เอ… ไฟล์ที่ไช้วันก่อนมันชื่ออะไรน๊า??

เคยโดนตัวเองถามคำถามนี้ตอนอยู่หน้าคอมพ์ไหมครับ?? ผมคนนึงล่ะครับที่เคยเจอประจำ

ยิ่งถ้าใช้ไฟล์ที่ได้รับจากคนอื่นยิ่งหาไม่เจอใหญ่ ไปค้นจากเมลล์เก่าๆเร็วกว่า

ให้มันเรียงตามชื่อคนส่งนั่นแหละ แล้วค่อยๆไล่เมลล์เอา จำได้ว่าถูกส่งมาอาทิตย์ที่แล้วน่า…

16602763_s

เหล่านี้ดูคล้ายเป็นปัญหาเล็กน้อยในที่ทำงาน แต่หลายๆครั้งมันก็เป็นปัญหากวนจิตเหมือนกันใช่ไหมครับ

วันนี้ผมอยากนำเสนอแนวทางการตั้งชื่อไฟล์ที่ผมใช้กับตัวเองแล้วคิดว่าอยากบอกต่อ สามารถนำไปใช้ได้จริง อาจจะดูแปลกๆ แต่คิดว่าน่าจะมีประโยขน์และไม่เสียหลายหากลองทำดู

ขอสรุปเป็นข้อๆทั้งหมดเป็น 7 เทคนิคการตั้งชื่อไฟล์ให้หาเจอ และไม่ลืม ดังนี้ครับ

1. ชื่อไฟล์ต้องสื่อถึงงานนั้นๆ ชัดเจน ตรงประเด็น อ่านปุ๊ปรู้ปั๊ป งดใช้คำกลางๆเด็ดขาด

ไฟล์นั้นเกี่ยวกับงานอะไรก็ตั้งชื่อตามงานนั้นไปเลยครับ เอาให้ชัด

อย่าพยายามใช้คำกลางๆ เช่น Report_Ver1, SalesVolume_Updated, Data_3

เพราะเจ้าคำกลางๆนี่แหละครับที่ทำให้เราหาไฟล์ไม่เจอ

ลองดูว่าไฟล์ในเครื่องเราถูกตั้งชื่อตามลักษณะนี้หรือเปล่า.. ถ้ามี คงต้องเปลี่ยนให้ชัดเจนขึ้นครับ

2. ต้องมีวันที่กำกับในชื่อไฟล์เสมอ

หากคุณมีโควต้าให้ผมนำเสนอเทคนิคแค่เทคนิคเดียว ผมขอเลือกเทคนิคนี้เสนอให้คุณครับ

ชื่อไฟล์ควรมีวันที่กำกับเสมอครับ ต้องตั้งให้เห็นปุ๊ปรู้ปั๊ป

ถ้านำไฟล์เหล่านั้นมาต่อกัน ไฟล์ทั้งหมดต้องถูกเรียงตามวันที่ที่ตั้งชื่อด้วยนะครับ

“รูปแบบ” ที่ผมอยากนำเสนอคือ ปีเดือนวัน” ครับ เช่น

150301

20150301

580301

25580301

โดยส่วนตัวแล้วแนะนำแบบแรกหรือแบบที่สามนะครับ เพราะใช้อักขระน้อย สื่อชัดเจน เห็นปุ๊ปรู้ปั๊ป

ทำไมต้องเป็น ปีเดือนวัน ทำไมเป็น วันเดือนปี หรือ เดือนปีวัน ไม่ได้???

ถ้าเราตั้งชื่อในรูปแบบ วันเดือนปี (เช่น 01032015) หรือ เดือนปีวัน (เช่น 03201501) แล้วไฟล์นั้นมีหลายเวอร์ชั่นมากๆ เมื่อเก็บไฟล์ไว้ในโฟลเดอร์เดียวกัน คุณจะรู้ได้อย่างไรล่ะครับว่าไฟล์ไหนคือไฟล์ล่าสุด??

แต่ถ้าคุณตั้งในรูปแบบ ปีเดือนวัน แล้วตั้งชื่อไฟล์ให้เหมือนกัน ไฟล์ทั้งหมดจะถูกเรียงอย่างเป็นระเบียบครับ

ก็ตั้งให้โฟล์เดอร์มันเรียงตามวันที่่มีการเปลี่ยนแปลง (Modified) สิ!!!

เคยเจอไหมครับว่าบางครั้งเราไปเปิดไฟล์ที่ไม่ใช่เวอร์ชั่นล่าสุด คลิกๆดูนิดหน่อย ลองปรับสูตรคำนวณดูนิดนึง แล้วดันเผลอกด SAVE ซะนี่ ถ้าเป็นแบบนี้ไฟล์ที่เราเปิดครั้งล่าสุดจะถูกเรียงให้เป็นไฟล์ล่าสุดทันทีนะครับ

แต่..ไฟล์นั้นอาจจะไม่ใช่ไฟล์เวอร์ชั่นล่าสุดก็ได้

3. อย่ามีชื่อเวอร์ชั่น เช่น “Ver2” หรือ “๊Updated” ในชื่อไฟล์เลย เพราะมันต้องมีเวอร์ชั่นหลังจากนั้นเสมอสิน่า

ไม่ต้องบอกหรอกครับว่าไฟล์นั้นเป็นเวอร์ชั่นอะไร

เพราะจำนวนเวอร์ชั่นมันไม่ได้บอกว่าเวอร์ชั่นนั้นเป็นเวอร์ชั่นล่าสุดหรือเป็นเวอร์ชั่นสุดท้าย

ใช้วันที่ที่เราแก้ไขล่าสุดใส่ลงไปในชื่อไฟล์ชัดเจนกว่าครับ เช่น “ProducitonVolume_Goal_2015_140831”

“ProductionVolume_Actual_PlantA_150228”

4. ชื่อยาวดีกว่าชื่อสั้น

เคยเจอชื่อไฟล์แบบนี้ไหมครับ “Volume_Goal”

สำหรับผมแล้วมันไม่ชัดเจน ผมไม่ทราบว่านี่คือ volume ของอะไร?

