คุณคิดยังไง เวลาเห็นคนใช้คีย์บอร์ด (Keyboard Shortcut) แทนเมาส์ตอนทำ Excel ครับ?
สำหรับผมแล้ว ผมคิดว่าคนพวกนี้
โคตรเท่อ่ะ! ต้องเก่งแน่ๆเลย!
จากประสบการณ์ตรง คนส่วนใหญ่ที่ใช้คีย์บอร์ดแทนเมาส์ก็มักจะเก่งจริงๆด้วย
(แต่ก็ไม่ได้แปลว่า คนใช้คีย์บอร์ดไม่คล่องจะไม่เก่งเอ็กเซล
ต่างคนต่างสไตล์ ไม่สามารถใช้เป็นเกณฑ์ได้ครับ)
โดยส่วนตัวแล้ว ผมคิดว่าการใช้คีย์บอร์ดแทนเมาส์มีประโยชน์มากๆ
ลองคิดดูสิครับว่า วันนึงเราใช้เมาส์กี่ครั้งเวลาทำเอ็กเซล?
50?
100?
3,000?
มีใครให้มากกว่านี้ไหมครับ ^^
ถ้าเราลดการใช้เมาส์ แล้วหันมาใช้คีย์บอร์ดแทนแค่ 20%
เราจะทำงานเร็วขึ้นแบบปรี๊ดๆ
แถมยังลดปัญหาเรื่องออฟฟิศซินโดรมด้วย (Office Syndrome)
ลองถามคนที่เป็นออฟฟิศซินโดรมดูสิครับ กว่า 90% มีอาการตึงที่มือขวาทั้งนั้น
ทำไมถึงเป็นมือขวา?
เพราะเป็นมือที่ใช้เมาส์นั่นเอง!!
คีย์บอร์ดชอร์ตคัททั้งหมดในเอ็กเซล มีมากกว่า 200 รูปแบบ
ผมขอกลั่นคัดสรรเพียง 10 รูปแบบที่คิดว่าได้ใช้งานแน่ๆ แถมวิธีการกดปุ่มที่ถูกต้องให้ด้วย
มีอะไรบ้าง?
มาดูกันเลยครับ ^__^
1. F2 เจาะเวลาหาจิ๋นซี
ทำยังไงให้เร็วๆครับ?
เดิมที ผมจะเอื้อมมือขวาหยิบเมาส์
เลื่อนไปที่แถบฟอร์มูล่าบาร์
แล้วคลิกซ้าย
วิธีนี้ไม่ผิด แต่ไม่แนะนำให้ทำ
เพราะมันช้า!!
จริงๆแล้ว มีปุ่มที่สามารถทำขั้นตอนทั้งหมดนี้ ด้วยการกดเพียงครั้งเดียว
นั่นคือปุ่ม
F2
ถ้าไม่เคยลอง ลองตอนนี้เลยครับ
แล้วชีวิตจะง่ายขึ้นเยอะ ^__^
อ้อ! ปุ่ม F2 ควรกดด้วยนิ้วก้อยมือซ้าย
บางคนอาจถนัดกดด้วยนิ้วนางมือซ้าย ก็ไม่ได้ผิดแต่อย่างใด
แต่ถ้าฝึกกด F2 ด้วยนิ้วก้อยมือซ้าย
F3 ด้วยนิ้วนางมือซ้าย
F4 ด้วยนิ้วกลางมือซ้าย
ฝึกแบบนี้จนไม่ต้องมองปุ่มเวลากด
รับรองว่า เขียนสูตร เช็คสูตร เร็วขึ้นผิดหูผิดตา
แถมยังดูเทพอีกต่างหาก ^__^
.
2. F4 ทำซ้ำอีกที และ ดอลลาร์ไซน์ ($)
เรามักกด F4 สำหรับการใส่ดอลลาร์ไซน์ ($) แบบอัตโนมัติเวลาเขียนสูตรใช่ไหมครับ?
บางคนอาจยังไม่ทราบว่า เราสามารถใช้งาน F4 ในอีกรูปแบบนึงได้
นั่นคือ
การทำซ้ำ
อ่านรายละเอียดได้จากบทความเรื่อง “สร้างมาโครแบบง่ายที่สุดในโลก” ครับ
อ้อ! ผมแนะนำให้กดปุ่ม F4 โดยใช้นิ้วกลางมือซ้าย นะครับ
บางคนอาจคิดว่า ใช้นิ้วชี้มือซ้ายง่ายกว่า
(อันที่จริง นิ้วชี้มือซ้าย เหมาะกับการกดปุ่ม F5 มากกว่า)
ถ้าตอนนี้ ชินกับการกดด้วยนิ้วชี้มือซ้ายแล้ว ก็ไม่เป็นไร
แต่ถ้ายังไม่ชิน แนะนำให้กดด้วยนิ้วกลางมือซ้ายครับ ถนัดกว่า และเร็วกว่าแน่นอน!
