14314080_s

คุณคิดว่า PowerPoint คือเรื่องน่าเบื่อหรือเปล่าครับ?

ถ้าใช่ แสดงว่าคุณเจอ 1 ใน 4 สิ่งอย่างนี้ หรือร้ายกว่านั้น คุณอาจเจอเจ้า 4 สิ่งอย่างนี้พร้อมกัน!

1 มีแต่ “กระสุน”

คุณเห็นด้วยไหมครับว่า

สไลด์ที่มีแต่บุลเล็ตต์พอยต์ คือสไลด์น่าเบื่อที่สุดในสามโลก

แต่ในทางปฏิบัติ บุลเล็ตต์พอยต์คือรูปแบบที่ถูกใช้มากที่สุด!

ช่างสวนทางกับสิ่งที่ควรจะเป็น

การนำเสนอด้วยบุลเล็ตต์พอยต์ไม่ใช่ไม่ดี แต่มันแสดงความสัมพันธ์ได้อย่างจำกัดจำเขี่ย

ถ้าผลลัพธ์จากบุลเล็ตต์พอยต์ที่สี่ คือตัวแปรที่มีผลกระทบกับบุลเล็ตต์พอยต์ที่สอง การนำเสนอด้วยบุลเล็ตต์พอยต์ อาจทำให้ประเด็นนี้ถูกมองข้ามไปโดยปริตา เอ๊ย! ยาย

ซึ่งอาจเป็นประเด็นสำคัญก็ได้

อีกทั้งบุลเล็ตต์พอยต์ถูกนำมาใช้จน “เฝือ” และไม่สามารถดึงดูดความสนใจของคนฟังได้แล้ว

แม้ว่าเนื้อหาจะดีแค่ไหน…

อย่างไรก็ตาม ผมไม่ได้หมายความว่า บุลเล็ตต์พอยต์ คือสิ่งต้องห้ามในการทำสไลด์

เรานำมาใช้ได้ เพียงแต่ต้องใช้แบบประยุกต์

คำว่า “ประยุกต์” หมายถึง

ใช้บุลเล็ตต์พอยต์เป็นส่วนหนึ่ง แต่อย่าใช้เป็นส่วนใหญ่

นั่นคือ เราต้องมี “โครง” ของสไลด์แผ่นนั้นๆก่อน อาจเป็น แผนผัง ตาราง หรือกราฟก็ได้ ขึ้นกับ “ประเด็น” ของสไลด์แผ่นนั้น

แล้วใช้บุลเลตต์พอยต์เพื่อแสดงข้อมูลบางส่วนให้แน่นขึ้น

หรือก็คือใช้เป็นองค์ประกอบย่อยนั่นเอง

จริงๆแล้วปัญหาเรื่องความน่าเบื่อของบุลเล็ตต์พอยต์ ถูกแก้ไขด้วยฟีเจอร์ที่ชื่อว่า SmartArt 

SmartArt

ซึ่งเป็นฟีเจอร์ที่มีตั้งแต่เวอร์ชั่น 2007 เป็นต้นไป

SmartArt ไม่ใช่เรื่องใหม่ หลายคนคงเคยใช้มาบ้าง

แต่… “เคยใช้” ไม่ได้แปลว่า “ใช้เป็น”

การใช้ SmartArt ต้องคำนึงถึง “ความหมาย” ที่ต้องการสื่อ และ “อารมณ์” ของสไลด์ชุดนั้นๆด้วย

บางคนนำ SmartArt มาใช้ แต่ไม่ได้คำนึงถึงความหมายและอารมณ์ อาจเป็นผลเสียจนทำให้สไลด์ดูเหลาเหย่กว่าบุลเล็ตต์พอยต์ก็เป็นได้

2 ฟอร์แมตหุ่นยนต์

หลายบริษัท โดยเฉพาะบริษัทใหญ่ๆ มักมีฟอร์แมตบังคับ ต้องทำสไลด์ให้ได้หน้าตาแบบนี้เท่านั้น คนทำสไลด์ก็หาข้อมูลมาหยอดอย่างเดียว

อารมณ์ประมาณทำข้อสอบ จงเติมคำในช่องว่าง

ผมเรียกฟอร์แมตแบบนั้นว่า “ฟอร์แมตหุ่นยนต์”

ฟอร์แมตแบบนี้เอื้อประโยชน์ให้คนฟัง เพราะคนฟังมักคุ้นเคยกับฟอร์แมตแบบนี้อยู่แล้ว

ด้วยความคุ้นเคยนี่เองที่เป็นดาบสองคม เพราะมันทำให้ “น่าเบื่อ” และ “บดบัง” ข้อมูลที่ควรจะเน้น

เรียกได้ว่า แทบไม่มีทางเลย ที่จะแสดง “อะไร” ให้เห็นจากฟอร์แมตหุ่นยนต์นี้ เพราะทุกอย่างถูกบังคับไว้หมดแล้ว

ยกเว้นว่า ข้อมูลนั้นจะเข้าแก๊ปฟอร์แมตนั้นจริงๆ ซึ่งหาได้ยากยิ่ง

อย่างไรก็ตาม ฟอร์แมตแบบนี้ก็มีข้อดี เพราะคนฟังมักคุ้นชินอยู่แล้วนั่นเอง

ถ้าเป็นคนที่มีประสบการณ์มากๆ แค่เห็นแว๊บเดียวก็ฟันได้ โชะ โชะ โชะ

แต่เราถ้าเปลี่ยนฟอร์แมต คนฟังอาจต้องเสียเวลาเพื่อทำความเข้าใจกับรูปแบบของสไลด์ ซึ่งสไลด์บางแผ่นอาจดูยากเกินไปสำหรับการเห็นครั้งแรก 

โดยเฉพาะกราฟแปลกๆ เช่น กราฟน้ำตก กราฟเรดาร์ กราฟบับเบิ้ล

เผลอๆจะพาลหงุดหงิดเอาง่ายๆ ซวยเราอี๊ก!

