คำถามที่แว่บขึ้นในหัวเวลาเรากำลังเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ คืออะไรครับ?

“ใช้ยังไง ?” คือคำถามแรกใช่ไหมครับ

มีคำถามอื่นอีกไหมครับ?

หนึ่งในคำถามที่ผมอยากให้แว่บขึ้นมาอีกคือ

“ใช้เมื่อไร?”

เหตุผลน่ะหรือ ลองดูจากเรื่องราวนี้ครับ…

สมมติว่าเรากำลังเรียนรู้วิธีการใช้ Conditional Formatting ในเอ็กเซล

มีฟีเจอร์หนึ่งชื่อว่า Show Bar Only

ConditionalFormattng_ShowBarOnly_Normal_151126

เราเรียนรู้วิธีการใช้แล้ว นั่นคือ เราตอบคำถาม “ใช้ยังไง?” ที่แว่บขึ้นในหัว

และเราควรถามตัวเองต่อไปด้วยว่า “ใช้เมื่อไร?”

พยายามนึกให้ออกว่าเทคนิคนี้ควรนำไปใช้กับเคสไหน…

เทคนิคนี้มีประโยชน์มาก โดยเฉพาะเคสที่ตัวเลขมีโอกาสเป็นได้ทั้งบวกและลบ

เช่น ใช้แสดงผลการวิเคราะห์ความคลาดเคลื่อน (Variance Analysis) ของผลกำไร

สมมติ (อีกแล้ว) ตอนแรกเราคิดว่า น่าจะได้ผลกำไรประมาณ 480 แต่ของจริงกลับได้ 583

เจ้าความคลาดเคลื่อนที่เกิดขึ้น 103 (583-480) เกิดจากองค์ประกอบดังนี้

VarianceAnalysis_NormalFormat_ReportingEngineer_151126

แสดงแบบนี้ในรีพอร์ต อาจดูลายตาใช่ไหมครับ?

เราสามารถใช้ Conditional Formatting ปรับให้ดูง่ายขึ้นเป็นแบบนี้

VarianceAnalysis_ConditionalFormatting_ReportingEngineer_151126

ดูง่ายขึ้นไหมครับ?

ขออธิบายเทคนิคนี้สักเล็กน้อยเผื่อคนที่ยังไม่รู้นะครับ

เริ่มจากลากครอบตัวเลขที่ต้องการให้แสดงกราฟ แล้วไปที่

Home/Conditional Formatting/Data Bars/Solid Fill

จากนั้นเลือกรูปแบบสีที่ต้องการ ก็เป็นอันเสร็จพิธี

ConditionalFormattng_SolidFill_151126

พอแสดงในรูปแบบนี้แล้ว เราก็อ่านผลโดยดูเฉพาะกราฟอย่างเดียวก็ได้

วิธีนี้มีข้อเสียเล็กน้อยคือ กราฟจะบังตัวเลข คนดูรีพอร์ตบางคนอาจต้องการดูตัวเลขประกอบด้วยก็ได้ การที่กราฟไปบังตัวเลขแบบนี้ แทนที่จะดูง่ายขึ้น กลับทำให้ขัดใจซะงั้น (เรื่องมากจังเนอะ)

เราสามารถนำเจ้า Show Bar Only เพื่อจัดการกับปัญหานี้ครับ

วิธีการคือ สร้างคอลัมน์ด้านขวา 1 คอลัมน์ โดยกำหนดให้มีค่าเท่ากับคอลัมน์ด้านซ้ายแบบเป๊ะๆ

PrepareDataForBarOnly_151126

ทำตามสเต็ปเดิมคือ ลากครอบตัวเลขทั้งหมด แล้วไปที่

Home/Conditional Formatting/Data Bars/Solid Fill

จะได้หน้าตาแบบนี้

PrepareDataForBarOnly_Step2_151126

ยังไม่เสร็จนะครับ อีกนิดนึง ^^

ลากครอบตัวเลขที่มีกราฟขึ้นมาทั้งหมด (อีกครั้ง) แล้วไปที่

Home/Conditional Formatting/Data Bars/Solid Fill/More Rules

ConditionalFormattng_MoreRules_151126

เลือก Show Bar Only

ConditionalFormattng_ShowBarOnly_151126

รีพอร์ตของเราจะหน้าตาเปลี่ยนเป็นแบบนี้

VarianceAnalysis_ConditionalFormatting_ShowBarOnly_ReportingEngineer_151126

ตัวเลข และ กราฟ แยกจากกันแบบเบ็ดเสร็จ

สำหรับคนที่สนใจ สามารถดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่างได้ที่นี่ครับ

ConditionalFormattng_BarOnly_ReportingEngineer_151126

อันที่จริง จุดประสงค์ของบทความนี้มิได้ต้องการแสดงเทคนิคการใช้ Conditional Formatting

แต่อยากให้เราถามตัวเองทุกครั้งที่เรียนรู้ฟีเจอร์ใหม่ๆว่า

“ใช้เมื่อไร?”

แล้วคำถามนี้จะพาไปสู่สิ่งดีๆอีกมากมาย หรือทำให้ภาพความเข้าใจของเราชัดเจนมากขึ้น

นอกจากนี้ ยังมีคำถามสร้างสรรค์อีกหลายคำถามที่น่าสนใจ เช่น

  • ใช้แบบอื่นได้อีกไหม?
  • แล้วถ้าไม่ใช่ล่ะ?
  • วิธีนี้มีข้อเสียอะไรบ้าง?
  • วิธีนี้คล้ายกับวิธีอื่นอีกหรือเปล่า
  • ถ้าวิธีนี้ใช้ไม่ได้ ใช้วิธีอื่นแทนได้ไหม?

อะไรก็ได้ครับ ที่แว่บขึ้นมาเพื่อ “ทวนสอบ” ความเข้าใจของเราเอง คำถามเหล่านี้ล้วนเป็นคำถามที่สร้างสรรค์ทั้งหมด

ขอเพียงแค่ อย่าถามเพียงคำถามเดียวว่า

“ใช้ยังไง (วะ)?”

ก็พอครับ ^_^

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่าน เพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^