“พี่จะบอกเอชอาร์ว่าไม่ต้องจัดอบรม Excel แล้ว เรียนกันมาตั้งหลายคอร์ส ไม่เห็นมีอะไรดีขึ้นเลย”

อดีตหัวหน้าผม เคยบ่นให้ฟังช่วงบ่ายแก่ๆเดือนเมษา หลังพบว่าไฟล์งานที่ได้รับจากพนักงานคนหนึ่งอยู่ในสภาพ “เน่า” มาก ทั้งที่พนักงานคนนั้นเคยเข้าอบรมเอ็กเซลตั้งหลายคอร์สแล้ว

อบรมแล้ว ทำไมไม่ดีขึ้นล่ะ?

นั่นสิ ทำไม?

ยิ่งไปกว่านั้น จากประสบการณ์ตรง พบว่า

70% ขององค์กรที่จัดคอร์ส Excel เจอปัญหานี้ทั้งนั้น

หืมม์..ตัวเลข 70% ดูไม่สมเหตสมผลหรือครับ?

ได้ครับ งั้นผมขอปรับตัวเลขให้ดูสมเหตุสมผลขึ้น

90% ขององค์กรที่จัดคอร์ส Excel เจอปัญหานี้ทั้งนั้น !

ทำไมน่ะหรือครับ?

จากประสบการณ์ที่เคยเป็นทั้งคนเรียน และคนสอน คิดว่าเกิดจาก 4 สาเหตุนี้ครับ

1 “เกณฑ์” คนไม่มี “เพน” เข้าเรียน

วิธีการ “เกณฑ์” คนเข้าเรียนที่ไม่เวิร์คเลย คือ

เอชอาร์ส่งอีเมล์ถึงทุกคนในบริษัท จะมีการจัดอบรมเอ็กเซลคอร์สนี้นะ รายละเอียดตามนี้ๆๆ ใครอยากเรียนให้ลงชื่อ…

อ่านถึงบรรทัดนี้ บางคนอาจนึกในใจว่า

“ไม่เวิร์คยังไง?”

“ปกติก็ทำกันแบบนี้ไม่ใช่เหรอ?”

ก็เพราะว่าปกติทำกันแบบนี้ ผลที่ออกมาจึงไม่เวิร์คไงครับ

การจัดคนเข้าอบรมเอ็กเซลนั้น ควรโฟกัสเฉพาะคนที่มี “เพน” กับเอ็กเซลเท่านั้น

คำว่า “เพน” คืออะไรน่ะหรือครับ?

“เพน” ก็คือ Pain หรือ ความเจ็บปวด นั่นเอง

การจัดอบรมเอ็กเซล สิ่งสำคัญคือ ผู้เข้าอบรมต้องมีความรู้สึกอยากเรียนเอ็กเซลจริงๆ

คืออยากแบบประมาณว่า อยากเรียนมากกกก เจอปัญหาทุกวัน อดทนแก้ปัญหาแบบถึกๆมานานแล้ว และต้องการพัฒนาทักษะด้านเอ็กเซลอย่างจริงจัง

จริงจังเรียกแค่ไหน แค่ไหนเรียกจริงจัง?

ง่ายๆเลยคือ อยากเก่งเอ็กเซล

อยากเก่งแบบ อยากเก่งไปเลย อยากเก่งระดับเทพยิ่งดี

ไม่ใช่ว่า อยากรู้เทคนิคนี้ จะได้ใช้กับไฟล์นี้ (ไฟล์เดียว) ไม่ได้มีความสนใจจะนำเทคนิคนี้ไปประยุกต์กับไฟล์อื่น หรือนำเทคนิคนี้ไปสร้างสรรค์ไฟล์อื่นให้ดีขึ้น

โอย.. คนแบบนี้ องค์กรนึงจะมีสักกี่คน?

ขอตอบแบบตรงๆว่า คนแบบนี้มีน้อยครับ แต่ก็ไม่ได้น้อยขนาดไม่มี

ผมเชื่อว่า ในทุกองค์กร มีคนที่มี “เพน” กับเอ็กเซล และต้องการเก่งเอ็กเซลจริงๆ

เพียงแต่เรา “หา” เค้าเจอหรือเปล่า…

ต้องยอมรับว่า พนักงานบางคนในองค์กร มองการอบรมเป็น “การเปลี่ยนบรรยากาศ”

เวลาจัดอบรม มักจะลงชื่อทุกคอร์ส

แต่…ตั้งใจเรียนจริงๆหรือเปล่า อยากรู้เรื่องนั้นจริงๆหรือเปล่า มีความต้องการอย่างแรงกล้าจริงๆหรือเปล่า

ไม่แน่ใจ….

