“ตารางคำนวณของคุณดูยุ่งเหยิงมาก ช่วยทำให้มันดูง่ายๆหน่อยจะได้ไหม”

เคยได้รับคำแนะนำค่อนไปทางผรุสวาจาแบบนี้ไหมครับ?

ผมคนนึงล่ะที่ (เคย) โดน (ประจำ)

จนต้องมานั่งถามตัวเองว่า

“ทำยังไงถึงจะดูง่ายๆ (วะ)?”

43408963_s

หลังจากลองผิดถูกเป็นร้อยพันตาราง (ส่วนใหญ่ลองผิด T_T)

ผมคิดว่าผมเจอ “เคล็ดวิชา” อะไรบางอย่าง

เคล็ดวิชานี้ไม่ใช่เรื่องใหม่อะไร ตรงกันข้าม เป็นเรื่องที่เราทำได้ง่ายๆด้วยซ้ำ

ผมเรียกเคล็ดวิชานี้ว่า 4 เทคนิคง่ายๆ ที่ทำให้ตารางคำนวณของคุณดูโปรขึ้นมาทันที!!

1 เขียนสูตรคำนวณจากซ้ายไปขวา

หลายคนคงคิดในใจ “นี่เรียกว่าเทคนิคหรือ?”

นี่คือเรื่องง่ายที่หลายคนมองข้าม และคิดว่าไม่สำคัญ

แต่สำหรับคนแกะสูตรแล้ว สิ่งนี้สำคัญโคตรๆ!

ปกติเราอ่านหนังสือจากซ้ายไปขวาใช่ไหมครับ การอ่านแบบนี้ทำให้เกิดความเคยชินว่า ขั้นตอน 1-2-3-4 ต้องเริ่มจากซ้ายไปขวาเสมอ (จริงไหม?)

การที่เรา (ซึ่งเป็นคนสร้างตารางคำนวณ) เขียนลำดับขั้นการคำนวณจากขวาไปซ้ายบ้าง ซ้ายไปขวาบ้าง ฟีเจอร์ริ่งอยู่ในตารางเดียวกัน อาจปะทุอารมณ์หงุดหงิดให้กับคนอ่านโดยไม่รู้ตัว

ลองนึกภาพว่า เรากำลังแกะสูตรการคำนวณในตารางที่ลูกน้องส่งมาให้ตรวจ วิธีเขียนสูตรแบบไหนที่ทำให้คุณหงุดหงิดครับ ระหว่าง

D2 = A2*B2+C2

กับ

B2 = D2+C2*A2

เชื่อว่าวิธีการเขียนสูตรแบบที่สองสร้างความรำคาญใจมากกว่าแน่นอน

2 เขียนลำดับการคำนวณจากบนลงล่าง

เฉกเช่นเดียวกันกับเทคนิคแรก คงไม่มีใครอ่านหนังสือจากล่างขึ้นบน

ฉันใดก็ฉันนั้นสำหรับการเขียนสูตร เราเกิดภาพอัตโนมัติว่า ลำดับ 1-2-3-4 ต้องเรียงจากบนลงล่าง

ไม่ใช่ล่างขึ้นบน

ลองนึกภาพเดิมว่า เรากำลังตรวจงานลูกน้องอยู่ สูตรแบบไหนครับที่ทำให้คุณระคายจิตมากกว่ากัน ระหว่าง

E3 = (A3*B3)+C3+D3

กับ

C3 = E3+(D3*B3)+A3

คิดว่าทุกคนคงอยากเห็นการเขียนสูตรในลักษณะแรกมากกว่าใช่ไหมครับ ^__^

3. แยกส่วนอินพุตให้ชัดเจน

นี่คือสิ่งที่หลายคนคิดว่าไม่สำคัญ แต่จริงๆแล้วสำคัญมาก!

