วิศวกรรีพอร์ต

Presentation ของเรามีหัวเรื่อง (Title) แบบนี้บ้างไหม?

• หลักการและเหตุผล
• งบกำไรขาดทุน
• กราฟแสดงยอดขายปี 2017

ถ้ามี ผมเกรงว่าเรากำลังใช้หัวเรื่องแบบ “เสียของ” ครับ

 ทำไมน่ะหรือครับ?

เพราะ หัวเรื่อง (Title)  คือ ประเด็นที่ต้องการสื่อ (Key Message) ไม่ใช่ หัวข้อ (Topic)! 

ขออธิบายด้วยเรื่องราวนี้ครับ …

“ไปแก้หัวเรื่องให้มันดีกว่านี้ได้ไหม” หัวหน้าโพล่งขึ้น หลังจากอ่านสไลด์ไปได้ 1 นาที (แต่ผมใช้เวลาทำสไลด์ชุดนั้น 2 วันเต็มๆ)

“ให้แก้ยังไงครับ” ผมถามกลับ

“สิ่งที่คุณเขียนมาคือหัวข้อ มันไม่ได้มีประโยชน์อะไรเลย” หัวหน้าตอบ

“ถ้าไม่ให้ใช้หัวข้อ แล้วจะใช้อะไรล่ะครับ” ผมย้อน

หัวหน้าชี้ไปยังสไลด์แผ่นที่ 5 ดีดนิ้วชี้ที่กระดาษดังเพียะ แล้วพูดขึ้นว่า

“สไลด์แผ่นนี้ต้องการสื่อถึงอะไร?”  

“สื่อว่ายอดขายปีที่นี้ดีกว่าปีที่แล้ว เนื่องจากมีการเปลี่ยนกฎหมายใหม่ครับ” ผมตอบ

“แล้วทำไมคุณไม่เขียนสิ่งที่คุณพูดเมื่อกี๊เป็นหัวเรื่องไปเลย!”

ผมสตันไป 3 วินาที…

“การเขียนหัวเรื่องว่า Actual vs Last Year มันสื่อถึงประเด็นนั้นได้ไหม”  หัวหน้าย้อนถาม (แต่น้ำเสียงเหมือนด่า)

ผมถึงกับอับจนถ้อยคำ ต้องถอยกรูดออกมา…

ตัดฉากมาที่โต๊ะของผม ตอนกำลังนั่งแก้สไลด์

“มาทำเองมั่งสิเฟ้ย แมร่ง” ผมสบถ

“แล้วจะเขียนหัวเรื่องยังไงดี” ผมคิดในใจ

ก็เลยอ่านสไลด์ใหม่ทุกแผ่น ด้วยความหงุดหงิด จึงอ่านเฉพาะหัวเรื่อง ไม่อ่านเนื้อหาในสไลด์

พออ่านจบ ถึงได้เข้าใจว่า

ไม่ได้อะไรจากสไลด์ชุดนั้นเลย!

ถ้าสไลด์มีแต่หัวเรื่องที่เขียนว่า Background, Income Statement, Q3 Forecast สไลด์ชุดนั้นคือสไลด์ “บรรยาย”

ไม่ใช่สไลด์ “นำเสนอ”

สไลด์ที่ดี ควรทำให้ผู้ฟังเข้าใจว่า ต้องการสื่ออะไร

วิธีที่ง่ายที่สุด (ถ้าไม่ได้สื่อด้วยภาพ) ก็คือ บอกสิ่งที่ต้องการสื่อลงไปในหัวเรื่องนั่นแหละ!

เช่น

• กระบวนการปัจจุบันมีขั้นตอนมากเกินไป และใช้ต้นสูงทุนสูงกว่าที่ควรเป็น (จากเดิมคือ หลักการและเหตุผล)
• ผลกำไรปีนี้สูงกว่าเป้าหมาย 5% และเติบโตจากปีที่แล้ว 20% (จากเดิมคือ งบกำไร-ขาดทุน)
• แม้ยอดขายต่ำกว่าเป้าหมาย แต่ยังมีสัญญาณบวกจาก Product A (จากเดิมคือ กราฟแสดงยอดขายปี 2017)

เห็นไหมครับว่า ใช้ ประเด็น ช้ดเจนกว่าใช้ หัวข้อ

ถ้าเมสเซสชัดเจนตั้งแต่หัวเรื่อง รายละเอียดในสไลด์ก็ง่ายขึ้นอักโข

ในชีวิตจริงมันไม่ง่าย บางครั้งประเด็นมันไม่สั้นขนาดจบในหนึ่งหรือสองบรรทัดหรอก!

ถ้าประเด็นของสไลด์นั้นยาว หรือค่อนข้างซับซ้อน

ทำไมไม่ใช้คำถามเป็นหัวเรื่องแทนล่ะครับ?

เช่น

• ทำไมต้องมีโปรเจ็คต์นี้?
• เหตุใดยอดขายกับผลกำไรถึงไม่สอดคล้องกัน?
• ผลการตอบรับสินค้าใหม่จากลูกค้าคือ?

การใช้หัวเรื่องในลักษณะนี้ ชวนให้ผู้ฟังติดตาม และสอดคล้องกับแนวคิดสตอรี่บอร์ด (Storyboard)

เพราะจริงๆแล้ว การนำเสนอ ก็คือ การเล่าเรื่อง (Story) แบบหนึ่ง

(การเล่าเรื่องแต่ละครั้ง อาจมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน ขึ้นกับว่าผู้ฟังเป็นใคร และผู้นำเสนอเป็นใคร)

สไลด์ที่ดี ไม่จำเป็นต้องมีอนิเมชั่นสวยหรู ไม่ต้องมีสีสันสดใส ไม่ต้องดูไฮโซก็ได้

แต่ขอให้เป็นสไลด์ที่ผู้ฟังเข้าใจประเด็นที่เราต้องการสื่อก็พอครับ ^__^

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^__^