คุณเคยเจออีเมล์หางว่าวที่ชื่อขึ้นต้นด้วย Re:…. ไหมครับ?
คิดเหมือนผมไหมครับว่าเนื้อหาที่คุยกันตอนนั้นแทบจะไม่เกี่ยวกับชื่อเมล์ตอนแรกแล้ว…
ตัวอย่างเช่น อีเมล์ตอนแรกชื่อว่า
Production Plan_Jul 15
พอเกิดการตอบรับส่งกลับไปมา ชื่ออีเมล์นี้จะกลายเป็น
Re: Production Plan_Jul 15
ผ่านไปสามวัน อีเมล์นี้ได้ถูกโต้ตอบไปมาหลายครั้ง พอเรามาเปิดอ่านใหม่ เนื้อหาเริ่มกลายพันธุ์…
- จากเรื่องวางแผนการผลิตกลายเป็นเรื่องสินค้าเอมียอดผลิตต่ำ
- พอรู้ว่าสินค้าเอมียอดผลิตต่ำก็มาเจอว่ายอดซื้อของลูกค้าซีหายไป
- หัวหน้าทีมขายจึงสั่งให้หาข้อมูลเพิ่มว่าทำไมยอดซื้อลูกค้าซีจึงหาย
- สืบมารู้ความว่าลูกค้าซีกำลังเปลี่ยนแปลงกระบวนการผลิตบางอย่าง และต้องขอเข้ามาเยี่ยมชมกระบวนการผลิตของโรงงานเราอีกเครั้ง
- เรื่องที่กำลังคุยในเมล์ล่าสุดคือการขออนุญาตผู้จัดการโรงงานเพื่อให้ลูกค้าซีเข้ามาเยี่ยมชมการผลิต
จากเรื่องแผนการผลิตมันโยงมาเรื่องลูกค้าขอเยี่ยมชมโรงงานได้ซะงั้น..
แถมอยู่ในเมล์เดียวกันอีกต่างหาก!!
คนใน cc list ก็มีประมาณ 85 คน ตอบไปตอบมา เมล์มันก็เด้งทั้ง 85 คนนั่นแหละ
คำถามที่แว่บขึ้นมาในหัวของผมก็คือ
ทำไมไม่เขียนอีเมล์ใหม่ตั้งชื่อว่าลูกค้าซียอดขายตกไปเลย?
ตอนแรกคิดว่าเป็นเฉพาะคนไทย แต่อีเมล์ที่คุยกับชาวต่างชาติก็มีอาการเดียวกัน ออกทะเลแคริบเบียนไปเรียบร้อย
เลยคิดใหม่ว่า
หรือเป็นเฉพาะบริษัทนี้?
พอย้ายบริษัทก็ฉายหนังซ้ำเรื่องเดิมเลย….
นี่มันปัญหาระดับโลกเลยนะ!!
ผมมานั่งขบคิดดู (เพราะอยู่ในวัยขบเผาะ ^^) ว่าทำไมจึงเป็นแบบนั้น ก็ได้คำตอบออกมาว่า
เพราะมันเกี่ยวกับเนื้อหาข้างบนอยู่ (บ้าง)
ขอใช้คำว่าเนื้อหาข้างบน ไม่ใช่เนื้อหาที่ตรงกับชื่อเมล์นะครับ ในทางปฏิบัติแล้วมันไม่เหมือนกันเสมอไป ^_^
พอคิดว่าเกี่ยวข้องอยู่บ้าง ก็เลยไม่อยากพิมพ์เมล์ใหม่ ใช้เมล์เดิมนั่นแหละ จะได้ไม่ต้องเล่าเรื่อง (ที่เกี่ยวข้องนิดเดียว) นั้นซ้ำ
แถมลากบางคนที่ไม่มีชื่อตอนแรกเข้ามาเอี่ยวอีกต่างหาก…
การทำแบบนี้มีข้อดีเพียงข้อเดียวคือ
ไม่ต้องเล่าเรื่องเดิมซ้ำ แต่...
ทำให้การทำงานไม่มีประสิทธิภาพ
และเสียเวลาทำงานของคนอื่นอีกต่างหาก เพราะคนที่ถูกดึงเข้ามาเอี่ยวก็ต้องไล่อ่านดูว่าเค้าคุยเรื่องอะไรกันบ้าง เริ่มตั้งแต่วันไหน
นอกจากนี้ เวลาคุณต้องการอ้างอีเมล์บางฉบับ ถ้าอีเมล์นั้นมาจากเมล์ที่ชื่อว่า Re:… การหาเนื้อหาในส่วนที่ต้องการมันไม่ง่ายเลยใช่ไหมครับ เมล์นั้นคุยกันไม่รู้กี่เรื่อง สุดท้ายก็ต้องมาไล่กันว่าเนื้อหาที่ต้องการนั้นใครเป็นคนส่ง และส่งวันที่เท่าไร เศร้าใจชีวิต T_T
แล้วจะแก้ไขยังไงดี?
โดยส่วนตัวแล้ว ถ้าเนื่อหายังเกี่ยวข้องกับประเด็นเดิม ผมจะเติมรายละเอียดต่อท้ายในชื่อเมล์ครับ เช่น จาก Re: Production Plan_Jul 15 เป็น
Re: Production Plan_Jul 15_Product A
แล้วในส่วนเนื้อหาลูกค้าซีขอเข้าเยี่ยมชมโรงงานล่ะ?
เอิ่ม.. เขียนอีเมล์ใหม่แล้วตั้งชื่อว่า Request for customer visit_Customer C ดีไหมครับ ^__^
.
หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่
อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^
ที่เจอบ่อยมาก ๆ และ 90 กว่าเปอร์เซนต์จะเป็นสแปม คือมันเป็นฝ่ายส่งมาหาเราก่อน แต่ดันขึ้นต้นหัวเรื่องว่า Re: เช่น .”Re: ขอแนะนำสินค้า …” “Re: ขอสอบถาม …” “Re: สวัสดีปีใหม่” ฯลฯ เหมือนจงใจจะหลอกเราหรือหลอกระบบอีเมล์ว่าเป็นการตอบอีเมล์ฉบับก่อนของเรา นึกว่าวันๆ เรารับส่งอีเมล์มหาศาลจนจำไม่ได้แล้วหลงนึกว่าเราเคยส่งหามันก่อนหรือยังไงก็ไม่ทราบ กำลัง search หาอยู่ว่าใครมันสอนวิชามารอะไรแบบนี้หรือเปล่ามันถึงนิยมกันจัง
ที่เจอบ่อยมาก ๆ และ 90 กว่าเปอร์เซนต์จะเป็นสแปม คือมันเป็นฝ่ายส่งมาหาเราก่อน แต่ดันขึ้นต้นหัวเรื่องว่า Re: เช่น .”Re: ขอแนะนำสินค้า …” “Re: ขอสอบถาม …” “Re: สวัสดีปีใหม่” ฯลฯ เหมือนจงใจจะหลอกเราหรือหลอกระบบอีเมล์ว่าเป็นการตอบอีเมล์ฉบับก่อนของเรา นึกว่าวันๆ เรารับส่งอีเมล์มหาศาลจนจำไม่ได้แล้วหลงนึกว่าเราเคยส่งหามันก่อนหรือยังไงก็ไม่ทราบ กำลัง search หาอยู่ว่าใครมันสอนวิชามารอะไรแบบนี้หรือเปล่ามันถึงนิยมกันจัง