“อยากสร้างกราฟหน้าตาแบบนี้ ทำยังไดี?” จู่ๆภาก็โพล่งถามขึ้นในช่วงบ่ายแก่ๆของเดือนเมษา ซึ่งอากาศกำลังร้อนอบอ้าวสุดๆ

“ตอนนี้ใช้วิธีสร้างกราฟ 2 ครั้ง แล้วเอามาวางด้านซ้ายกับด้านขวาแบบหลอกๆ” ภาพูดต่อ

“แต่ปัญหาคือ ต้องมานั่งปรับสเกล แถมต้อง Insert Text Box มาใส่ตัวเลข แมนวลสุดๆ”

“มันน่าจะมีวิธีที่ดีกว่านี้นะ แต่ไม่รู้ว่าทำยังไง?” ภารำพันแบบเบื่อโลก

“มีสิ ง่ายมากด้วยนะ” ผมตอบ

“จริงเหรอ ทำยังไงอ่ะ?” แววตาของภามีประกายทันที

บทความนี้คือสิ่งที่ผมตอบภาครับ

กราฟนี้ถ้าดูเผินๆต้องสร้าง 2 ครั้ง แล้วเอามาเรียงต่อกันด้านซ้ายขวาแบบที่ภาว่า แถมมีเรื่องจุกจิกเยอะมาก

แต่ถ้าเข้าใจกราฟ จะพบว่ากราฟนี้สร้างครั้งเดียวจบ และสร้างง่ายมั่กๆ ^__^

ยังไงน่ะหรือครับ?

มันมี “ไต๋” นิดเดียวครับ

ผมจะแบบ “ไต๋” ให้ดูแล้วนะ

พร้อมยัง?

“ไต๋” ที่ว่าก็คือ

แอ่น แอน แอ๊น …

Anatomy_180316.png

ใช่แล้วครับ มี “กราฟแท่งที่มองไม่เห็น” กั้นอยู่ระหว่างกลางนั้นเอง !

“กราฟแท่งที่มองไม่เห็น” มีไว้กั้นกราฟซ้ายกับกราฟขวาไม่ให้ติดกัน

(กราฟแท่งที่มองไม่เห็นมีค่าเป็น 0 แต่ในรูปแสดงเป็น 40+40+40 เพื่อให้เห็น “ไต๋” ชัดเจน)

ถ้าดูแบบชัดๆ กราฟนี้ก็คือ Stacked Column แบบ 3 ชั้น และมีกราฟเส้นอีก 1 เส้น นั่นเอง!

ChartType

ทำไมต้องมีกราฟเส้นน่ะหรือครับ?

กราฟเส้นมีไว้เพื่อให้ตัวเลขด้านบน (Data Label) เกาะนั่นเอง

(กราฟ Stacked Column ไม่สามารถแสดงผลรวมตัวเลขเป็น Data Label ได้)

ตัวเลขที่โชว์ด้านบน (Data Label) จริงๆแล้วคือ Data Label ของกราฟเส้น สุดท้ายแล้วกราฟเส้นนั้นจะถูกปรับให้ไม่แสดงเส้น (แสดงเฉพาะ Data Label อย่างเดียว)

เห็น “ไต๋” แล้วพอเข้าใจไหมครับ?

ถ้ายังไม่เข้าใจ มาดูวิธีแบบ Step-by-step กันเลย ^__^

เริ่มแรกเรามีข้อมูลหน้าตาแบบนี้

RawData

ถ้าใช้ข้อมูลนี้สร้างกราฟ จะสร้างกราฟแบบที่ต้องการไม่ได้ เพราะกราฟต้องมี “กราฟแท่งที่มองไม่เห็น” กั้นอยู่ตรงกลาง

ต้องแทรกบรรทัดให้ “กราฟแท่งที่มองไม่เห็น” แบบนี้

RawData_1_InsertBlankRow.png

กราฟนี้ต้องการแสดงผลรวมของกราฟแต่ละแท่งด้วย จึงต้องสร้างคอลัมน์เพิ่มเพื่อคำนวณผลรวม (Total) แบบนี้

RawData_2_AddTotal.png

(สังเกตว่า ผลรวมของกราฟแท่งที่มองไม่เห็น (Invisible) คือ 0)

ได้ “ตัวละคร” ครบแล้ว คราวนี้มาสร้างกราฟกัน ^__^

กราฟนี้จะสร้างง่ายมาก ถ้าสร้างด้วย MS Excel 2013 หรือ MS Excel 2016

(MS Excel 2010 ก็สามารถสร้างได้ เพียงแต่อาจมีขั้นตอนยุ่งยากกว่าเล็กน้อย)

