“อยากใช้ Function Excel เก่งๆ ซื้อหนังสือเล่มไหนดี?”

ผมมักได้รับคำถามนี้อยู่เสมอ

คำตอบที่ตอบทุกครั้งคือ

“ทำไมต้องซื้อ?”

“ในเมื่อเรา “มี” หนังสือเล่มนั้นอยู่แล้ว!”

43146662 - book, stack, laptop.

ไม่เชื่อหรือครับ?

งั้นมาพิสูจน์กัน!

เริ่มจากพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) ตามด้วยชื่อฟังก์ชันที่ต้องการ (ในเซลล์ใดๆ)

สมมติเราอยากรู้ว่าฟังก์ชัน NETWORKDAYS.INTL ใช้งานยังไง เราก็พิมพ์ว่า

=NETWORKDAYS.INTL

(ไม่ต้องพิมพ์ชื่อฟังก์ชันให้ครบทุกตัวอักษรก็ได้ครับ พิมพ์แค่ 2-3 ตัวก่อน พอมีไกด์ชื่อฟังก์ชันขึ้นมา เลือกฟังก์ชันนั้น แล้วกดปุ่ม Tab เอ็กเซลจะพิมพ์ต่อให้จนเสร็จ)

กดปุ่ม fx เพื่อเรียกหน้าต่างช่วยใส่ฟังก์ชัน (Function Arguments) ขึ้นมา

NETWORKDAYS.INTL_FunctionArguments.png

จากนั้นคลิกคำว่า “Help on this function”

HelpOnThisFunction.png

สิ่งที่ขึ้นมาคือ “หนังสือ” ที่พวกเทพๆเค้าใช้กันครับ

Help_NETWORKDAYS.INTL.png

ใช่ครับ มันคือ Help ใน Excel นั่นเอง

อย่าเพิ่ง!

อย่าเพิ่งคิดว่าเนื้อหาใน Help ไม่ดี

จริงๆแล้วเนื้อหาใน Help ดีมาก แถมมีตัวอย่างการใช้งานให้ “ดาวน์โหลด” ฟรีด้วย

ใครไม่ถนัดอ่านภาษาอังกฤษ ผมแนะนำให้ข้ามเนื้อหาส่วนต้นไปก่อน

เลื่อนหน้าจอลงมาล่างๆ จะพบคำว่า Example

Help_NETWORKDAYS.INTL_Example.png

อยากดาวน์โหลดตัวอย่างนี้เก็บไว้บนเครื่องของเรา

ง่ายมากครับ…

ก็อปปี้เนื้อหาทั้งหมดก่อน (ลากครอบแล้วกด Ctrl+C ก็ได้)

Help_NETWORKDAYS.INTL_Example_Copy.png

แล้วแปะใส่เซลล์ A1 ของชีตใดๆ

(ห้ามแปะใส่เซลล์อื่น ไม่งั้นผลลัพธ์จากการคำนวณจะผิดพลาด)

อ้อ! ตอนแปะ แนะนำให้ใช้วิธีคลิกขวา แล้วเลือก Paste Options แบบ Match Destination Formatting นะครับ แปะแล้วดูเนียนตา

RightClick_MatchDestinationFormat.png

พอแปะเสร็จ จะได้ตัวอย่างที่อยู่ใน Help เมื่อสักครู่นี้อยู่บนเครื่องของเรา

Help_NETWORKDAYS.INTL_Example_Paste.png

ชาดาม!

คลิกเซลล์ในคอลัมน์ A สังเกตตรงฟอร์มูล่าบาร์ จะเห็นว่า เซลล์นั้นก็คือตัวอย่างการใช้ฟังก์ชันที่เราสนใจนั่นเอง!

Help_NETWORKDAYS.INTL_Example_ShowFormula.png

(จากภาพด้านบน มีตัวอย่างการใช้งานฟังก์ชั่น NETWORKDAY.INTL 4 แบบ)

ลองปรับความกว้างของคอลัมน์ B นิดนึง คอลัมน์นี้คือส่วนที่อธิบายว่า ทำไมตัวอย่างนี้จึงได้ผลลัพธ์แบบนี้

อธิบายแบบละเอียดยิบ

เจ๋งสุดๆป่ะล่ะ… ^__^

Help_NETWORKDAYS.INTL_Example_Description.png

เวลาเอ็กเซลออกเวอร์ชันใหม่ มักจะมีฟังก์ชันใหม่มาด้วยเสมอ ซึ่งแน่นอนว่า ยังไม่มีใครใช้เป็น

พวกเทพๆ เค้าก็ศึกษาฟังก์ชันใหม่ด้วยวิธีนี้นี่แหละครับ เป็นวิธีที่สะดวก และรวดเร็วมาก

แนะนำให้ศึกษาวิธีใช้งานจากตัวอย่าง ก่อนอ่านรายละเอียดในส่วนเนื้อหา

การเรียนจากตัวอย่าง สนุก และเข้าใจง่ายกว่าอ่านรายละเอียดส่วนเนื้อหามาก

อย่างไรก็ตาม ถ้าต้องการเข้าใจฟังก์ชันนั้นแบบถึงแก่น จำเป็นต้องอ่านรายละเอียดส่วนเนื้อหาครับ จะได้รู้ว่ามีออปชันการใช้อย่างไรบ้าง

