วิศวกรรีพอร์ต? มันคืออัลไล?

อาจเป็นคำถามที่ป็อปอัพอัตโนมัติ หลังจากเห็นบล็อกหรือแฟนเพจที่ชื่อว่า “วิศวกรรีพอร์ต”

พออ่านดูก็คงพอแกวๆได้ว่า เป็นบทความเกี่ยวกับเทคนิคการทำรีพอร์ตเพื่อนำเสนอผลงาน โดยเน้นใช้เครื่องมือสุดฮิตอย่างไมโครซอฟท์เอ็กเซล รวมถึงชวนคุยเรื่องสัพเพเหระเกี่ยวกับชีวิตการทำงานของคนออฟฟิศ

แล้วมันต่างกับหนังสือเอ็กเซลยังไง?

คำถามนี้ก็คงผุดขึ้นในใจหลายคนเช่นกัน ผมขอตอบคำถามนี้โดยให้เหตุผลทั้งสิ้น 8 ข้อ ขอตั้งชื่อว่า “8 เทพอสูร” นะครับ อารมณ์ประมาณนิยายเรื่อง 8 เทพอสูรมังกรฟ้าของกิมย้งนั่นล่ะครับ ^^

บางเทพอสูรอาจมีอ้างอิงถึงบทความที่เกี่ยวข้องนะครับ หากสนใจบทความใด สามารถคลิกอ่านได้ที่ตัวหนังสือสีฟ้าเลยครับ

1. เขียนด้วยภาษาง่ายๆในรูปแบบเล่าเรื่อง

พยายามสื่อสารให้ผู้อ่านเข้าใจด้วยภาษาสบายๆ อ่านลื่นๆ คล้ายกำลังฟังผมเล่าให้ฟัง หรือกำลังพูดคุยถามตอบกัน ถ้าตรงไหนดูเข้าใจยากจะมี “เจ้าส้ม” มาช่วยถามเป็นระยะๆ เพื่อให้การสนทนาไม่ติดขัด

ฮั่นแน่!! โดนกล่าวอ้างอิงซะด้วย..

นั่นล่ะครับ เจ้าส้มที่ว่าก็โผล่มาแบบนี้แหละครับ ^_^

แถมมีปล่อยมุข(แป้ก) เป็นบางครั้ง เพื่อให้คนอ่านรู้สึกสบายๆ

ถามคนอ่านบ้างไหมว่าเค้าขำหรือเปล่า?

ถ้าไม่ขำ อมยิ้มที่มุมปากก็ยังดีครับ ปล่อยมุขแล้วอย่าให้เสียของนะครับ ^^

2. เขียนจากประสบการณ์ทำงานจริงที่ผ่านการใช้งานมาแล้ว

เวลาคุณติดขัดเรื่องการใช้ฟังก์ชันใหม่ เคยอ่าน Help ของไมโครซอฟท์ไหมครับ?

ผมอ่านครับ แต่อ่านทีไรก็ขัดใจทุกที เพราะตัวอย่างที่ให้มามันไม่ค่อยสื่อเท่าไร คืออ่านแล้วรู้ว่าต้องใช้ยังไง แต่ไม่รู้ว่าจะเอาไปใช้เมื่อไร!!

เชื่อไหมครับว่า สมัยที่ผมเริ่มทำงานใหม่ๆ ผมรู้แค่ว่า เอ็กเซลเอาไว้สร้างตาราง!

จริงดิ!

จริงครับ ผมใช้เอ็กเซลแทบไม่เป็นเลย สมัยทำโปรเจ็คต์ตอนปีสี่ก็ให้เพื่อนในกลุ่มช่วยสรุปข้อมูลหรือทำกราฟให้ ผมทำไม่เป็นจริงๆ..

แต่ ณ ตอนนี้ ผมมีประสบการณ์ทำงานหลากตำแหน่งจากหลายอุตสาหกรรม บทความทุกบทความคือรูปแบบงานที่เคยทำจริง อาจจะไม่ใช่รูปแบบที่ดีเลิศ แต่คิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์กับหลายๆคน

3. ให้แง่คิดการใช้งานเอ็กเซล ไม่ได้บอกแค่วิธีเขียนสูตร

นี่คือสิ่งที่หนังสือทั่วๆไปไม่มี หนังสือส่วนใหญ่เน้นว่าต้องทำยังไงถึงจะได้ผลลัพธ์หน้าตาแบบนี้ แต่คุณอาจหาสิ่งนั้นไม่ได้เลยในบทความของผม เพราะนั่นไม่ใช่ประเด็นที่ผมจะสื่อ

สิ่งที่ผมจะสื่อคือจะนำเทคนิคเหล่านั้นไปใช้ทำงานใด มีข้อดีข้อเสียอะไร และอะไรคือสิ่งที่ต้องระวัง!!! รวมถึงมุมมองใหม่ๆ เช่น บทความเรื่อง

• VLOOKUP ฟังก์ชันสกัดดาวรุ่ง
• เราใช้ VLOOKUP มากเกินไป หรือ น้อยเกินไป???
• Pivot Table ด่านสกัดยอดฝีมือ 

4. นำเสนอการคิดทำรีพอร์ตไม่ใช่ตารางสรุปตัวเลข

สิ่งสำคัญที่สุดของรีพอร์ตไม่ใช่ตัวเลข แต่มันคือ

การวิเคราะห์ข้อมูลและสื่อสารให้ผู้ฟังเข้าใจ

บทความต่างๆจะคิดควบคู่การนำเสนอเป็นหลัก ไม่ได้อธิบายแค่การสรุปตัวเลข เน้นมุมมองของนักวิเคราะห์ เช่น บทความเรื่อง

• วิเคราะห์ “ความสัมพันธ์” อย่าบรรยาย “ตัวเลข”
• “ไม่คลาดเคลื่อน” ไม่ได้แปลว่า “ได้ตามเป้า”
• ควรมีชอร์ตโน๊ต (Short Note) ในมือตอนนำเสนอ (Present) ไหม??