เริ่มจาก คลิกที่เซลล์ใดก็ได้ที่มีข้อมูลที่ต้องการสร้างกราฟ (หรือลากคลุมข้อมูลทั้งหมดก็ได้) แล้วไปที่ริบเบิน Insert/ คลิกไอคอน Column Chart/ More Column Charts

ChartCreation.png

เลือกกราฟแบบ Combo (ในเมนูด้านซ้าย) แล้วปร้ับให้ Product1, Product2, Product 3 เป็นกราฟแบบ Stacked Column

ส่วน Total ปรับให้เป็น Line

SelectChartType.png

(กราฟนี้ต้องการแสดงตัวเลขผลรวม (Data Label) ที่ด้านบนของกราฟแต่ละแท่งด้วย ซึ่งเป็นสิ่งที่กราฟ Stacked Column ทำไม่ได้ จึงต้องใช้กราฟเส้นช่วย)

ได้กราฟหน้าตาแบบนี้

Step1.png

จะเห็นว่ากราฟแสดง Y2018, Y2017 2 ครั้ง และแสดงคำว่า Invisible ด้วย ซึ่งเป็นสิ่งที่เราไม่ต้องการ

Step2_CategoryName.png

ทำยังไงดีน่ะหรือครับ?

ง่ายมากครับ แค่ลบ Y2018, Y2017 ในตารางให้เหลือแค่ค่าแรกค่าเดียว (ไม่จำเป็นต้อง Merge Cell) และลบคำว่า Blank ทิ้งไป

แบบนี้

Step3_DeleteCategory.png

กราฟก็แสดงคำว่า Y2018, Y2017 แค่ครั้งเดียว แถมอยู่ตรงกลางด้วย

Step4_ShowMiddleCategoryLabel.png

เห็นปัญหาจุดเล้กๆจุดนึงไหมครับ?

ใช่ครับ คำว่า Invisible ยังอยู่ !

ถ้าต้องการให้คำว่า Invisible หายไป ห้ามลบทิ้ง

เพราะถ้าลบทิ้ง คำว่า Y2018 จะอยู่กึ่งกลางระหว่างกราฟที่ 1-3 (รวมกราฟที่มองไม่เห็นด้วย) แบบนี้

Step4_ShowMiddleCategoryLabel_DeleteInvisible.png

ทำยังไงดีน่ะหรือครับ?

ง่ายมากครับ

เทคนิคก็คือ ให้ใส่ค่าที่ไม่ใช่ค่าว่างลงไป หรืออาจใส่ช่องว่าง (Space) แทน

นั่นคือ เปลี่ยนคำว่า Invisible เป็น ช่องว่าง (Space) นั่นเอง แบบนี้

Step5_ReplaceInvisibleBySpace.png

ง่ายใช่ไหมล่ะ ^__^

Step6_ProperCategoryLabel.png

คราวนี้เรามาเพิ่มตัวเลขแสดงผลรวมของกราฟแต่ละแท่งกันครับ หรือก็คือ Add Data Label ของกราฟเส้นนั่นเอง

ทำได้ง่ายๆโดย คลิกกราฟเส้น/ คลิกเครื่องหมายบวก (+) ทางด้านขวาบนของกราฟ / Data Label / Above

Step7_AddDataLabel.png

จะเห็นว่า มีเลข 0 ด้วย ให้ลบค่า 0 ทิ้งไปจากตารางข้อมูล

แล้วปรับกราฟเส้นให้ไม่มีเส้น โดยคลิกขวาที่กราฟเส้น / Outline/ No Outline

Step8_NoLineChart.png

กราฟแท่งมีช่องวางระหว่างกราฟมากเกินไป ดูไม่งาม ควรปรับ Gap Width ให้เหลือประมาณ 10%

หรืิอก็คือ คลิกขวาที่กราฟแท่ง/ Format Data Series/ คลิกไอคอนรูปกราฟ/ Gap Width/ ปรับให้เหลือ 10%

Step9_GapWidth

กราฟที่ได้จะอ้วนมาก ไม่สวยอย่างแรง

Step10_WideColumnChart.png

ควรย่อขนาดของกราฟเพื่อปรับสัดส่วนให้พอเหมาะ แบบนี้

Step11.png

ใกล้ความจริงแล้ว !

มีปัญหานิดหน่อยคือ Legend แสดงคำว่า Total ด้วย ทำให้กราฟดูไม่เนียน

Step12_DeleteTotal.png

ทำยังไงดีน่ะหรือครับ?

ง่ายมากครับ คลิก Legend ก่อน จากนั้นคลิกตรงคำว่า Total แล้วกด Delete ไปเลยครับ

ง่ายสุดๆ ใช่ไหมล่ะ ^^

ตำแหน่งของ Legend อยู่ด้านล่างอาจไม่เหมาะ ควรย้ายมาด้านขวาบนดีกว่า

คลิกขวาที่ Legend/ Format Legend/ เลือกตำแหน่งเป็น Top Right

และเลือกออปชัน Show the legend without overlapping the chart

Step13_ChangeLegendPosition

ปรับขนาดและตำแหน่งของ Legend ให้เหมาะสม

Step14_ProperLegend.png

ปรับแต่งส่วนปลีกย่อยให้สวยงาม

Step15_Finish

เสร็จแว๊ว..วว !!