ของยอดขาย? ของการผลิต? ค่าคอมมิชชั่น?

และ Goal ก็ไม่รู้ว่าเป็นของปีนี้หรือปีที่แล้ว

ผมคิด(เอาเอง)ว่าชื่อยาวดีกว่าชื่อสั้นนะครับ ชื่อยาวเห็นปุ๊ปก็รู้ปั๊ป ชื่อสั้นเห็นแล้วต้องมาเดาต่อ

5. ถ้าส่งไฟล์นี้ให้ใครก็เขียนชื่อคนนั้นต่อท้ายไปเลยก็ได้ (ถ้าไม่ใช่ไฟล์ทางการฉบับสุดท้าย)

หากเราต้องส่งข้อมูลให้กับเพื่อนร่วมงานบางคนแล้วต้องส่งเป็นประจำ และต้องส่งตามฟอร์แมตที่เค้าร้องขอเท่านั้น ซึ่งหลายๆครั้งที่ข้อมูลแบบนี้ก็ถูกส่งให้กับอีกหลายๆคน

แต่คนนี้ขอให้เราปรับฟอร์แมตให้ตรงกับที่เค้าร้องขอเท่านั้น การใช้เทคนิคข้อ 1-4 อาจไม่ตอบโจทย์กรณีนี้นัก

ผมแนะนำว่าให้เขียนชื่อของคนขอข้อมูลคนนั้นลงไปในชื่อไฟล์เลยครับ มันจะสะดวกสำหรับเรามาก เช่น

“Sales_Volume_Actual2015_150228_SentToJohn”

“ChemicalExpenses_Actual_2015_150131_RobertFormat”

หากเราลืมไปว่าเราเก็บไฟล์ไว้ในโฟลเดอร์ไหน เราก็นำชื่อของคนที่ขอข้อมูลนั่นแหละครับไปค้นหาใน window explorer แป๊ปเดียวก็เจอครับ

6. ใส่ชื่อคนส่งไฟล์นี้ให้เราลงไปในชื่อไฟล์เลยก็ไม่เลวนะ

เคยเจอไหมครับ เราได้รับไฟล์ข้อมูลจากเพื่อนรวมงานเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิง และมีความจำเป็นที่ต้องคงชื่อไฟล์ให้เหมือนเดิมด้วยเหตุผลอะไรก็ตาม (ห้ามเปลี่ยนชื่อไฟล์แบบยกเครื่อง ว่างั้นเถอะ)

ในกรณีนี้เราคงไม่สามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์ในแบบของเราได้ ผมแนะนำให้คงชื่อไฟล์นั้นไว้ตามเดิมนั่นแหละครับ

แล้วตามด้วยชื่อคนส่งไฟล์นี้ให้เรา เช่น

“CustomerDemand_Jan15_SentByAnna”

“LaborInRollingForecast_2014_GotFromAlan”

7. ถ้าเป็นไปได้ อย่ามีเว้นวรรค หรืออักขระพิเศษในชื่อไฟล์

หลายๆครั้งที่เราได้รับไฟล์ข้อมูลจากคนๆนึงเพื่อเป็นข้อมูลอินพุตให้กับไฟล์คำนวณของเรา โดนคนๆนั้นจะอัพเดตไฟล์ให้เราเป็นประจำทุกเดือน (หรือทุกสัปดาห์) ฟอร์แมตเหมือนเดิม ซึ่งเราก็สร้างสูตรในเอ็กเซลให้ลิงค์กับไฟล์ของคนๆนั้นไว้

เมื่อเค้าอัพเดทข้อมูลของเดือนถัดไปและส่งไฟล์ใหม่มาให้เรา เราก็แค่ “Change Link” ในเอ็กเซล ไฟล์ของเราก็จะคำนวณใหม่โดยอัตโนมัติ

แต่..เพื่อป้องกันปัญหาความผิดพลาดต่างๆจากการลิงค์ ผมแนะนำให้ อย่ามีเว้นวรรค หรือมีอักขระพิเศษ

เช่น วงเล็บ () ขีดกลาง (Hyphen) ในชื่อไฟล์เลยครับ ในบางครั้งการตั้งชื่อไฟล์โดยมีอักขระแบบนี้ทำให้การคำนวณผิดพลาดได้ครับ ถ้าจะใช้เว้นวรรคหรือขีดกลาง ผมขอให้ใช้ ขีดล่าง (Underscore) ดีกว่าครับ

สำหรับผมแล้วก็มี 7 เทคนิคนี่แหละครับที่ใช้เป็นประจำ เห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วยยังไง ยินดีรับฟังทุกความเห็นครับ

ขอให้การตั้งชื่อไฟล์ไม่เป็นปัญหาอีกต่อไปครับ,

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^

ขอบคุณภาพประกอบสวยๆจาก http://linnovatore.it/come-chiamare-la-tua-azienda/