รวมถึงแทรกข้อคิดตอนทำพรีเซ็นเตชั่น เช่น

• ต้องมีสไลด์สรุปหัวข้อการนำเสนอ (Agenda) ในพรีเซ็นเตชั่นไหม?
• จำเป็นต้องมี Executive Summary ในพรีเซ็นเตชั่นไหม?
• เราใช้ประโยชน์จากเฮดเดอร์ของพรีเซ็นเตชั่นมากแค่ไหน?

5. ประยุกต์ใช้งานในรูปแบบอื่นๆ

ในการทำงานจริง เราต้องเจอการใช้งานหลากหลายรูปแบบมากๆ แล้วแต่นายจะบัญชา…

เวลาสั่ง สั่งง๊ายง่ายเนอะ แต่เวลาคิด มันคิดไม่ง่ายน่ะสิ…

ผมพยายามสอดแทรกรูปแบบการใช้งานที่พบได้ในชีวิตการทำงานจริง เช่น

• โครงการนี้ควรลงทุนไหม วิเคราะห์ยังไงดี?? (Project Feasibility)
• วิเคราะห์ความอ่อนไหว (Sensitivity Analysis) แบบมืออาชีพด้วย Microsoft Excel
• สร้างสูตรคำนวณจุดคุ้มทุน (Payback Period, Break-even) แบบอัตโนมัติกันเถอะ

หรืออาจนำเอ็กเซลไปใช้ในชีวิตส่วนตัว เช่น

• ประกันตัวนี้เหมือนจะดีนะ ว่าแต่ผลตอบแทนมันกี่เปอร์เซ็นต์หว่า??
• คำนวณค่าผ่อนบ้านไม่เคยตรงกับแบงก์ซะที มันทำไมนะ!!!

6. นำเสนอมุมมองใหม่ๆ

การชวนคุยแต่เรื่องเดิมๆคงน่าเบื่อใช่ไหมครับ ลองมาคุยกันแบบ

“เหล้าเก่าในขวดใหม่” บ้างไหมครับ

แต่ไม่ได้ชวนคุณกินเหล้านะครับ ^o^

ยังไง งง?

เราก็ยังคุยกันในเรื่องเอ็กเซลนั่นล่ะครับ แต่ลองเปลี่ยนแนวดู ดังเช่นบทความเรื่อง

• 10 ขั้นวิทยายุทธ์เอ็กเซล
• 5 สิ่งสรรค์ในเอ็กเซลที่คุณควรชำนาญก่อนย้ายงาน
• 7 สิ่งอย่างในเอ็กเซลที่คุณควรหลีกเลี่ยง

การนำเสนอที่ดีควรนำเสนอในรูปแบบของกราฟใช่ไหมครับ ถ้าเรารู้จักกราฟแปลกๆ อาจสื่อสารเข้าถึงเนื้องานของเราได้ดีขึ้น งานของเราก็ดูมีมิติมากขึ้น กราฟแปลกๆที่ว่าก็เช่น

• วิเคราะห์ความแตกต่างของข้อมูลสองชุดด้วยกราฟน้ำตก (Waterfall Chart Analysis)
• วิเคราะห์ข้อมูล 3 มิติด้วย กราฟบับเบิ้ล
• 5 เคล็ดลับกับกราฟเรดาร์ (Radar Chart)

7. คือเบื้องหลังชีวิตพนักงานออฟฟิศ

จริงๆแล้วบทความวิศวกรรีพอร์ตไม่ใช่บทความสอนเอ็กเซล แต่เป็นบทความที่นำเสนอประสบการณ์ทำงานของผมเอง บางข้ออาจเป็นประโยชน์กับหลายๆคน เช่น

• บทเรียนอันแสนแพงของความคิดที่ว่า “เก่งเอ็กเซลกับพาวเวอร์พอยต์ก็พอแล้ว”
• เก่งเอ็กเซลไปก็เท่านั้น เงินเดือนไม่เห็นจะขึ้นเลย!!!
• ที่บริษัทใช้ SAP, BW อยู่แล้ว เก่งเอ็กเซลไปก็เท่านั้นแหละ!!!

หรืออาจเป็นเทคนิคการทำงานเล็กๆน้อยๆ เช่น

• 10 เทคนิคการใช้คีย์บอร์ดบนเอ็กเซลที่ควรใช้งานแบบไม่ต้องมองปุ่ม
• 7 เทคนิคการตั้งชื่อไฟล์ให้หาเจอ และไม่ลืม!!!
• Sense of number มีจริงเหรอ? แล้วเรามีไหม? ทำยังไงถึงจะมี?

8. มันฟรี!!

หลายๆบทความมีไฟล์ตัวอย่างให้ดาวน์โหลดฟรีครับ หากชอบหรือคิดว่ามีประโยชน์ก็ช่วยแชร์กันเยอะๆนะครับ อย่างน้อยก็ทำให้คนเขียนมีกำลังใจเขียนต่อครับ ^_^

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^