อ้อ! ถ้าเป็นฟังก์ชันตระกูลวันที่และเวลา ต้องระวังเรื่องรูปแบบข้อมูลด้วยนะครับ

เพราะตัวอย่างใน Help ถูกกำหนดรูปแบบวันที่เป็น เดือน-วัน-ปี (ไม่ใช่ วัน-เดือน-ปี)

เพราะฉะนั้น เราต้องปรับรูปแบบวันที่ของคอมพ์เราให้เป็น เดือน-วัน-ปี ด้วยเช่นกัน ไม่งั้นผลลัพธ์ที่ “ดาวน์โหลด” ออกมาจะดูเอ๋อๆ

ไม่ถนัดอ่าน อยากดูคลิปหรือครับ?

ไมโครซอฟต์เค้าจัดให้แล้วครับ

Help ของบางฟังก์ชั่นมีคลิปให้ด้วยนะเออ!

เช่น ฟังก์ชั่น VLOOKUP

Help_VLOOKUP.png

ฟังก์ชั่น INDEX ก็มีคลิปเช่นกัน

Help_INDEX.png

อย่างไรก็ตาม ฟังก์ชันที่มีคลิปสอน มีเพียงไม่กี่ฟังก์ชันเท่านั้น ส่วนใหญ่มักเป็นฟังก์ชันยอดฮิต

สำหรับ Help ของฟังก์ชั่น INDEX นั้น ผมว่าเป็น Help ที่เจ๋งมากๆเลย

ถ้าไม่เคยอ่าน Help ของ INDEX แนะนำให้อ่านครับ ไม่ว่าคุณจะใช้ INDEX เป็นอยู่แล้วก็ตาม คุณจะได้มุมมองใหม่ๆแน่นอน

ลองก็อปปี้ตัวอย่างมาศึกษาครับ (Example 4) เป็นตัวอย่างที่น่าสนใจมาก

Paste_Help_INDEX_FormulaBar.png

—————————-

แล้ว Help มีข้อเสียไหม?

นอกเหนือจากกำแพงด้านภาษาแล้ว ข้อเสียของ Help คือ อธิบายแต่ละฟังก์ชันแบบเอกเทศเกินไป

คือมักอธิบายวิธีใช้ฟังก์ชันนั้นแบบเดี่ยวๆ แต่ในชีวิตจริง เรามักไม่ค่อยใช้ฟังก์ชันแบบเดี่ยวๆสักเท่าไร มักใช้ร่วมกับฟังก์ชันอื่นเสมอ

ไม่ค่อยมีตัวอย่างการใช้งานแบบประยุกต์มากนัก

ถ้าอยากหาตัวอย่างการใช้งานฟังก์ชันแบบประยุกต์ ควรหาจากไหนหรือครับ?

แนะนำให้หาจากเว็บนี้ครับ https://exceljet.net/formulas

Exceljet_Formulas.png

มีตัวอย่างสูตรประยุกต์ขั้นเทพมากมาย

Exceljet_Formulas_SUM.png

บางตัวอย่างเป็นแบบแอดวานซ์ซุปเปอร์ไซย่าอาราเร่บึ้นๆด้วย

Exceljet_Formulas_Example.png

แนะนำอย่างแรงครับ ^__^

ข้อเสียของเว็บนี้คงมีแค่ข้อเดียวคือ เขียนเป็นภาษาอังกฤษ (แต่อาจไม่ใช่ข้อเสียสำหรับบางคนก็ได้)


อย่างไรก็ตาม การศึกษาฟังก์ชันใดๆ อย่าศึกษาแค่วิธีการใช้ อย่าทดลองใช้เพียงตัวอย่างเดียว อย่าใช้แค่พอเป็นแล้วก็ปล่อยผ่านไป

แต่…ควรให้ศึกษาครอบคลุมทั้ง 4 มุมนี้ครับ

  1. ความเหมือน: ฟังก์ชันที่ให้ผลลัพธ์คล้ายกันมีฟังก์ชันอะไรบ้าง? จุดที่แตกต่างกันคืออะไร?
  2. ย้อนศร: ฟังก์ชันที่ให้ผลลัพธ์ตรงกันข้ามมีฟังก์ชันอะไรบ้าง?
  3. ข้อจำกัด: มีเคสอะไรบ้างที่จะทำให้ผลลัพธ์ผิดพลาด ถ้าใช้กับ 0 จะเป็นอย่างไร? ถ้าใช้กับค่าติดลบจะเป็นอย่างไร?
  4. ประยุกต์: ใช้ฟังก์ชันนี้ร่วมกับฟังก์ชันใดได้บ้าง? นำไปใช้กับเคสไหน?

นั่นคือสิ่งสำคัญ และเป็นสิ่งที่หนังสือต่างๆไม่ค่อยพูดถึง (เพราะถ้าพูดถึง หนังสือเล่มนั้นคงหนาประมาณหนึ่งฟุต)

แต่… แค่ที่มีใน Help ก็เหลือกินเหลือใช้แล้วล่ะครับ ^__^

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^