“อยากใช้ Function Excel เก่งๆ ซื้อหนังสือเล่มไหนดี?”

ผมมักได้รับคำถามนี้อยู่เสมอ

คำตอบที่ตอบทุกครั้งคือ

“ทำไมต้องซื้อ?”

“ในเมื่อเรา “มี” หนังสือเล่มนั้นอยู่แล้ว!”

ไม่เชื่อหรือครับ?

งั้นมาพิสูจน์กัน!

เริ่มจากพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) ตามด้วยชื่อฟังก์ชันที่ต้องการ (ในเซลล์ใดๆ)

สมมติเราอยากรู้ว่าฟังก์ชัน NETWORKDAYS.INTL ใช้งานยังไง เราก็พิมพ์ว่า

=NETWORKDAYS.INTL

(ไม่ต้องพิมพ์ชื่อฟังก์ชันให้ครบทุกตัวอักษรก็ได้ครับ พิมพ์แค่ 2-3 ตัวก่อน พอมีไกด์ชื่อฟังก์ชันขึ้นมา เลือกฟังก์ชันนั้น แล้วกดปุ่ม Tab เอ็กเซลจะพิมพ์ต่อให้จนเสร็จ)

กดปุ่ม fx เพื่อเรียกหน้าต่างช่วยใส่ฟังก์ชัน (Function Arguments) ขึ้นมา

จากนั้นคลิกคำว่า “Help on this function”

สิ่งที่ขึ้นมาคือ “หนังสือ” ที่พวกเทพๆเค้าใช้กันครับ

ใช่ครับ มันคือ Help ใน Excel นั่นเอง

อย่าเพิ่ง!

อย่าเพิ่งคิดว่าเนื้อหาใน Help ไม่ดี

จริงๆแล้วเนื้อหาใน Help ดีมาก แถมมีตัวอย่างการใช้งานให้ “ดาวน์โหลด” ฟรีด้วย

ใครไม่ถนัดอ่านภาษาอังกฤษ ผมแนะนำให้ข้ามเนื้อหาส่วนต้นไปก่อน

เลื่อนหน้าจอลงมาล่างๆ จะพบคำว่า Example

อยากดาวน์โหลดตัวอย่างนี้เก็บไว้บนเครื่องของเรา

ง่ายมากครับ…

ก็อปปี้เนื้อหาทั้งหมดก่อน (ลากครอบแล้วกด Ctrl+C ก็ได้)

แล้วแปะใส่เซลล์ A1 ของชีตใดๆ

(ห้ามแปะใส่เซลล์อื่น ไม่งั้นผลลัพธ์จากการคำนวณจะผิดพลาด)

อ้อ! ตอนแปะ แนะนำให้ใช้วิธีคลิกขวา แล้วเลือก Paste Options แบบ Match Destination Formatting นะครับ แปะแล้วดูเนียนตา

พอแปะเสร็จ จะได้ตัวอย่างที่อยู่ใน Help เมื่อสักครู่นี้อยู่บนเครื่องของเรา

ชาดาม!

คลิกเซลล์ในคอลัมน์ A สังเกตตรงฟอร์มูล่าบาร์ จะเห็นว่า เซลล์นั้นก็คือตัวอย่างการใช้ฟังก์ชันที่เราสนใจนั่นเอง!

(จากภาพด้านบน มีตัวอย่างการใช้งานฟังก์ชั่น NETWORKDAY.INTL 4 แบบ)

ลองปรับความกว้างของคอลัมน์ B นิดนึง คอลัมน์นี้คือส่วนที่อธิบายว่า ทำไมตัวอย่างนี้จึงได้ผลลัพธ์แบบนี้

อธิบายแบบละเอียดยิบ

เจ๋งสุดๆป่ะล่ะ… ^__^

เวลาเอ็กเซลออกเวอร์ชันใหม่ มักจะมีฟังก์ชันใหม่มาด้วยเสมอ ซึ่งแน่นอนว่า ยังไม่มีใครใช้เป็น

พวกเทพๆ เค้าก็ศึกษาฟังก์ชันใหม่ด้วยวิธีนี้นี่แหละครับ เป็นวิธีที่สะดวก และรวดเร็วมาก

แนะนำให้ศึกษาวิธีใช้งานจากตัวอย่าง ก่อนอ่านรายละเอียดในส่วนเนื้อหา

การเรียนจากตัวอย่าง สนุก และเข้าใจง่ายกว่าอ่านรายละเอียดส่วนเนื้อหามาก

อย่างไรก็ตาม ถ้าต้องการเข้าใจฟังก์ชันนั้นแบบถึงแก่น จำเป็นต้องอ่านรายละเอียดส่วนเนื้อหาครับ จะได้รู้ว่ามีออปชันการใช้อย่างไรบ้าง