ตารางการคำนวณมีตัวเลขมากมาย หากแบ่งกลุ่มกว้างๆ อาจแบ่งได้ 2 กลุ่ม

หนึ่งคือ ตัวเลขที่เราต้องอินพุตไปโดยตรง เช่น สมมติฐาน หรือตัวแปรต่างๆ

สองคือ ตัวเลขที่เป็นผลลัพธ์จากการคำนวณ ส่วนใหญ่ก็คือผลลัพธ์จากการคำนวณตัวเลขอินพุตเข้าด้วยกันนั่นเอง

ถ้าเราไม่ทำอะไรบางอย่างเพื่อแยกตัวเลขทั้งสองกลุ่มออกจากกัน

แล้วคนอ่านจะรู้ได้อย่างไร?

ผมมีเคล็ดลับง่ายๆที่ทำให้คนอ่านรู้ทันทีว่า ตัวเลขใดคืออินพุต ตัวเลขใดคือผลลัพธ์ วิธีนั้นก็คือ

แยกส่วนที่เป็นอินพุตออกมาเลย

หรือก็คือ แยกออกมาในลักษณะนี้ครับ

Input_Assumption_Section_151025
ส่วนที่เป็นตัวเลขอินพุต

แยกส่วนนี้ออกจากตารางคำนวณอย่างชัดเจน ถ้าต้องการแก้ไขสมมติฐานใด ให้แก้ไขที่ส่วนนี้โดยตรง อย่าแก้จากตารางคำนวณ

แล้วถ้าคนอ่านอยากให้ใส่ตัวเลขอินพุตลงไปในตารางคำนวณตรงๆเลยล่ะ?

ในทางปฏิบัติมักมีความต้องการแบบนี้เสมอ ผมก็เจอประจำครับ

ถ้าเป็นเช่นนั้น เราก็นำ “สี” มาช่วยเพื่อให้เกิดความชัดเจนครับ ตัวอย่างเช่นตารางด้านล่าง

Calculation_Feasibility_151025
Feasibility Study

เราเขียนบอกไว้สักที่นึง (ซึ่งควรอยู่ในลำดับต้นๆของตาราง) ว่าส่วนที่เป็นตัวเลขอินพุตคือสีอะไร

จากภาพด้านบน ผมระบุไว้ว่า ตัวเลขอินพุตคือตัวเลขที่อยู่ในเซลล์สีฟ้าทั้งหมด

คราวนี้ถ้าคนอ่านอยากจะลองเปลี่ยนสมมติฐาน หรือปรับแก้อะไรบางอย่าง ก็ปรับเฉพาะตัวเลขในเซลล์สีฟ้าเท่านั้น ส่วนอื่นๆให้คงไว้เหมือนเดิม

เท่านี้ตารางคำนวณของเราก็ดูเป็นระเบียบขึ้นอักโขแล้วครับ

ใครสนใจตารางตัวอย่างในภาพ สามารถดาวน์โหลดได้ที่ลิงค์ด้านล่างครับ

Project_FeasibilityStudy_Example_151025

ตัวอย่างที่ผมนำมาใช้คือ การวิเคราะห์ความเป็นไปได้ (Feasibility Study) ของโครงการแบบง่ายๆ

ซึ่งมีส่วนที่คำนวณผลตอบแทนการลงทุน (NPV, IRR, Payback Period) การวิเคราะห์ความอ่อนไหว (Sensitivity Analysis) ของสมมติฐาน รวมถึงการจำลองสถานการณ์ (Scenario Manager) ด้วย

อาจเป็นประโยชน์กับหลายๆคนครับ

ใครสนใจรายละเอียดเกี่ยวกับการคำนวณความเป็นไปได้ของโครงการ คลิกอ่านเพิ่มเติม ที่นี่ และ ที่นี่ ครับ

4. อย่าใช้สีเยอะ!

จากประสบการณ์ตรงของผม ที่เคยแกะสูตรงานของหลายๆคน ผมพบว่า

คนส่วนใหญ่ใช้สีในตารางมากเกินไป

การใส่สีในตารางเป็นสิ่งที่ดี จุดประสงค์คือการแยกให้เห็นความแตกต่างอย่างชัดเจน

แต่..ใส่เฉพาะที่จำเป็นก็พอ!

บางคน ใส่หนึ่งสีกับข้อมูลหนึ่งอย่าง ถ้าตารางนั้นลิงค์กับข้อมูล 10 อย่าง ก็แปลว่ามี 10 สี!

