คุณเคยเก็บข้อมูลในลักษณะคล้ายๆแบบนี้หรือเปล่าครับ?

ยอดขายรายเดือนของแต่ละประเทศ
ตารางที่ 1: ยอดขายรายเดือนของแต่ละประเทศ

เคยสิ ทำไมเหรอ?

ถ้าคุณเก็บข้อมูลในลักษณะนี้

คุณกำลังมีความคุ้นเคยผิดๆ และสร้างความลำบากให้กับตัวเองโดยไม่รู้ตัว!

ผิดยังไงเหรอ?

ลองนึกภาพว่า ถ้าเราต้องสรุปข้อมูลในภาพใหญ่ขึ้น เป็นรายทวีป แบบนี้

ตารางที่ 2: ยอดขายรายทวีปรายไตรมาส
ตารางที่ 2: ยอดขายรายทวีปรายไตรมาส

เราจะทำอย่างไรครับ?

ก็สรุปข้อมูลใหม่สิ แป๊ปเดียวก็เสร็จแล้ว?

แล้วถ้าต้องสรุปข้อมูล 5 ปีย้อนหลังล่ะครับ?

ก็เอาข้อมูลเก่าจากอีก 4 ไฟล์มาใส่รวมกันสิ

ผมก็เคยทำแบบนั้นล่ะครับ สุดท้ายนั่งทำแต่รีพอร์ตทั้งวัน ไม่ได้เห็นแสงเดือนแสงตะวัน ฮือ.. T_T

47230154_s

การทำรีพอร์ตจะรวดเร็ว ถ้าเราเก็บ ข้อมูล ให้อยู่ในรูปแบบของดาต้าเบส (Tabular, Flat File)

จากตารางที่ 1 เราต้องเปลี่ยนให้เป็นแบบนี้แทน

การเก็บข้อมูลอินพุตในลักษณะดาต้าเบส
ตารางที่ 3: การเก็บข้อมูลอินพุตในลักษณะดาต้าเบส

แบบนี้เนี่ยนะ ดูไม่เห็นรู้เรื่องเลย สรุปอะไรก็ไม่ได้!

ตารางนี้ไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อ สรุป แต่ถูกออกแบบมาเพื่อ เก็บ ข้อมูลครับ

เพราะสิ่งนี้ไม่ใช่ รีพอร์ต แต่คือ ข้อมูลอินพุต

ถ้าเราเก็บข้อมูลอินพุตในรูปแบบนี้ และเขียนสูตรลิงค์ไว้กับรีพอร์ตที่แยกเอาไว้ต่างหาก

ไม่ว่าจะสรุปรีพอร์ตแบบรายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี

จะเปลี่ยนเดือน เปลี่ยนปี เปลื่ยนประเทศ ก็ไม่ใช่ปัญหา

เพราะแค่เปลี่ยนตัวแปรก็เสร็จแล้ว

หรือใช้ Pivot Table ทำรีพอร์ตก็ยิ่งง่ายใหญ่

จากทีเคยทำ 3 ชั่วโมง ใช้เวลา 3 นาทีก็เสร็จ

ไม่สิ ผมอาจเขียนเวอร์เกินไป…

จากที่เคยทำ 3 ชั่วโมง ใช้เวลา 1 นาทีก็เสร็จ!

.

ก่อนหน้านี้ ผมเคยคิดว่า การใช้เอ็กเซลทำรีพอร์ตอย่างมีประสิทธิภาพ เราต้องเก่งเอ็กเซลแบบสุดๆ นั่นคือ

  • ใช้เป็นทุกฟังก์ชั่น
  • ชำนาญ VBA
  • ใช้คีย์บอร์ดแทนเมาส์

สุดท้าย.. ผมคิดว่าสิ่งเหล่านี้อาจไม่ใช่คำตอบ

เพราะเคยเจองานของพี่คนนึง ทั้งที่งานนั้นไม่ได้มีเทคนิคหรือสูตรอะไรพิสดาร

แต่.. งานของเขาดูดี แถมใช้เวลาทำแค่แป๊ปเดียว

ทำไมน่ะหรือครับ เพราะว่าพี่เขา

จัดวางรูปแบบให้สะดวกต่อการใช้งาน

ใช่ครับ ผมคิดว่า จัดวางรูปแบบให้สะดวกต่อการใช้งาน คือสิ่งสำคัญที่สุด

ความหมายของสิ่งนี้คือ

จัดวาง ข้อมูลอินพุต ตารางคำนวณ และรีพอร์ต แยกออกจากกันชัดเจน

ข้อมูลและรีพอร์ตควรอยู่แยกจากกันชัดเจน
ข้อมูลและรีพอร์ตควรอยู่แยกจากกันชัดเจน

มันง่ายๆแค่นั้นจริงๆครับ..

ตัวอย่างเช่น การสร้างโมเดลวิเคราะห์โครงการ หรือ Feasibility Study

ในที่นี้ ข้อมูลอินพุต ก็คือ สมมติฐาน (Assumption) ของโครงการนั้นๆ

ตารางคำนวณ ก็คือโมเดลการคำนวณที่เราสร้างสูตรเอาไว้

รีพอร์ต ก็คือดัชนีชี้วัดโครงการ เช่น

  • NPV
  • IRR
  • Payback Period
  • Sensitivity Analysis

เหตุผลที่ควรแยก สมมติฐาน ออกจาก ตารางคำนวณ ก็เพราะ

ในทางปฏิบัติ ก่อนที่โครงการใดๆจะถูกอนุมัติ

สมมติฐานจะถูกเปลี่ยนบ่อยมาก สุดท้ายคือเราที่ต้องมานั่งแก้ T_T

แต่ถ้าเราจัดโมเดลเป็นระเบียบ แยกสมมติฐานออกมาชัดเจน จะเปลี่ยนกี่ครั้งก็บ่ยั่นดอก

อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี ข้อมูลอินพุต กับ ตารางคำนวณ อาจไม่สะดวกที่จะจับแยกกัน

เพราะการเขียนสูตรเพื่อสร้างคอลัมน์คำนวณทางด้านขวามือ อาจเป็นแนวทางที่สะดวกกว่า

เราก็อาจรวม ข้อมูลอินพุต เข้ากับ ตารางคำนวณ เป็นตารางเดียวก็ได้

แต่.. ยังไงก็ต้องแยก รีพอร์ต ออกมาต่างหาก

อยากให้ลองใช้รูปแบบนี้กันนะครับ รับรองว่าใช้เวลาทำรีพอร์ตน้อยลงแน่นอน ^_^

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^