อ้อ! ถ้าเป็นฟังก์ชันตระกูลวันที่และเวลา ต้องระวังเรื่องรูปแบบข้อมูลด้วยนะครับ

เพราะตัวอย่างใน Help ถูกกำหนดรูปแบบวันที่เป็น เดือน-วัน-ปี (ไม่ใช่ วัน-เดือน-ปี)

เพราะฉะนั้น เราต้องปรับรูปแบบวันที่ของคอมพ์เราให้เป็น เดือน-วัน-ปี ด้วยเช่นกัน ไม่งั้นผลลัพธ์ที่ “ดาวน์โหลด” ออกมาจะดูเอ๋อๆ

ไม่ถนัดอ่าน อยากดูคลิปหรือครับ?

ไมโครซอฟต์เค้าจัดให้แล้วครับ

Help ของบางฟังก์ชั่นมีคลิปให้ด้วยนะเออ!

เช่น ฟังก์ชั่น VLOOKUP

ฟังก์ชั่น INDEX ก็มีคลิปเช่นกัน

อย่างไรก็ตาม ฟังก์ชันที่มีคลิปสอน มีเพียงไม่กี่ฟังก์ชันเท่านั้น ส่วนใหญ่มักเป็นฟังก์ชันยอดฮิต

สำหรับ Help ของฟังก์ชั่น INDEX นั้น ผมว่าเป็น Help ที่เจ๋งมากๆเลย

ถ้าไม่เคยอ่าน Help ของ INDEX แนะนำให้อ่านครับ ไม่ว่าคุณจะใช้ INDEX เป็นอยู่แล้วก็ตาม คุณจะได้มุมมองใหม่ๆแน่นอน

ลองก็อปปี้ตัวอย่างมาศึกษาครับ (Example 4) เป็นตัวอย่างที่น่าสนใจมาก

—————————-

แล้ว Help มีข้อเสียไหม?

นอกเหนือจากกำแพงด้านภาษาแล้ว ข้อเสียของ Help คือ อธิบายแต่ละฟังก์ชันแบบเอกเทศเกินไป

คือมักอธิบายวิธีใช้ฟังก์ชันนั้นแบบเดี่ยวๆ แต่ในชีวิตจริง เรามักไม่ค่อยใช้ฟังก์ชันแบบเดี่ยวๆสักเท่าไร มักใช้ร่วมกับฟังก์ชันอื่นเสมอ

ไม่ค่อยมีตัวอย่างการใช้งานแบบประยุกต์มากนัก

ถ้าอยากหาตัวอย่างการใช้งานฟังก์ชันแบบประยุกต์ ควรหาจากไหนหรือครับ?

แนะนำให้หาจากเว็บนี้ครับ https://exceljet.net/formulas

มีตัวอย่างสูตรประยุกต์ขั้นเทพมากมาย

บางตัวอย่างเป็นแบบแอดวานซ์ซุปเปอร์ไซย่าอาราเร่บึ้นๆด้วย

แนะนำอย่างแรงครับ ^__^

ข้อเสียของเว็บนี้คงมีแค่ข้อเดียวคือ เขียนเป็นภาษาอังกฤษ (แต่อาจไม่ใช่ข้อเสียสำหรับบางคนก็ได้)

---

อย่างไรก็ตาม การศึกษาฟังก์ชันใดๆ อย่าศึกษาแค่วิธีการใช้ อย่าทดลองใช้เพียงตัวอย่างเดียว อย่าใช้แค่พอเป็นแล้วก็ปล่อยผ่านไป

แต่…ควรให้ศึกษาครอบคลุมทั้ง 4 มุมนี้ครับ

1. ความเหมือน: ฟังก์ชันที่ให้ผลลัพธ์คล้ายกันมีฟังก์ชันอะไรบ้าง? จุดที่แตกต่างกันคืออะไร?
2. ย้อนศร: ฟังก์ชันที่ให้ผลลัพธ์ตรงกันข้ามมีฟังก์ชันอะไรบ้าง?
3. ข้อจำกัด: มีเคสอะไรบ้างที่จะทำให้ผลลัพธ์ผิดพลาด ถ้าใช้กับ 0 จะเป็นอย่างไร? ถ้าใช้กับค่าติดลบจะเป็นอย่างไร?
4. ประยุกต์: ใช้ฟังก์ชันนี้ร่วมกับฟังก์ชันใดได้บ้าง? นำไปใช้กับเคสไหน?

นั่นคือสิ่งสำคัญ และเป็นสิ่งที่หนังสือต่างๆไม่ค่อยพูดถึง (เพราะถ้าพูดถึง หนังสือเล่มนั้นคงหนาประมาณหนึ่งฟุต)

แต่… แค่ที่มีใน Help ก็เหลือกินเหลือใช้แล้วล่ะครับ ^__^

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^