อ่านไม่ผิดหรอกครับ

คนเก่ง Excel ทำงานช้า !

อืมม์.. ผมอาจเขียนตกไปนิด ถ้าให้ถูกจริง ๆ ต้องเขียนว่า

คนเก่ง Excel ทำงาน (ที่เคยทำครั้งแรก) ช้า

เวลาคนเก่งเอ็กเซลทำงานอะไรครั้งแรก เค้าใช้เวลามากกว่าคนไม่เก่งเอ็กเซลเสียอีก

จนหลายคนอดคิดในใจ(ดัง ๆ )ไม่ได้ว่า..

“แค่หยิบตัวเลขมาบวกลบกันใช้เวลาตั้งนาน เก่งเอ็กเซลซะเปล่า ไม่ได้เรื่องเล๊ย!”

ที่นาน เพราะเค้าเขียนสูตร สร้างตารางอ้างอิง ลิงก์สูตรนั่น เพิ่มขั้นตอนนี่ อันเป็นผลพวงมาจากคำถาม 4 ข้อ ที่ประกอบด้วยคำว่า “ถ้า” และ “พรุ่งนี้”

1 ถ้าพรุ่งนี้มีข้อมูลเพิ่มขึ้นล่ะ?

วันนี้มีข้อมูล 20 แถว อาจเขียนสูตรครอบคลุมแค่แถวที่ 20

แต่ถ้าพรุ่งนี้มีข้อมูลเพิ่มขึ้นเป็น 20,000 แถว ต้องเขียนสูตรใหม่หรือเปล่า?

เค้าจึงเขียนสูตรแบบไดนามิกเพื่อรองรับข้อมูลที่เพิ่มขึ้น เช่น

• เปลี่ยนฟอร์แมตข้อมูลให้เป็น Table (Ctrl+T)
• ตั้งชื่อช่วงข้อมูลโดยใช้ Define Name ด้วยฟังก์ชั่น INDEX หรือ OFFSET

เพราะครั้งหน้า ต่อให้ข้อมูลเพิ่มเป็น 100,000 ก็ไม่ต้องเขียนสูตรใหม่ ใช้สูตรเดิมได้เลย

2 ถ้า “ค่าคงที่” ของพรุ่งนี้ไม่เหมือนเดิมล่ะ?

ถ้าสรุปข้อมูลวันนี้ คำว่า “ปีนี้” คือ 2020

แต่ถ้าสรุปข้อมูลพรุ่งนี้ คำว่า “ปีนี้” คือ 2021

แปลว่าใส่ตัวเลข 2020 ลงไปในสูตรไม่ได้! ไม่งั้นพอเปลี่ยนปี ก็ต้องแมนวลเปลี่ยนทุกครั้งร่ำไป

ในทางเดียวกัน “ปีที่แล้ว” ของปีนี้คือ 2019

แต่ “ปีที่แล้ว” ของปีหน้าคือ 2020

แปลว่าใส่ค่า 2019 ให้เป็น “ปีที่แล้ว” ในสูตรไม่ได้เช่นกัน

ต้องนำฟังก์ชั่นที่เกี่ยวกับการอ้างอิงมาช่วย เช่น

• VLOOKUP
• INDEX + MATCH
• SUMIFS

สูตรอาจจะยาวขึ้น แต่เชื่อเถอะว่าคุ้มค่าในระยะยาวแน่นอน ^__^

3 ถ้าพรุ่งนี้ขออะไรเพิ่ม(อีก)ล่ะ?

วันนี้ขอข้อมูลเป็นรายเดือน แต่ถ้าพรุ่งนี้ขอข้อมูลเป็นรายไตรมาสล่ะ?

ถ้าพรุ่งนี้ขอข้อมูลสะสมจากต้นปีถึงตอนนี้ (Year-to-date, YTD) ล่ะ?

ถ้าพรุ่งนี้ขอดูข้อมูลย้อนหลัง 5 ปีล่ะ?

ถ้าพรุ่งนี้ขอข้อมูลเปรียบเทียบข้อมูลกับปีที่แล้วล่ะ?

คนเก่ง Excel จะคิดในใจว่า

งั้นทำเผื่อไว้เลยดีไหม?

ออกแบบเป็น Pivot Table ดีไหม?

หรือ อาจถึงขั้นออกแบบการเก็บข้อมูลอินพุตใหม่ เพื่อรองรับความต้องการที่เพิ่มขึ้นในอนาคต แล้วก็สร้างตารางอ้างอิงเพิ่มขึ้น ลิงก์กันอุตลุด ชุลมุนวุ่นวาย

แม้งานเพิ่มขึ้นในครั้งแรก แต่เร็วกว่าทำใหม่ทุกครั้งแน่นอน ^__^

4 ถ้าพรุ่งนี้ต้องทำแบบเดิมอีกล่ะ?

ถ้ามีขั้นตอนที่ต้องทำสเต็ปเดิมซ้ำ ๆ เค้าจะ “ขี้เกียจ” เค้าจะหาทางเปลี่ยนวิธีจาก อัตโนมือ เป็น อัตโนมัติ ด้วยการเขียนคำสั่ง VBA หรือ Power Query

ครั้งแรกอาจใช้เวลาหลายชั่วโมง หรือหลายวัน

แต่ครั้งหน้า ใช้เวลาแค่ไม่กี่วินาทีก็เสร็จ

.

ถ้าไม่มี 4 คำถามนี้ การทำแมนวลอาจจะเร็วกว่า

แต่ส่วนใหญ่มันมักจะมีน่ะสิ แถมมีหลายข้อด้วย !

(ใครแอบพยักหน้ายกมือขึ้น ^^)

เพราะฉะนั้น การเขียนสูตรที่ดูวุ่นวาย การสร้างตารางอ้างอิงที่ดูเหมือนเพิ่มขั้นตอน การสร้างตัวแปรที่ดูเหมือนไม่จำเป็น คือการ “ลงทุน” และเป็นการลงทุนในระยะยาว

ตัวผมเองก็มักจะ “ลงทุน” เพราะตอนแรกบอกขอครั้งเดียว แต่พอได้ไปซักครั้งเท่านั้นล่ะ “ติดใจ” ขอใหม่ทุกเดือน

.

อย่างไรก็ตาม ก่อนลงทุนต้องตรวจสอบว่า

งานนี้มีโอกาสทำซ้ำไหม?

งานนี้เป็นข้อมูลอ้างอิงให้งานอื่นได้ไหม?

เพราะการลงทุนบางครั้งอาจใช้เวลา 3 วัน ในขณะที่ทำแมนวลอาจใช้เวลาแค่ 3 ชั่วโมง

การลงทุน 3 วันเพื่อประหยัดเวลา 3 ชั่วโมง ไม่ใช่แนวทางที่ถูกต้อง

เพราะการ “ลงทุน” มีความเสี่ยง โปรดศึกษาข้อมูลก่อนตัดสินใจทุกครั้ง ^__^

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่โดยคลิก Like เฟซบุ๊กแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^