คุณเคยสงสัยไหมครับว่า ทำไมเราใช้เวลาทำรีพอร์ตนาน แต่เพื่อนอีกคนทำแป๊ปเดียวเสร็จ?

เคยสงสัยไหมครับว่า ทำไมงานของเราเขียนสูตรยาวเฟื้อย แต่งานของเพื่อนอีกคนเขียนสูตรสั้นนิดเดียว?

พื้นฐาน Excel อาจเป็นเหตุผลนึง

สูตรที่ใช้ อาจเป็นเหตุผลนึง

VBA อาจเป็นเหตุผลนึง

แต่ไม่ใช่คำตอบ…

แล้วคำตอบคืออะไรน่ะหรือครับ?

ก่อนจะไปถึงคำตอบ ขอถาม 1 คำถามครับ

เวลาเก็บข้อมูล คุณเก็บในลักษณะนี้หรือเปล่าครับ?

เก็บแบบนี้เลย ทำไมเหรอ?

ผมเกรงว่าถ้าเก็บข้อมูลในลักษณะนี้

คุณอาจมีความคุ้นเคยที่ไม่ถูกต้อง และสร้างความลำบากให้ตัวเองโดยไม่รู้ตัวครับ…

ไม่ถูกต้องยังไงเหรอ?

ลองนึกภาพว่า ถ้าต้องสรุปข้อมูลภาพใหญ่ขึ้น จากรายประเทศเป็นรายทวีปแบบนี้

จะทำยังไงครับ?

ก็สร้างตารางสรุปข้อมูลใหม่สิ แป๊ปเดียวก็เสร็จแล้ว

แล้วถ้าต้องสรุปข้อมูล 5 ปีย้อนหลังล่ะครับ?

ก็สร้างตารางใหม่แล้วเอาข้อมูลเก่าอีก 4 ไฟล์มาใส่สูตรรวมกันสิ แต่ต้องใช้เวลาหน่อย

แล้วถ้าต้องสรุปข้อมูล 10 ปีย้อนหลังล่ะครับ…

แค่นึกภาพก็ไม่อยากทำแล้วใช่ไหมครับ.. T_T

การสร้างรีพอร์ตจะรวดเร็ว เคล็ดลับคือต้องเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบของดาต้าเบส (Database, Tabular, Flat File) เท่านั้น

ย้ำ! ว่าต้องเก็บข้อมูลในรูปแบบของดาต้าเบสเท่านั้น

เก็บแบบดาต้าเบส เก็บยังไง?

จากตารางที่ 1 ถ้าจะเก็บแบบดาต้าเบส ต้องเปลี่ยนหน้าตาให้เป็นแบบนี้ครับ

ถ้ามีข้อมูลใหม่ ก็เอาข้อมูลไปต่อท้ายด้านล่าง และต่อท้ายไปเรื่อยๆ ใช้เพียงชีตเดียวเพื่อเก็บข้อมูล

แบบนี้เนี่ยนะ ดูไม่เห็นรู้เรื่องเลย สรุปอะไรก็ไม่ได้!

ตารางนี้ไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อสรุป แต่ถูกออกแบบมาเพื่อเก็บข้อมูลครับ

เพราะสิ่งนี้ไม่ใช่รีพอร์ต แต่คือข้อมูลอินพุต (Input)

ถ้าเก็บข้อมูลแบบนี้ แล้วเขียนสูตรสรุปเป็นรีพอร์ตอีกชีตนึง (หรืออีกไฟล์นึง) ไม่ว่าจะสรุปรีพอร์ตรายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี ก็ไม่ใช่ปัญหา

จะเปลี่ยนเดือน เปลี่ยนปี เปลื่ยนประเทศ ก็ไม่ใช่ปัญหา

จะเปลี่ยนมุมมองเป็นยอดขาย ต้นทุน กำไร ก็ไม่ใช่ปัญหา

เพราะแค่เปลี่ยนตัวแปรก็เสร็จแล้ว!

ยิ่งใช้ Pivot Table ยิ่งง่ายเข้าไปใหญ่

จากที่เคยทำ 3 ชั่วโมง จะเหลือแค่ 3 นาที

ไม่สิ… จากที่เคยทำ 3 ชั่วโมง จะเหลือแค่ 1 นาที !

.

ก่อนหน้านี้ผมเคยคิดว่า การใช้ Excel ทำรีพอร์ตให้มีประสิทธิภาพ ต้องเก่งเอ็กเซลแบบสุดๆ นั่นคือ

• ใช้เป็นทุกฟังก์ชั่น
• ชำนาญ VBA
• ใช้คีย์บอร์ดแทนเมาส์

เวลาผ่านไป.. ผมพบว่าสิ่งเหล่านี้เป็นแค่ปัจจัย แต่ไม่ใช่คำตอบ

คำตอบเป็นอะไรที่เรียบง่ายกว่านั้นมาก นั่นคือ

จัดวางรูปแบบให้สะดวกต่อการใช้งาน

หรือก็คือแยก ข้อมูลอินพุต ตารางคำนวณ และรีพอร์ต ออกจากกันชัดเจน

ใช่ครับ จัดวางรูปแบบให้สะดวกต่อการใช้งาน คือสิ่งสำคัญที่สุดในการสร้างรีพอร์ตที่มีประสิทธิภาพ

การจัดวางรูปแบบนี้ (แยกข้อมูลอินพุต ตารางคำนวณ และ รีพอร์ตออกจากกัน) นอกจากใช้กับการทำรีพอร์ตแล้ว ยังใช้กับโมเดลวิเคราะห์โครงการ หรือ Feasibility Study ด้วย

ข้อมูลอินพุต ก็คือ สมมติฐานของโครงการ (Assumption)

ตารางคำนวณ ก็คือโมเดลการคำนวณที่สร้างสูตรเอาไว้

รีพอร์ต ก็คือตารางสรุปดัชนีชี้วัดโครงการ เช่น

• NPV
• IRR
• Payback Period
• Sensitivity Analysis

ทำไมต้องแยกสามสิ่งนี้ออกจากกันน่ะหรือครับ?

ในทางปฏิบัติ ก่อนที่โครงการใดๆจะถูกอนุมัติ สมมติฐานจะถูกเปลี่ยนบ่อยมาก เรียกได้ว่าต้องแก้นับสิบนับร้อยครั้ง

ถ้าจัดโมเดลไม่เป็นระเบียบ ไม่แยกสมมติฐานออกมา เวลาแก้ทีนึง แก้กันหน้ามืดแน่นอน

แต่ถ้าจัดโมเดลเป็นระเบียบ จะแก้กี่ครั้งก็มาเลย แป๊ปเดียวเสร็จ !

อยากให้เก็บข้อมูลในรูปแบบนี้กันนะครับ รับรองว่าใช้เวลาทำรีพอร์ตน้อยลงแน่นอน ^__^

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^__^