2 ห้องเรียนอุ่นหนาฝาคั่ง

หนึ่งในความคิดที่ทำให้การจัดอบรมแบบ In-house ไม่เวิร์คคือ

“จัดแบบ In-house คุ้มกว่า ส่งคนไปเรียนข้างนอก”

ผมไม่ได้หมายความว่า ความคิดนี้ผิด

แต่หมายความว่า ความคิดนี้เป็นหนึ่งในสาเหตุที่ทำให้การจัดอบรมไม่เวิร์ค

ทำไมน่ะหรือครับ?

ก็เพราะคิดว่า “คุ้ม” ก็เลย maximize ความคุ้มนี้ให้สูงสุด

โดยการจัดทุกคนที่ลงชื่อ (ตามข้อ 1) ลงไปในคลาส ทำให้คลาสนั้น “อุ่นหนาฝาคั่ง”

เรียนกันเกือบทั้งบริษัท บางแผนกมากันทั้งบาง

ถ้าดูตัวเลขต้นทุนต่อหัว เหมือนจะ “คุ้ม” กว่าส่งไปเรียนข้างนอก แต่เอาเข้าจริง ถ้าคนเรียนไม่มีเพน นั่นไม่ต่างอะไรกับ

ตำน้ำพริกละลายแม่น้ำ

ต้นทุนต่อหัวถูกจริง แต่เรียนแล้วได้ผลจริงๆแค่ 2 คน งั้นส่ง 2 คนนั้นไปเรียนข้างนอกจะ “คุ้ม” กว่าไหม?

จากประสบการณ์สอน In-house ให้กับหลายบริษัท ขอบอกเลยว่า

“จำนวนผู้เรียน แปรผกผัน กับประสิทธิภาพของคอร์ส”

นั่นคือ จำนวนผู้เรียนยิ่งเยอะ คลาสยิ่งมีประสิทธิภาพน้อย

ยิ่งผู้เรียนไม่มี “เพน” บอกได้เลยว่า บางคนนั่งเรียนให้จบตาม “มารยาท” เท่านั้นเอง

การเรียนเอ็กเซล ถือเป็นการเรียนเชิง Technical Skill

รูปแบบการอบรมอาจไม่สนุกเหมือนการอบรมเชิง Soft Skill

เนื้อหาบางส่วน บอกเลยว่ายาก ถ้าหลุดตั้งแต่ต้น อาจหลุดยาวจนจบ

ความตั้งใจและสมาธิเป็นสิ่งสำคัญมาก

ความตั้งใจ อาจแก้ไขได้โดยเลือกคนที่มีเพนจริงๆ

ส่วนสมาธิ ยิ่งจำนวนผู้เรียนน้อย ผู้เรียนยิ่งมีสมาธิ รู้สึกว่าคนสอนสนใจ รู้สึกว่าคนสอนมองตา

การเรียนเอ็กเซลเป็นการเรียนภาคปฏิบัติ แปลว่า คนเรียนต้องฝึกทำตลอดทั้งคลาส

(ถ้าเรียนเอ็กเซลแล้วกอดอกนั่งฟังเฉยๆ ไม่ต้องเรียน เสียเวลา เอาเวลาไปทำงานดีกว่า)

มีโอกาสที่ทำแล้วติดขัด(สูง) หรือทำแล้วได้ผลลัพธ์ไม่เหมือนอาจารย์ผู้สอน

ในทางตรงข้าม ถ้าห้องเรียน “กะทัดรัด” อาจารย์ผู้สอนจะสามารถให้คำแนะนำได้ทุกคน ตอบคำถามได้ทั่วถึง

ผู้เรียนจะรู้สึกว่า อาจารย์ใส่ใจ บรรยากาศการเรียนจะมีสิ่งที่เรียกว่า Flow เกิดขึ้น

แม้จะเรียนน้อยคน แต่คลาสมีประสิทธิภาพ ต้นทุนต่อหัวอาจจะสูงหน่อย แต่ไม่ตำน้ำพริกละลายแม่น้ำแน่นอน..

3 Basic-Intermediate-Advanced

คอร์ส Excel ที่มีในตลาด มักมี 3 คอร์สคือ

Basic Excel, Intermediate Excel และ Advanced Excel

ผมไม่ทราบว่าใครเป็นคนกำหนดเนื้อหาแต่ละคอร์ส และก็ไม่ทราบว่าเกณฑ์ในการจัดแบ่งเนื้อหาของแต่ละคอร์สคืออะไร แต่คิดว่าเกณฑ์นั้นไม่ตอบโจทย์เอามากๆ

คอร์ส Basic Excel เนื้อหายังพอทำเนา

แต่คอร์ส Intermediate Excel ผมดูเนื้อหาแล้ว คิดว่าเรื่องเหล่านี้ยังคงเป็น Basic ไม่รู้ว่าทำไมถึงจัดเป็น Intermediate

