คุณเคยเจออีเมล์หางว่าวที่ชื่อขึ้นต้นด้วย Re:…. ไหมครับ?

20081970_s

คิดเหมือนผมไหมครับว่าเนื้อหาที่คุยกันตอนนั้นแทบจะไม่เกี่ยวกับชื่อเมล์ตอนแรกแล้ว…

ตัวอย่างเช่น อีเมล์ตอนแรกชื่อว่า

Production Plan_Jul 15

พอเกิดการตอบรับส่งกลับไปมา ชื่ออีเมล์นี้จะกลายเป็น

Re: Production Plan_Jul 15

ผ่านไปสามวัน อีเมล์นี้ได้ถูกโต้ตอบไปมาหลายครั้ง พอเรามาเปิดอ่านใหม่ เนื้อหาเริ่มกลายพันธุ์…

  • จากเรื่องวางแผนการผลิตกลายเป็นเรื่องสินค้าเอมียอดผลิตต่ำ
  • พอรู้ว่าสินค้าเอมียอดผลิตต่ำก็มาเจอว่ายอดซื้อของลูกค้าซีหายไป
  • หัวหน้าทีมขายจึงสั่งให้หาข้อมูลเพิ่มว่าทำไมยอดซื้อลูกค้าซีจึงหาย
  • สืบมารู้ความว่าลูกค้าซีกำลังเปลี่ยนแปลงกระบวนการผลิตบางอย่าง และต้องขอเข้ามาเยี่ยมชมกระบวนการผลิตของโรงงานเราอีกเครั้ง
  • เรื่องที่กำลังคุยในเมล์ล่าสุดคือการขออนุญาตผู้จัดการโรงงานเพื่อให้ลูกค้าซีเข้ามาเยี่ยมชมการผลิต

จากเรื่องแผนการผลิตมันโยงมาเรื่องลูกค้าขอเยี่ยมชมโรงงานได้ซะงั้น..

แถมอยู่ในเมล์เดียวกันอีกต่างหาก!!

คนใน cc list ก็มีประมาณ 85 คน ตอบไปตอบมา เมล์มันก็เด้งทั้ง 85 คนนั่นแหละ

คำถามที่แว่บขึ้นมาในหัวของผมก็คือ

ทำไมไม่เขียนอีเมล์ใหม่ตั้งชื่อว่าลูกค้าซียอดขายตกไปเลย?

ตอนแรกคิดว่าเป็นเฉพาะคนไทย แต่อีเมล์ที่คุยกับชาวต่างชาติก็มีอาการเดียวกัน ออกทะเลแคริบเบียนไปเรียบร้อย

เลยคิดใหม่ว่า

หรือเป็นเฉพาะบริษัทนี้?

พอย้ายบริษัทก็ฉายหนังซ้ำเรื่องเดิมเลย….

นี่มันปัญหาระดับโลกเลยนะ!!

ผมมานั่งขบคิดดู (เพราะอยู่ในวัยขบเผาะ ^^) ว่าทำไมจึงเป็นแบบนั้น ก็ได้คำตอบออกมาว่า

เพราะมันเกี่ยวกับเนื้อหาข้างบนอยู่ (บ้าง)

ขอใช้คำว่าเนื้อหาข้างบน ไม่ใช่เนื้อหาที่ตรงกับชื่อเมล์นะครับ ในทางปฏิบัติแล้วมันไม่เหมือนกันเสมอไป ^_^

พอคิดว่าเกี่ยวข้องอยู่บ้าง ก็เลยไม่อยากพิมพ์เมล์ใหม่ ใช้เมล์เดิมนั่นแหละ จะได้ไม่ต้องเล่าเรื่อง (ที่เกี่ยวข้องนิดเดียว) นั้นซ้ำ

แถมลากบางคนที่ไม่มีชื่อตอนแรกเข้ามาเอี่ยวอีกต่างหาก…

การทำแบบนี้มีข้อดีเพียงข้อเดียวคือ

ไม่ต้องเล่าเรื่องเดิมซ้ำ แต่...

ทำให้การทำงานไม่มีประสิทธิภาพ

และเสียเวลาทำงานของคนอื่นอีกต่างหาก เพราะคนที่ถูกดึงเข้ามาเอี่ยวก็ต้องไล่อ่านดูว่าเค้าคุยเรื่องอะไรกันบ้าง เริ่มตั้งแต่วันไหน

นอกจากนี้ เวลาคุณต้องการอ้างอีเมล์บางฉบับ ถ้าอีเมล์นั้นมาจากเมล์ที่ชื่อว่า Re:… การหาเนื้อหาในส่วนที่ต้องการมันไม่ง่ายเลยใช่ไหมครับ เมล์นั้นคุยกันไม่รู้กี่เรื่อง สุดท้ายก็ต้องมาไล่กันว่าเนื้อหาที่ต้องการนั้นใครเป็นคนส่ง และส่งวันที่เท่าไร เศร้าใจชีวิต T_T

แล้วจะแก้ไขยังไงดี?

โดยส่วนตัวแล้ว ถ้าเนื่อหายังเกี่ยวข้องกับประเด็นเดิม ผมจะเติมรายละเอียดต่อท้ายในชื่อเมล์ครับ เช่น จาก Re: Production Plan_Jul 15 เป็น

Re: Production Plan_Jul 15_Product A

แล้วในส่วนเนื้อหาลูกค้าซีขอเข้าเยี่ยมชมโรงงานล่ะ?

เอิ่ม.. เขียนอีเมล์ใหม่แล้วตั้งชื่อว่า Request for customer visit_Customer C ดีไหมครับ ^__^

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^