ปกติเวลาสร้างรีพอร์ต เราต้องเขียนสูตรเยอะแยะมากมายใช่ไหมครับ?

แต่เชื่อไหมครับว่า เราสามารถสร้างรีพอร์ตโดยการคลิกเมาส์เพียง 3 ครั้ง!

ไม่เชื่อหรือ?

งั้นมาพิสูจน์กัน

เริ่มจากเปิดข้อมูลขึ้นมาก่อน สมมติหน้าตาประมาณนี้

Data.png

คลิกข้อมูลเซลล์ใดก็ได้ แล้วไปที่ Ribbon Insert/ Recommended Pivot Tables

Insert_RecommendedPivotTable.png

จากนั้นคลิก OK

RecommendedPivotTable_OK.png

ได้รีพอร์ตแล้ว !!

RecommendedPivotTable_1stReport.png

3 คลิกเสร็จ เห็นไหมล่ะ !

ถ้าไม่ชอบรีพอร์ตหน้าตาแบบนี้ สามารถเลือกแบบอื่นจากด้านซ้ายมือได้เลยครับ

RecommendedPivotTable_Options

รีพอร์ตนี้ก็ 3 คลิกเช่นกัน

Format_1_Before

ใช่ครับ ผมกำลังพูดถึงคำสั่งที่ชื่อว่า Recommended Pivot Tables ที่เริ่มใช้ตั้งแต่ Excel 2013

ด้วยคำสั่งนี้ เราสามารถสร้างรีพอร์ต หรือสร้าง Pivot Table โดยการคลิกเมาส์เพียง 3 ครั้งเท่านั้น

เร็วที่สุดในสามโลกอ่ะ !!

ใครที่ตอนนี้ใช้ Excel 2013 หรือ Excel 2016 ต้องลองครับ

แต่ถ้าใครใช้ Excel 2010 หรือเวอร์ชันก่อนหน้านั้น ไม่ต้องน้อยใจไปครับ

เพราะผมใช้ Excel 2013 มาตั้งนานแล้ว แต่ไม่เคยใช้คำสั่งนี้เลย!

ทำไมน่ะหรือครับ?

เพราะผมคิดว่าคำสั่งนี้ไม่ตอบโจทย์

สิ่งที่ Recommended Pivot Tables สร้างไม่ใช่ “รีพอร์ต” แต่คือ “ข้อมูลสรุป”

ยังไงน่ะหรือครับ?

“ข้อมูลสรุป” กับ “รีพอร์ต” นั้นแตกต่างกัน

ถ้าจะอธิบาย ขออธิบายด้วยสมการนี้ครับ

“ข้อมูลสรุป” + “ใจ” = “รีพอร์ต”

ใช่ครับ ความแตกต่างคือ ข้อมูลสรุปไม่มี “ใจ” แต่รีพอร์ตมี “ใจ”

“ใจ” คืออะไรน่ะหรือครับ?

“ใจ” คือสิ่งที่คนสร้างรีพอร์ตต้องการสื่อถึงคนอ่าน

เพื่อให้เห็นภาพ เรามาใส่ “ใจ” ลงในตัวอย่างเมื่อสักครู่กันครับ…

จาก “ข้อมูลสรุป” ที่ได้จาก Recommended Pivot Tables ถ้าใส่ “ใจ” ลงไปจะกลายเป็น

After_1

หรือกลายเป็นAfter_2

หรืออาจเพิ่มเติมเป็นAfter_3เห็น “ใจ” ไหมครับ?

ในแง่ของรูปธรรรม “ใจ” คือการปรับฟอร์แมตให้อ่านง่าย ไม่ว่าจะเป็นการปรับฟอร์แมตตัวเลขให้มีคอมม่า การปรับตำแหน่งทศนิยม การตัดคำว่า Sum Of, Count Of ทิ้ง การใส่ Conditional Formatting

แต่ถ้ามองลึกลงไป “ใจ” คือ การตอบคำถามที่คาดว่าจะถูกถาม

(ถ้าสังเกตจะพบว่ามีวิเคราะห์สั้นๆที่หัวตารางด้วย)

หรือพูดง่ายๆก็คือ

“ใจ” = “อ่านง่าย” + “ตอบคำถามที่คาดว่าจะถูกถาม”

แล้วจะรู้ได้ยังไงว่า “คำถามที่คาดว่าจะถูกถาม” คืออะไร?

ง่ายมากครับ ให้ลองมองในมุมของคนอ่านรีพอร์ต แล้วคิดว่า

“ถ้าคุณเห็นข้อมูลสรุปนี้ คุณจะถามคำถามอะไรบ้าง”

แล้วจะพบว่า มีคำถามมากมายพรั่งพรูออกมา

สิ่งที่ต้องทำคือ เตรียมรีพอร์ตที่ตอบทุกคำถาม ซึ่งแน่นอนว่ารีพอร์ตเดียวอาจไม่สามารถตอบได้ทั้งหมด

“ถ้ามองแล้ว ไม่เห็นคำถามอะไรเลยล่ะ?”

ให้คิดว่า รีพอร์ตนี้จะถูกส่งให้ใคร หรือพรีเซ็นต์ให้ใครฟัง แล้วคิดต่อว่าถ้าคนๆนั้นอ่านรีพอร์ต เค้าจะถามคำถามอะไรบ้าง?

คุณอาจไม่เชื่อก็ได้ว่า เวลาผมพรีเซ็นต์งาน ผมเตรียมรีพอร์ตมากกว่า 20 ตาราง แม้ว่าตอนพรีเซ็นต์จะใช้เพียง 3 ตารางก็ตาม !!

ตอนพรีเซ็นต์ มักมีคำถามที่คาดไม่ถึงอยู่เสมอ

การตอบคำถามโดยมีรีพอร์ตรองรับ (เปิดรีพอร์ตขึ้นมาโชว์ตัวเลขให้เห็นเลย) กับการตอบปากเปล่าโดยไม่มีรีพอร์ตรองรับ ในความรู้สึกของคนถามนั้นแตกต่างกันราวฟ้าเหว

และความน่าเชื่อถือก็แตกต่างราวฟ้าเหวด้วยเช่นกัน…

.

Recommended Pivot Tables คือเครื่องมือที่สร้าง Pivot Table ได้อย่างง่ายดาย

แต่ปัญหาคือ Pivot Table ที่สร้างนั้นตอบโจทย์หรือเปล่า?

เครื่องมือสร้าง “ข้อมูลสรุป” ได้ แต่สร้างรีพอร์ตไม่ได้ เพราะข้อมูลสรุปเหล่านั้นไม่มี “ใจ”

แล้ว “ใจ” อยู่ที่ไหนน่ะหรือครับ?

ก็อยู่ที่คนสร้างรีพอร์ตไง!!

อย่าลืมใส่ “ใจ” ลงในรีพอร์ตก่อนส่งทุกครั้งนะครับ ^__^

.

สำหรับใครที่สนใจไฟล์ตัวอย่างของบทความนี้ สามารถดาวน์โหลดเพื่อศึกษาได้เลยครับ

RecommendedPivotTable_180523

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^__^