ยิ่งคอร์ส Advanced Excel ชื่อเป็น Advanced เอาเข้าจริง แค่เรียนเนื้อหาที่ไม่ได้อยู่ใน Basic กับ Intermediate เท่านั้นเอง บางเรื่องไม่เห็นจะแอดวานซ์ตรงไหน ไม่เข้าใจว่าทำไมจัดเป็น Advanced Excel

โดยส่วนตัวแล้ว ผมไม่ชอบคำว่า Basic, Intermediate และ Advanced เพราะคำเหล่านี้ไม่สื่ออะไรเลย

ถ้าจะหาคำมาแบ่งจริงๆ ผมคิดว่าควรใช้ 2 คำคือ

Basic และ Applied

Basic คือฟีเจอร์ต่างๆที่มีในเอ็กเซล อาจเรียนถึงวิธีการใช้ ความแตกต่างของฟีเจอร์นั้นกับฟีเจอร์นี้ ความเหมือนของฟีเจอร์นั้นกับฟีเจอร์นี้ เน้นให้เห็นภาพ และใช้เครื่องมือต่างๆให้เป็น

ส่วน Applied คือการเรียนแบบเวิร์คช็อป เน้นทำเคสเป็นหลัก แต่ละเคสต้องใช้ความรู้ Basic หลายอย่างผสมผสานกัน (เพราะในชีวิตจริง งานนึงไม่ได้ใช้แค่เทคนิคเดียว) ผู้เรียนจะต้องมีพื้นฐาน Basic ดีระดับหนึ่ง และต้องฝึกคิดเพื่อนำไปประยุกต์ใช้ในงานของตนเอง

อย่างไรก็ตาม ชื่อของคอร์สเรียนเอ็กเซลนั้น ใช้วัดอะไรไม่ได้ (รวมถึงชื่อคอร์สของผมด้วย) สิ่งสำคัญคือต้องดูเนื้อหาว่าสอนเกี่ยวกับอะไร ตัวอย่างที่เรียนมีความซับซ้อนระดับไหน มีการนำฟีเจอร์ต่างๆมาผสมผสานกันเพื่อให้เกิดแนวคิดประยุกต์ หรือใกล้เคียงกับโจทย์ที่เจอในชีวิตจริงหรือไม่

อีกสิ่งหนึ่งคือ เลือกอาจารย์ให้ตรงกับกลุ่มผู้เรียน ดูประสบการณ์ของอาจารย์คนนั้นเป็นหลัก โดยเฉพาะประสบการณ์ทำงานว่าเคยทำงานด้านใดบ้าง ประสบการณ์ที่เคยผ่านงานในด้านนั้นๆจะทำให้เข้าใจผู้เรียนว่าเจอโจทย์แบบใด และทำไมถึงเจอโจทย์แบบนั้น

ความคิดที่ว่า อาจารย์เอ็กเซล สอนเอ็กเซลเรื่องใดให้กับแผนกใดก็ได้ เป็นความคิดที่กว้างเกินไป

สำหรับตัวผมเองนั้น ประสบการณ์ทำงานค่อนมาทางการวิเคราะห์ การตลาด การขาย การจัดการฐานข้อมูล และบัญชี ในทางตรงข้าม ถ้าให้ผมสอนผู้เรียนที่ทำงานเกี่ยวกับการซ๋อมบำรุง การวางแผนการผลิต การควบคุมคุณภาพ ผมอาจไม่ใช่อาจารย์ที่ตอบโจทย์ผู้เรียนกลุ่มนี้

อย่างไรก็ตาม ในเมืองไทยมีคนเก่งเอ็กเซลชนิดเก่งมากๆหลายท่าน บางท่านมีประสบการณ์สูง สามารถสอนได้ทุกเรื่อง และสอนผู้เรียนได้ทุกสาขาอาชีพ แต่อาจารย์ที่สามารถสอนได้ในระดับนี้ ผมคิดว่ามีนับคนได้ (และผมก็ไม่ได้เป็นหนึ่งในนั้น)

เพราะฉะนั้น นอกจากคัดคนที่มี “เพน” เข้าเรียนแล้ว ห้องเรียนต้อง “กะทัดรัด” และต้องหาอาจารย์ที่ถนัดด้านนั้นจริงๆ

4 เรียนจบคือจบแล้ว

สิ่งสำคัญที่สุดหลังการเรียนคือ เรียนจบแล้วต้องไม่จบ

พอจบคอร์สแล้ว จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงอย่างน้อยหนึ่งอย่าง และควรบอกล่วงหน้าด้วยว่าเรียนแล้วต้องกลับมาทำอะไร