ไม่ยากใช่ไหมครับ ^__^

ในแง่ของเทคนิคการสร้างกราฟ กราฟนี้สร้างไม่ยาก เพียงแต่อาจมีขั้นตอนจุกจิกเล็กน้อย

แต่ในแง่ของการนำเสนอแล้ว ผมคิดว่ากราฟนี้ไม่ใช่กราฟที่ดี

ทำไมน่ะหรืือครับ?

คำถามง่ายๆคือ ตอนเรานำเสนอกราฟนี้ จะพูดว่าอะไร?

เราคงไม่ได้พูดว่า “นี่คือยอดขายของปี 2018 และ 2017 เมื่อเปรียบเทียบกับ Budget” ใช่ไหมครับ?

ผมเคยพูดแบบนี้ตอนนำเสนอ โดนด่าเละเป็นโจ๊ก ด้วยข้อหาว่านั่นคือการ บรรยาย ไม่ใช่ วิเคราะห์ 

(ตอนนั้นเศร้ามาก T_T)

แต่ถ้าเราวิเคราะห์ข้อมูลและพบว่า การที่ยอด Actual 2018 สูงกว่า Budget เกิดจากการเพิ่มขึ้นของ Product3 และตัวเลขนี้สูงกว่าทั้ง Actual, Budget ของปี 2017 กราฟนี้อาจเป็นทางเลือกที่ดีกว่า

Option1.png

หรือถ้าจะนำเสนอว่าตัวเลข Actual ดีกว่า Budget ทั้งปี 2018 และ 2017 กราฟนี้อาจดูง่ายและตรงประเด็นกว่า

Option2.png

หรือถ้าจะนำเสนอว่า Actual ปี 2018 สูงกว่า Budget รวมทั้งสูงกว่า Actual และ Budget ของปี 2017 ควรใช้กราฟนี้

Option2_Highlight

กราฟที่ดีคือกราฟที่เห็นแล้วชัดเจน เข้าใจง่าย หรือเห็นปุ๊ปเข้าใจปั๊ปโดยที่ผู้นำเสนอไม่ต้องพูดเยอะ

กูรูบางท่านบอกว่าเรามีเวลาเพียง 8 วินาทีในการนำเสนอกราฟ นั่นแปลว่า ถ้าคนอ่านไม่เข้าใจประเด็นของกราฟภายใน 8 วินาที พูดต่อไปก็เท่านั้น

ด้วยความที่มีเวลาเพียง 8 วินาที กราฟจึงต้องดูง่าย และสื่อความหมายด้วยตัวมันเอง

กราฟแรก (กราฟที่ภาถาม) คือกราฟที่เหมาะกับการวิเคราะห์ แต่ไม่เหมาะกับการนำเสนอ

ตอนวิเคราะห์ เราอาจวิเคราะห์ด้วยกราฟนั้น เพราะคนวิเคราะห์จำเป็นต้องเห็นข้อมูลทุกอย่าง

แต่ผู้ฟังอาจไม่จำเป็นต้องเห็นข้อมูลทุกอย่างในครั้งเดียว ควรเห็นเฉพาะประเด็นสำคัญที่สุด หรือประเด็นที่เกิดจากการวิเคราะห์เสียก่อน

จากนั้นถ้าผู้ฟังอยากถามข้อมูลเพิ่มเติม เราค่อยล้วงกราฟแรกออกมาโชว์ก็ยังได้

หรือพูดง่ายๆว่าตอนเตรียมข้อมูล ต้องเตรียมหลายๆกราฟ

ดูยุ่งยากใช่ไหมครับ?

ชีวิตการทำงานมันก็แบบนี้ล่ะครับ

แต่นั่นคือ “การฝึก” ที่ดี และ “การฝึก” นั้นจะเป็นประโยชน์มหาศาลในอนาคต เราจะเข้าใจมุมมองว่าคนฟังต้องการรู้อะไร และรู้ว่าคนนำเสนอควรจะพูดอะไร

ยิ่งฝึกมากเท่าไร ยิ่งเป็นประโยชน์เท่านั้น

ขอให้สนุกกับ “การฝึก” ทุกคนครับ ^__^

.

สำหรับผู้ที่สนใจไฟล์ตัวอย่างของบทความนี้ สามารถดาวน์โหลดเพื่อศึกษาได้เลยครับ

ClusteredStackedColumnChart_180316

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^__^