.
3. Ctrl+Cursor สุดๆไปเลย
ถ้าต้องการไปที่เซลล์ขวาสุดของตาราง หรือไปที่เซลล์ล่างสุดของตาราง
เราทำกันยังไงครับ?
ถ้ายังใช้วิธีเลื่อนเมาส์เอาล่ะก็…
ลองกด Ctrl+ลูกศรขวา
หรือ Ctrl+ลูกศรล่าง ดูครับ
แล้วมันจะเป็นคีย์ลัดหนึ่งในดวงใจเลยล่ะครับ ^__^
ทั้งนี้ ถ้าตารางมีเซลล์ว่างระหว่างข้อมูล หรือพูดง่ายๆคือ ไม่ได้มีข้อมูลทุกเซลล์
การใช้ Ctrl+ลูกศรล่าง อาจไปไม่ถึงเซลล์สุดท้าย
ถ้าต้องการไปเซลล์สุดท้ายของตาราง ในกรณีนี้ต้องใช้
Ctrl+End แทน
(ถ้าต้องการกลับมายังตำแหน่งแรกสุด ให้กด Ctrl+Home)
แต่ถ้าตารางมีมากกว่าหนึ่งคอลัมน์ ข้อเสียของการกด Ctrl+End คือ
จะไปที่เซลล์สุดท้ายของคอลัมน์สุดท้ายที่อยู่ด้านขวามือ
อาจไม่สะดวกเล็กน้อย
ทางที่ดีที่สุดคืออย่ามีเซลล์ว่างในตารางครับ
.
4. Ctrl+S เซฟช่วยชีวิต
ทำงานจนดึกดื่น กำลังมึนเต็มที่ พอเสร็จปุ๊ปก็ปิดไฟล์เลย
เฮ้ย! ยังไม่ได้เซฟ
ซวยแว๊ว!!
ถ้าไม่อยากเจอปัญหานี้ คงต้องเซฟบ่อยๆ
วิธีการเซฟแบบเร็วที่สุดคือ กด
Ctrl+S
เป็นคีย์ลัดที่กดง่ายมากๆ
แนะนำให้กดปุ่ม Ctrl ด้วยนิ้วก้อยข้างซ้าย และปุ่ม S ด้วยนิ้วนางด้านซ้าย
เซฟไว้ก่อน พ่อสอนไว้ (มุกนี้รู้อายุเลยนะนี่ ^^)
.
5. Ctrl+C เอาแบบนี้เลย
คงไม่ต้องบรรยายสรรพคุณแล้วสำหรับคีย์ลัดนี้
อยากให้ฝึกใช้จนชินครับ
ฝึกจนไม่ต้องมองปุ่มเวลากดเลยนะครับ
แนะนำให้กดปุ่ม Ctrl ด้วยนิ้วก้อยข้างซ้าย และกดปุ่ม C ด้วยนิ้วกลางด้านซ้าย
(ไม่แนะนำให้กดปุ่ม C ด้วยนิ้วชี้ด้านซ้ายนะครับ เพราะจะสับสนกับการกดปุ่ม Ctrl+V)
ก็อปปี้ทันใจ คุ้มค่าแน่นอน
ฟันธง!!
.
6. Ctrl+V แปะเข้าให้
ถ้าใข้ Ctrl+C แล้วไม่มี Ctrl+V ชีวิตคงเหมือนขาดอะไรไป
อยากให้ฝึกแล้วใช้คู่กันจนคุ้นนิ้วนะครับ
Ctrl+C, Ctrl+V
ก็อปแปะ ก็อปแปะ
เร็วปรื๊ดๆเลยล่ะครับ ^^
แนะนำให้กดปุ่ม Ctrl ด้วยนิ้วก้อยข้างซ้าย และกดปุ่ม V ด้วยนิ้วชี้ด้านซ้าย ครับ
.
7. Ctrl+F จะตามหาไม่ว่าเธออยู่ไหน
ถ้าเราอยากรู้ว่าในไฟล์ของเรามีเซลล์ไหนที่เก็บค่าคำว่า Product A ไว้บ้าง
ทำยังไงดีครับ?
ลองกด Ctrl+F ดูสิครับ ^__^
แนะนำให้กดปุ่ม Ctrl ด้วยนิ้วก้อยข้างซ้าย และกดปุ่ม F ด้วยนิ้วชี้ด้านซ้าย ครับ
.
8. Ctrl+H คาถานินจาสลับร่าง
สมมติว่าเราต้องการเปลี่ยนชื่อ Product B เป็น Product J ให้หมด
ควรทำไงดีครับ?
ลองใช้ Ctrl+H ดูสิครับ
แล้วคุณจะรักคีย์นี้จับใจเลย
.
