“อย่าตัดสินคนจากการแต่งตัวสิ!”

เคยได้ยินประโยคนี้ไหมครับ?

ประโยคนี้แปลว่า

“ส่วนใหญ่เราตัดสินคนจากการแต่งตัว!”

ฉันใดก็ฉันนั้นกับรีพอร์ต

34094938_s.jpg

ปฏิเสธไม่ได้ว่า หน้าตาของรีพอร์ตมีผลต่อ อารมณ์ ของคนอ่าน

ถ้าหน้าตารีพอร์ตดูโปร คนอ่านจะรู้สึกว่า คนทำตั้งใจ ให้ความสำคัญกับรายละเอียด “ปัง”ใจคนอ่าน

น่าเสียดายที่คนส่วนใหญ่ทำรีพอร์ตไม่ปังไม่โปร เพราะเหตุผล 4 ข้อนี้ครับ..

1 ไม่มีใครสอน

ตั้งแต่ผมเริ่มทำงานจนถึงวันนี้ (จริงๆต้องนับสมัยเรียนด้วย) ไม่เคยมีใครสอนเลยว่าต้องทำรีพอร์ตยังไงให้ปังให้โปร

มีแต่บอกว่าให้ทำรีพอร์ตนู่นนั่นนี่ พอทำออกมาแล้วไม่โดน ก็บอกให้ไปแก้

แต่ไม่เคยสอนว่าต้องทำยังไงให้มันโปร!

ฮ่วย!!

ยิ่งเวลาเหลือน้อย ก็เลยทำให้มันเสร็จแบบ “ขอไปที”

ผมคิด(เอาเอง)ว่าคนส่วนใหญ่ก็คงมีชะตากรรมคล้ายๆกัน

ทุกคนต้องการสร้างรีพอร์ตที่โปรที่ปัง 

ปัญหาคือไม่รู้ว่าต้องทำยังไง และไม่มีใครสอน…

มีคนอยู่กลุ่มนึงครับ ที่ทำรีพอร์ตดูดีมีชาติตระกูล 

ไม่เฉพาะแค่หน้าตา แต่ยังรวมถึงเนื้อหา และการเรียบเรียง

คนกลุ่มนั้น ส่วนใหญ่เคยทำงานให้กับบริษัทที่ปรึกษาทางธุรกิจ (Business Consultant) ครับ

ทำไมคนจากบริษัทที่ปรึกษาถึงทำรีพอร์ตเก่งล่ะ?

เพราะเค้าสอนกันจริงจังครับ เป็นเรื่องที่ให้ความสำคัญมาก

ถ้ามีเพื่อนทำงานบริษัทแนวนี้ ลองถามพวกเขาดูครับว่าสอนกันยังไง?

พวกเขาจะมีเทคนิค กลเม็ดเคล็ดลับมากมายที่ทำให้รีพอร์ดดูโปรดูปัง!

เช่น เดิมทีรีพอร์ตถูกออกแบบมาหน้าตาบ้านๆแบบนี้

NormalTable_160215

เค้าจะปรับเป็นแบบนี้ครับ

Heatmap

ถ้าไม่ใช่บริษัทที่ปรึกษา ส่วนใหญ่ไม่ค่อยเคี่ยวกรำกันด้านนี้เท่าไร ซึ่งเป็นเรื่องน่าเสียดาย…

.

2 เราคือ “เหยื่อ” ของรีพอร์ตรอบกาย

เคยได้ยินคำพูดที่ว่า “เราคือลูกหลานของสิ่งแวดล้อม” ไหมครับ?