นั่นคือ ต้องนำไปใช้จริง หรือ “หาเรื่อง” นำไปใช้ให้ได้

สำหรับการอบรมแบบ In-house นั้น จำเป็นที่ต้องมีการมอบหมายให้ทำ “อะไรบางอย่าง” หลังจบคอร์ส

“อะไรบางอย่าง” ที่ง่ายที่สุดคือ การปรับไฟล์ที่ใช้งานอยู่ให้ดีขึ้นอย่างเห็นไดัช้ด

เอาง่ายๆคือ เรียนแล้วต้องมีการเปลี่ยนแปลง จะใช้ไฟล์เดิมๆ ทำงานแบบเดิมๆไม่ได้

ไม่งั้นจะเรียนไปทำไม!

หรือถ้าอยากให้ชัดเจนมากกว่านั้น มอบหมายให้ทำโปรเจ็คต์ไปเลย โดยมีเงื่อนไขว่าไฟล์นี้ต้องตอบโจทย์ เป็นระเบียบ และใช้งานง่าย

ถ้าเรียนจบ แล้วจบแล้ว ไม่ต้องทำอะไร การอบรมนั้นก็จะไม่ได้อะไรเช่นกัน

.

อ่านถึงตรงนี้ บางคนอาจคิดว่า

“แล้วควรจะทำยังไง?”

ง่ายมากครับ ทำตรงข้ามกับทั้ง 4 ข้อ

นั่นคือ

1 คัดเลือกคนที่มี “เพน” เข้าเรียน 

2 ห้องเรียน “กะทัดรัด” เรียนคนน้อยๆ

3 เลือกคอร์สและอาจารย์ให้ตรงกับกลุ่มผู้เรียน

4 มอบหมายงานให้ทำหลังเรียนจบ

การทำทั้งหมดนี้ได้ เอชอาร์ต้องทำงานร่วมกับหัวหน้างานแต่ละแผนกอย่างใกล้ชิด วางแผนว่าใครบ้างที่ควรเข้าอบรม และแผนนี้ควรอยู่ใน Personal Development Plan ของพนักงานคนนั้นด้วย

พอจบคอร์สแล้ว ต้องมอบหมายงานให้ทำอย่างต่อเนื่องเพื่อก่อให้เกิดความชำนาญ ซึ่งสามารถพัฒนาเป็นส่วนหนึ่งของ Career Path ของพนักงานคนนั้น

ทั้งหมดนี้ ไม่ใช่ง่ายๆ ต้องใช้พลังงานอย่างมาก

แต่ถ้าทำได้ทั้งหมดนี้ ผมเชื่อว่า

90% ขององค์กรที่จัดอบรม Excel ประสบความสำเร็จแน่นอน 

แต่…ถ้ามองว่า แค่จัดอบรมเอ็กเซล ต้องทำเยอะขนาดนี้เลยหรือ ทำแบบเดิมได้ไหม?

อย่าลืมว่า การอบรมแบบ In-house มีค่าใช้จ่ายทุกครั้ง

ไม่ว่าจะเป็น ค่าใช้จ่ายทางตรง และค่าใช้จ่ายทางอ้อม

ค่าใช้จ่ายทางตรง คือ ค่าจ้างวิทยากร ค่าอาหารเบรค ค่าอาหารกลางวัน

ค่าใช้จ่ายทางอ้อม คือ เวลาทำงานที่ต้องเสียไปตอนอบรม

มีค่าใช้จ่ายแล้ว ก็ต้องมีผลตอบแทน ไม่งั้นจะจ่ายไปทำไม?

หรือจะมองว่า การอบรมคือการลงทุนแบบหนึ่ง ก็มิผิด

การลงทุนที่ดี คือการลงทุนที่ให้ผลตอบแทน

และผลตอบแทนที่ว่า คือประสิทธิภาพของงานนั่นเอง

ถ้าลงทุนแล้วไม่เกิดผลตอบแทน การอบรมนั้นก็ไม่ต่างอะไรกับ ตำน้ำพริกละลายแม่น้ำ

แต่ถ้าวางแผนการอบรมให้ดี เลือกคนที่มีเพน เรียนกลุ่มเล็กๆ เลือกคอร์สให้ตรงความต้องการ มอบหมายงานให้ทำหลังเรียนจบ

ลงทุนแค่ไม่กี่บาท แต่ผลตอบแทนนั้นผลิดอกออกผลทุกวัน คุ้มแล้วคุ้มอีก

อยากให้จัดอบรมแล้ว “ตำน้ำพริกละลายแม่น้ำ” หรือ “คุ้มแล้วคุ้มอีก” เราเลือกได้เสมอครับ ^__^

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^