9. Ctrl+Z อยากให้เรามาเริ่มใหม่
คิดว่าน่าจะคุ้นเคยกันอยู่แล้วสำหรับคีย์ลัดนี้
ขอทบทวนสำหรับคนที่อาจยังไม่คุ้นเคยนะครับ
คีย์ลัดนี้คือ การกลับไปยังขั้นตอนก่อนหน้านี้ (Undo)
สมมติว่าเราเกิดเผลอไปลบสูตรทิ้ง จะเขียนใหม่ทั้งหมดก็เสียเวลา
เสียใจอีกต่างหาก T_T
ทำยังไงดี?
ง่ายนิดเดียวครับ
กด Ctrl+Z สิครับ
แล้วหน้าจอก่อนเผลอลบสูตรจะกลับมาอีกครั้งครับ ^__^
แนะนำให้กดปุ่ม Ctrl ด้วยนิ้วก้อยข้างซ้าย และกดปุ่ม Z ด้วยนิ้วนางด้านซ้าย ครับ
.
10. Ctrl+Y เอ๊ย! เมื่อกี๊ถูกแล้ว
คู่ตุนาหงันของ Ctrl+Z
ถ้า Ctrl+Z คือ Undo
Ctrl+Y ก็คือ Redo
สมมติเราคิดว่าเราทำอะไรผิด
เลยกด Ctrl+Z เพื่อย้อนกลับไปขั้นตอนก่อนหน้า
แต่เอาเข้าจริงกลับไม่ใช่
ไอ้ที่ทำไปน่ะมันถูกแล้ว!
แต่ดั๊นไปกด Ctrl+Z เลยย้อนกลับมาขั้นตอนนึงฟรีๆ
อยากกลับไปที่สเต็ปเดิมจังเลย
ทำไงดี?
กด Ctrl+Y ครับ
แล้วสเต็ปเดิมก่อนกด Ctrl+Z จะกลับมาครับ ^__^
ในทางปฏิบัติ สองคีย์ลัดนี้ใช้คู่กันเสมอ
ฝึกใช้ให้ชินแบบไม่ต้องมองปุ่มเวลากดเลยนะครับ
การกดปุ่ม Ctrl+Y ที่ถูกต้องนั้น
ควรกดปุ่ม Ctrl ด้วยนิ้วก้อยด้านซ้าย และกดปุ่ม Y ด้วยนิ้วชี้ด้านขวา
แต่ในทางปฏิบัติ ผมมักกดด้วยมือซ้ายมือเดียว
นั่นคือ กดปุ่ม Ctrl ด้วยนิ้วก้อยด้านซ้าย และกดปุ่ม Y ด้วยนิ้วชี้ด้านซ้าย (เอื้อมนิดนึง)
อาจดูฝึนธรรมชาติไปนิดนึง แต่เร็วกว่าการกดด้วย 2 มือ
เพราะบางที มือขวาของเราอาจจับเมาส์อยู่ก็ได้
การใช้คีย์บอร์ดด้วยมือซ้ายมือเดียวจะเร็วกว่า
ตอนแรก ผมคิดว่าจะสับสนกับการกดปุ่ม Ctrl+T (เพื่อทำเป็น Table)
เอาเข้าจริง มันจะสับสนแค่ครั้งแรกๆนะครับ
หลังจากนั้น มือเราจะแยกได้เอง (เพราะอะไรก็ไม่รู้)
.
แล้วคีย์ลัดอื่นๆล่ะ ไหนบอกว่ามีตั้ง 200 รูปแบบไง?
ถ้าใช้คีย์ลัดทั้ง 10 นี้จนช่ำชองแล้วล่ะก็ อยากให้ลองฝึกคีย์อื่นๆเช่นกันครับ
แนะนำให้ฝึกวันละ 1 คีย์ก็พอครับ
เดือนนึง ก็ได้ 30 คีย์ แล้ว!
ถ้าสนใจ ผมแนะนำให้ศึกษาจากเว็บไซต์นี้ครับ รวบรวมและจัดประเภทไว้ดีมากๆ
http://www.shortcutworld.com/en/win/Excel_2010.html
อยากให้ฝึก อยากให้ลองใช้กันจริงๆนะครับ แล้วคุณจะเข้าใจคำว่า
“เร็ว”
มันเป็นยังไง…
.
หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่
อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^
ข้อ 4 เพิ่ม Ctrl+Shift+Cursor จะเป็นการเลือกเซล จากจุดปัจจุบันไปเซลสุดท้าย ทีมีข้อมูลครับ
ขอบคุณครับ
ผมกด F4 แล้วสูตรไม่สติง
รวมถึงกด F2 แล้วไม่ย้อนไปอ่านสูตร
อยากทราบว่าต้องไปตั้งค่าอะไรที่ไหนรึเปล่าครับ
ผมเดาว่าคุณใช้คอมพ์ยี่ห้อ HP ซึ่งการกด F2 หรือ F4 ต้องกดปุ่ม Fn ร่วมด้วยครับ
สามารถยกเลิกการกดปุ่ม Fn ได้ครับ ต้องเข้าไปเซ็ตใน BIOS ครับ