 

3 ตะบี้ตะบัน “พรีเซ็นต์” จนลืม “เล่าเรื่อง”

สมัยผมเริ่มทำงานใหม่ๆ ผมมักโดนวิจารณ์ว่า พรีเซ็นต์งานไม่ได้เรื่อง

จนครั้งนึง พี่ที่ออฟฟิศอดรนทนไม่ไหว บอกผมตรงๆวา ถ้าเป็นเค้า เค้าจะพรีเซ็นต์แบบนี้ แล้วทำให้ดู

ไม่น่าเชื่อว่า สไลด์ชุดเดียวกัน แต่เปลี่ยนคนพรีเซ็นต์ เนื้อหาออกมาคนละเรื่องเลย!

พี่คนนั้นสอนผมว่า ผมพรีเซ็นต์ไม่ดี เพราะผมตะบี้ตะบัน “พรีเซ็นต์” มากกว่า “เล่าเรื่อง”

นอกจากสอนเรื่องวิธีนำเสนอแล้ว พี่คนนี้ยังสอนแนวคิดเรื่องสตอรี่บอร์ด (Storyboard) ด้วย

เราสามารถนำแนวคิดเรื่องสตอรี่บอร์ดมาประยุกต์ใช้กับการทำสไลด์แบบนี้ครับ

Storyboard_ReportingEngineer_151229

วิธีการคือ เขียน “ประเด็น” ที่ต้องการนำเสนอ ลงไปใน Post-it แต่ละแผ่นก่อน

มีกี่ประเด็น เขียนลงไปก่อน ไม่ต้องเรียง ลิตส์ออกมาให้หมด

1 ประเด็น/ แผ่น Post-it

อาจเขียนรูป ตาราง หรือกราฟประกอบด้วยก็ได้ แต่อย่าใช้เวลามากจนเกินไป เอาแค่ให้เห็นโครงก็พอ

จากนั้นนำ Post-it แต่ละแผ่น มาเรียงร้อยเข้าด้วยกัน

สลับลำดับจนคิดว่าเข้าใจได้ง่ายแล้ว จากนั้นค่อยเปิดคอมพ์และทำพาวเวอร์พอยต์

ย้ำ! ว่านี่คือขั้นตอนก่อนลงมือทำพาวเวอร์พอยต์ อย่าคิดว่าทำแบบนี้ในพาวเวอร์พอยต์เลยก็ได้ เพราะเราจะมองข้ามอะไรหลายอย่างโดยไม่รู้ตัว

อาจเสียเวลาช่วงแรกนิดหน่อยครับ แต่หากรวมเวลาทั้งหมดเข้าด้วยกันแล้ว เร็วกว่าตะบี้ตะบันทำด้วยพาวเวอร์พอยต์แน่นอน

 

4 คิดว่าคนฟังคือเชอร์ล็อคโฮมส์

เวลาคุณเห็นสไลด์ที่มีแต่กราฟเต็มไปหมด คุณคิดอะไรในหัวครับ?

“ตกลงจะให้ดูตรงไหน?”

คือเสียงที่โพล่งขึ้นมาใช่ไหมครับ

หลายคนมักติดกับดักทางความคิดว่า ใส่ข้อมูลทุกอย่างเข้าไปก่อน เดียวคนฟังก็เห็นเอง

นั่นคือความคิดที่ผิด เพราะถ้าคนฟังดูสไลด์แผ่นนั้นแล้วไม่เข้าใจภายใน 10 วินาที เค้าจะเลิกสนใจ แล้วรอให้เราเปิดสไลด์แผ่นถัดไป

วิธีการที่ทำให้คนฟังเข้าใจภายใน 10 วินาทีคือ ต้องมีตัว “ดึงสายตา”

คำว่าดึงสายตา คืออะไรก็ได้ ที่ทำให้คนฟังเห็นจุดนั้นโดดออกมาจากสไลด์ เช่น สีที่ทำให้เกิดความต่าง การล้อมด้วยกรอบ การทำตัวหนังสือให้ใหญ่ขึ้น

ประเด็นอยู่ที่ เราใช้มัน “น้อย” หรือ “มาก” เกินไปหรือเปล่า?

การที่ไม่มีตัวดึงสายตาอะไรเลย เปรียบเสมือนว่าเราไม่ได้ให้ “เบาะแส” อะไรกับคนฟังเลย

แล้วหวังให้เค้าสามารถปะติดปะต่อทุกอย่างเข้าด้วยกัน หรือมีความสามารถเฉกเช่นเชอร์ล็อคโฮมส์

ถ้าคนที่ฟังเราคือเชอร์ล็อคโฮมส์ก็โชคดีไป

แต่ระวังจะกลายเป็น ชอลิ้วเฮียง มาถล่มเรานะครับ ^^

.

ใครสนใจเรื่องเทคนิคการทำสไลด์ นอกจากหนังสือเรื่อง Presentation Zen แต่งโดยคุณ Garry Reynolds ที่ทุกคนควรอ่านแล้ว

ผมยังแนะนำให้ศึกษางานของคุณ Damon Nofar จาก http://www.slideshare.net/damonnofar/presentations

เลือกดูงานไหนก็ได้ครับ งานของเขาเจ๋งมากๆ

แล้วคุณจะเข้าใจว่า “เก่งพาวเวอร์พอยต์” คืออะไร

.

ป.ล. ผมเขียนบทความนี้เพื่อเตือนตัวเองครับ ^__^

 

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^