ถ้าเรานำเสนอโดยใช้ตารางจะมองไม่เห็นภาพเลยครับ แต่ถ้าเราใช้

กราฟน้ำตก (Waterfall Graph)

ผู้ฟังจะเห็นภาพชัดเจนทันที!

WaterfallGraph_Bridge_150125

จริงๆแล้วกราฟน้ำตกก็คือกราฟแท่ง (Column Chart) แปรรูปนั่นเอง!!

แต่เป็นการแปรรูปที่มีประโยชน์สำหรับนำเสนอมาก

วิธีการสร้างอาจดูซับซ้อนเล็กน้อย แต่ถ้าสร้างได้ครั้งนึง ครั้งต่อไปก็สบายแฮแล้วครับ ^^

2. กราฟบับเบิ้ล (Bubble Chart)

กราฟโดยทั่วไปส่วนใหญ่มักนำเสนอได้เพียงมิติเดียว เช่น

  • กราฟแท่ง (Column Chart)
  • กราฟแท่งแบบนอน (Bar Chart)
  • กราฟวงกลม (Pie Chart)
  • กราฟเส้น (Line Chart)

ถ้าเราใช้กราฟจุด (Scatter Chart) อาจนำเสนอได้ 2 มิติ

เช่น นำเสนอ ราคาต่อหน่วย (Price per unit) และ กำไรต่อหน่วย (GP per unit) ในกราฟเดียวกัน

แต่ถ้าเราต้องการนำเสนอข้อมูลทีเดียวสามมุมมองในกราฟเดียวกันล่ะ?

เช่น เราต้องการนำเสนอข้อมูลเหล่านี้ของสินค้า 10 ตัวในกราฟเดียวกัน

  • ปริมาณขาย (Volume)
  • ราคาต่อหน่วย (Price per unit)
  • กำไรต่อหน่วย (GP per unit)

กราฟที่ดีที่สุดในการนำเสนอสำหรับกรณีนี้คือกราฟบับเบิ้ลครับ (Bubble Chart)

BubbleChart_150502

3. กราฟเรดาร์ (Radar Chart)

ถ้าเราต้องการนำเสนอ Strength & Weakness ใน SWOT Analysis เราทำกันยังไงครับ?

ก็แบ่งสไลด์เป็นสองส่วนไง ด้านซ้ายเอาไว้ทำ Strength ส่วนด้านขวาเอาไว้ทำ Weakness แล้วใส่เป็นบุลเล็ตต์พอยต์เอา

ผมคิดว่าการนำเสนอแบบนั้นมันเอาต์ไปแล้วครับ มันคือการนำเสนอที่ไม่เห็นภาพอะไรเลย!

แล้วต้องทำยังไงล่ะ?

นำเสนอด้วยกราฟเรดาร์ (Radar Chart) สิครับ แล้วคุณจะได้มุมมองอะไรใหม่ๆหลายอย่าง ใช้กราฟเรดาร์นำเสนอทั้ง Strength และ Weakness ในสไลด์เดียวนี่ล่ะครับ ชัดเจน

RadarChart_150509

ทั้งนี้กราฟเรดาร์เหมาะสำหรับวิเคราะห์ Strength และ Weakness ซึ่งเป็นปัจจัยภายใน (Internal Factors Analysis: IFAS) เท่านั้นนะครับ สำหรับการ Opportunity และ Threat ซึ่งเป็นปัจจัยภายนอก (External Factors Analysis: EFAS) ไม่แนะนำให้วิเคราะห์โดยกราฟเรดาร์ครับ เพราะผู้เล่นในตลาดทุกคนต้องเจอปัจจัยเช่นนี้เหมือนกันหมด

อย่างไรก็ตาม ทุกครั้งที่เรามีโอกาสนำเสนอ เราต้องใช้หลักการที่ชื่อว่า..

KISS

คืออะไร งง?

KISS ย่อมาจาก Keep It Simple and Stupid!!!

คือเราคงต้องดูด้วยว่าเรา

  • กำลังนำเสนอให้ใครฟัง?
  • ผู้ฟังมีพื้นความรู้แค่ไหน?
  • ผู้ฟังจะสามารถเข้าใจได้ไหม?

นำสามปัจจัยนี้มารวมกันเพื่อพิจารณาแนวทางออกแบบการนำเสนอ และต้องนำเสนอให้ง่ายพอ!!

เช่น ถ้าผู้ฟังไม่ค่อยคุ้นเคยเรื่องกราฟ แต่เราดั๊นไปใช้กราฟบับเบิ้ลนำเสนอซะนี่! ผู้ฟังอาจงงตั้งแต่สไลด์ที่สอง แล้วพาลงงไปจนสไลด์สุดท้าย..

แล้วต้องทำยังไงล่ะ?

หลักการคือต้องใช้กราฟให้เหมาะสมกับข้อมูลที่ต้องการนำเสนอ เช่น ถ้าต้องการใช้กราฟบับเบิ้ลนำเสนอเพราะข้อมูลมี 3 มิติ และอยากชี้ให้เห็นการแบ่งกลุ่มของสินค้า (Quadrant) ที่ชัดเจน

BubbleChart_4Quadrant_150502

เราในฐานะคนนำเสนออาจต้องอธิบายวิธีการอ่านกราฟ หรือแปลความหมายเบื้องต้นให้ฟังด้วยว่า กราฟออกมาหน้าตาแบบนี้ ควรตีความหมายอย่างไร?

ทั้งนี้ถ้าผู้ฟังไม่มีพื้นความรู้มากพอ อย่าใส่กราฟแปลกๆมากเกินไปนะครับ เช่น ใส่ทั้งกราฟน้ำตก กราฟบับเบิ้ล แถมกราฟเรดาร์ในการนำเสนอครั้งเดียวกัน จัดหนักเลยว่างั้น!

ต่อให้เนื้อของเราดีมากแค่ไหน ถ้าผู้ฟังรู้สึกไม่คุ้นเคยหรือต่อต้าน ทำมาเท่าไรก็เสียเปล่าครับ

ทางที่ดีควรนำเสนอกราฟใหม่ๆเพียงกราฟเดียวต่อการนำเสนอหนึ่งครั้งครับ เช่นครั้งนี้นำเสนอด้วยกราฟน้ำตก ครั้งหน้าอาจนำเสนอด้วยกราฟน้ำตกอีกครั้งเพื่อตอกย้ำให้ผู้ฟังคุ้นเคย ครั้งที่สามค่อยใส่กราฟบับเบิ้ลเสริมเข้าไป (ถ้าสอดคล้องกับเนื้อหา)

ถ้าทำได้เช่นนี้ พรีเซ็นเตชันของคุณก็จะไฮโซและมีองค์ครับ ^_^

ขอให้สนุกกับการนำเสนอด้วยกราฟครับ

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^