การแบ่งสีเยอะขนาดนั้น ก่อให้เกิดประโยชน์เฉพาะกับคนสร้างตารางคำนวณเท่านั้น

แต่..ไม่ได้ก่อให้เกิดประโยชน์อะไรกับคนอ่านเลย!

เพราะคนอ่านจะจดจำได้ไม่กี่สีหรอกครับ (เชื่อผม)

ยิ่งสีเยอะ ยิ่งทำให้งง เผลอๆจะหาพาลอารมณ์เสียนู่นนี่นั่นอีกต่างหาก

ผมมี 3 เทคนิคง่ายๆที่ลดการใช้สี แต่ยังทำให้ตารางดูดีนั่นคือ

1 ใช้สีสลับ

ใช้สีเดิมๆนั่นแหละครับ สลับไปมา เช่น ฟ้า เทา ฟ้า เทา ฟ้า เทา

เรียบง่าย แต่ทรงประสิทธิภาพ

2 ใช้เฉดเดียวกันแต่ต่างความเข้ม

ใช้โทนสีเพียงสีเดียว แต่ไล่ความเข้มสีเพื่อให้เกิดความแตกต่าง

เช่น เขียวอ่อน เขียว เขียวเข้ม

ฟ้าอ่อน ฟ้า น้ำเงิน

ทั้งสามสีนี้ใช้เฉดเดียวกัน (โทนเดียวกัน) แต่คนละความเข้ม

ถ้าเป็นตารางสีในเอ็กเซล ก็คือการใช้สีในแนวตั้งแนวเดียวกันนั่นเอง และใช้เพียงแนวเดียว

3 ใช้ความเข้มเดียวกันแต่ต่างเฉดสี

ใช้สีที่มีความเข้มเท่ากัน แต่คละเฉดสีเพื่อให้เกิดความแตกต่าง เช่น

ส้ม เขียว ฟ้า 

ทั้งสามสีนี้มีความเข้มเท่ากัน แต่ต่างเฉดสี

ถ้าเป็นตารางสีในเอ็กเซล ก็คือการใช้สีในแนวนอนแนวเดียวกันนั่นเอง และใช้เพียงแนวเดียว

ColorSelectionTechnique_160623.png

เพราะมันดูเรียบง่ายกว่าคละทั้งเฉดและความเข้ม เช่น  เขียว แดง น้ำเงิน น้ำตาล ชมพู

การใช้สีคนละโทนที่มีความเข้มต่างกันจะทำให้รีพอร์ตดูขัดใจ

เช่น ฟ้า แดง 

ควรเปลี่ยนให้สีมีความเข้มเท่ากัน

เช่น น้ำเงิน แดง จะดูดีกว่า

เรื่องเหล่านี้เป็นเรื่องเล็กน้อยสำหรับคนสร้างตาราง ที่มักมองข้ามกัน

แต่เป็นตัวช่วยสำคัญที่ทำให้ตารางคำนวณดูดีแ ละเข้าใจได้ง่ายขึ้น

.

จากเทคนิคทั้ง 4 ข้อ ไม่มีข้อไหนเลยที่บอกว่าต้องเขียนสูตรเก่งๆ หรือ ใช้ต้องใช้ VBA ระดับเทพ ถึงจะทำให้ตารางคำนวณดูโปรขึ้นมาใช่ไหมครับ?

นั่นแปลว่า

ต่อให้ตอนนี้คุณยังไม่เก่งเอ็กเซล คุณก็สามารถสร้างตารางคำนวณแบบมืออาชีพได้!!

เพราะสิ่งสำคัญของการตารางคำนวณคือ

ความถูกต้อง และ การทำให้คนอ่านเข้าใจ

ส่วนอื่นๆคือเรื่องรองลงมาทั้งสิ้น

เทคนิคทั้ง 4 นี้ เป็นเรื่องง่าย และทำได้ทุกคน

ไม่ว่าตอนนี้คุณจะเก่งหรือไม่เก่งเอ็กเซลก็ตาม

ลองนำไปใช้กันดูครับ ได้ผลอย่างไร อย่าลืม เล่าสู่กันฟัง… (นึกเพลงพี่เบิร์ดตามไปด้วยจะเพิ่มอรรถรสในการอ่าน ^__^)

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^