ด้วยเหตุผลข้อแรก รีพอร์ตส่วนใหญ่จึงถูกออกแบบในสไตล์ “ขอไปที”

เราจึงเห็นรีพอร์ตแบบขอไปทีผ่านตาจนชาชิน

หันไปทางซ้ายก็เจอ หันไปทางขวาก็เจอ

ซึมซับทีละน้อยจนทำรีพอร์ตแบบขอไปทีแบบไม่รู้ตัว

กลายเป็น “เหยื่อ” โดยไม่ได้ตั้งใจ

PivotTable_AmatuerFormat_160215.png

ในทางตรงข้าม ถ้าเราอยู่ในสิ่งแวดล้อมที่ให้ความสำคัญกับเรื่องนี้

จากรีพอร์ตหน้าตาแบบเมื่อสักครู่ เราจะได้รับการฟูมฟักให้สร้างรีพอร์ตแบบนี้แทนครับ

PivotTable_ProfessionalFormat_160215

แน่นอนว่าขั้นตอนเพิ่มขึ้นยุ่บยั่บ แต่ผลลัพธ์ถือว่าคุ้มค่า

.

3 ทำตามๆกันมา

“ทำไมถึงทำรีพอร์ตหน้าตาแบบนี้ล่ะ?”

ผมถามน้องคนหนึ่งเมื่อเห็นรีพอร์ตหน้าตาแบบนี้

ActualvsGoal_Pyramid_NonSense_160215.png

คำตอบที่ได้รับคือ

“ไม่รู้เหมือนกัน ทำกันมาตั้งแต่สมัยพี่คนเก่าที่ลาออกไปแล้ว”

อาจฟังเหมือนเรื่องตลก แต่นี่คือเรื่องจริง!

หลายครั้งที่เราทำรีพอร์ตตามฟอร์แมตเดิมๆ โดยที่ไม่รู้ว่าทำไมต้องทำแบบนี้ รู้แค่ว่าต้องทำ

ทั้งที่จริงๆรีพอร์ตนั้นอาจถูกออกแบบด้วยสไตล์ “ขอไปที” จากคนเก่าก็ได้!

ในทางตรงข้าม ถ้าเราใช้ชั่วโมงบิน + จินตนาการ

จากกราฟรูปกรวยเมื่อครู่

อาจเปลี่ยนเป็นแบบนี้

ColumnAndLine_160215

หรือแบบนี้

Thermometer Chart

หรือแบบนี้ก็ได้

LineVariance_160215

ขึ้นกับว่า ต้องการเน้นประเด็นใด

.

4 ทำสวยไปก็เท่านั้น

“มันก็แค่ปรับฟอร์แมตนี่ จำเป็นด้วยเหรอ เสียเวลาออก?”

คำว่า “จำเป็น” หรือ “เสียเวลา” อยู่ที่มุมมองครับ

ถ้าเราสร้างรีพอร์ต แล้วดูกันกับหัวหน้าแค่ 2 คน บางทีการปรับฟอร์แมตอาจเป็นเรื่องเสียเวลาก็ได้…

แต่ถ้าเราเป็นเจ้าของบริษัท แล้วต้องพรีเซ็นต์งานให้ลูกค้าฟังในงานประชุมใหญ่บิ๊กบึ้ม เราคงไม่สามารถพรีเซ็นต์ด้วยตารางบ้านๆใช่ไหมครับ?

หัวหน้าคนนี้อาจไม่ให้ความสำคัญ

หัวหน้าคนต่อไปอาจให้ความสำคัญก็ได้…

การทำรีพอร์ตเป็นทักษะ

ทักษะแปลว่าฝึกได้

ถ้าวันนี้เรายังไม่ได้ไปพรีเซ็นต์ในงานประชุมใหญ่บิ๊กบึ้ม ลองพัฒนาทักษะด้านการทำรีพอร์ต เพื่อเตรียมตัวสำหรับวันนั้นดีไหมครับ ^__^

.

สำหรับเหตุผลข้อ 2-4 ผมคงไม่สามารถช่วยอะไรได้

แต่สำหรับเหตุผลข้อ 1 (ไม่มีใครสอน) บทความของผมอาจมีประโยชน์บ้างครับ ^__^

.

ขอบคุณแรงบันดาลใจจากหนังสือเรื่อง Storytelling With Data แต่งโดยคุณ Cole Nussbaumer Knaflic

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^