“ตารางคำนวณของคุณดูยุ่งเหยิงมาก ช่วยทำให้มันดูง่ายๆหน่อยจะได้ไหม”
เคยได้รับคำแนะนำค่อนไปทางผรุสวาจาแบบนี้ไหมครับ?
ผมคนนึงล่ะที่ (เคย) โดน (ประจำ)
จนต้องมานั่งถามตัวเองว่า
“ทำยังไงถึงจะดูง่ายๆ (วะ)?”
หลังจากลองผิดถูกเป็นร้อยพันตาราง (ส่วนใหญ่ลองผิด T_T)
ผมคิดว่าผมเจอ “เคล็ดวิชา” อะไรบางอย่าง
เคล็ดวิชานี้ไม่ใช่เรื่องใหม่อะไร ตรงกันข้าม เป็นเรื่องที่เราทำได้ง่ายๆด้วยซ้ำ
ผมเรียกเคล็ดวิชานี้ว่า 4 เทคนิคง่ายๆ ที่ทำให้ตารางคำนวณของคุณดูโปรขึ้นมาทันที!!
1 เขียนสูตรคำนวณจากซ้ายไปขวา
หลายคนคงคิดในใจ “นี่เรียกว่าเทคนิคหรือ?”
นี่คือเรื่องง่ายที่หลายคนมองข้าม และคิดว่าไม่สำคัญ
แต่สำหรับคนแกะสูตรแล้ว สิ่งนี้สำคัญโคตรๆ!
ปกติเราอ่านหนังสือจากซ้ายไปขวาใช่ไหมครับ การอ่านแบบนี้ทำให้เกิดความเคยชินว่า ขั้นตอน 1-2-3-4 ต้องเริ่มจากซ้ายไปขวาเสมอ (จริงไหม?)
การที่เรา (ซึ่งเป็นคนสร้างตารางคำนวณ) เขียนลำดับขั้นการคำนวณจากขวาไปซ้ายบ้าง ซ้ายไปขวาบ้าง ฟีเจอร์ริ่งอยู่ในตารางเดียวกัน อาจปะทุอารมณ์หงุดหงิดให้กับคนอ่านโดยไม่รู้ตัว
ลองนึกภาพว่า เรากำลังแกะสูตรการคำนวณในตารางที่ลูกน้องส่งมาให้ตรวจ วิธีเขียนสูตรแบบไหนที่ทำให้คุณหงุดหงิดครับ ระหว่าง
D2 = A2*B2+C2
กับ
B2 = D2+C2*A2
เชื่อว่าวิธีการเขียนสูตรแบบที่สองสร้างความรำคาญใจมากกว่าแน่นอน
2 เขียนลำดับการคำนวณจากบนลงล่าง
เฉกเช่นเดียวกันกับเทคนิคแรก คงไม่มีใครอ่านหนังสือจากล่างขึ้นบน
ฉันใดก็ฉันนั้นสำหรับการเขียนสูตร เราเกิดภาพอัตโนมัติว่า ลำดับ 1-2-3-4 ต้องเรียงจากบนลงล่าง
ไม่ใช่ล่างขึ้นบน
ลองนึกภาพเดิมว่า เรากำลังตรวจงานลูกน้องอยู่ สูตรแบบไหนครับที่ทำให้คุณระคายจิตมากกว่ากัน ระหว่าง
E3 = (A3*B3)+C3+D3
กับ
C3 = E3+(D3*B3)+A3
คิดว่าทุกคนคงอยากเห็นการเขียนสูตรในลักษณะแรกมากกว่าใช่ไหมครับ ^__^
3. แยกส่วนอินพุตให้ชัดเจน
นี่คือสิ่งที่หลายคนคิดว่าไม่สำคัญ แต่จริงๆแล้วสำคัญมาก!
ตารางการคำนวณมีตัวเลขมากมาย หากแบ่งกลุ่มกว้างๆ อาจแบ่งได้ 2 กลุ่ม
หนึ่งคือ ตัวเลขที่เราต้องอินพุตไปโดยตรง เช่น สมมติฐาน หรือตัวแปรต่างๆ
สองคือ ตัวเลขที่เป็นผลลัพธ์จากการคำนวณ ส่วนใหญ่ก็คือผลลัพธ์จากการคำนวณตัวเลขอินพุตเข้าด้วยกันนั่นเอง
ถ้าเราไม่ทำอะไรบางอย่างเพื่อแยกตัวเลขทั้งสองกลุ่มออกจากกัน
แล้วคนอ่านจะรู้ได้อย่างไร?
ผมมีเคล็ดลับง่ายๆที่ทำให้คนอ่านรู้ทันทีว่า ตัวเลขใดคืออินพุต ตัวเลขใดคือผลลัพธ์ วิธีนั้นก็คือ
แยกส่วนที่เป็นอินพุตออกมาเลย
หรือก็คือ แยกออกมาในลักษณะนี้ครับ

แยกส่วนนี้ออกจากตารางคำนวณอย่างชัดเจน ถ้าต้องการแก้ไขสมมติฐานใด ให้แก้ไขที่ส่วนนี้โดยตรง อย่าแก้จากตารางคำนวณ
แล้วถ้าคนอ่านอยากให้ใส่ตัวเลขอินพุตลงไปในตารางคำนวณตรงๆเลยล่ะ?
ในทางปฏิบัติมักมีความต้องการแบบนี้เสมอ ผมก็เจอประจำครับ
ถ้าเป็นเช่นนั้น เราก็นำ “สี” มาช่วยเพื่อให้เกิดความชัดเจนครับ ตัวอย่างเช่นตารางด้านล่าง

เราเขียนบอกไว้สักที่นึง (ซึ่งควรอยู่ในลำดับต้นๆของตาราง) ว่าส่วนที่เป็นตัวเลขอินพุตคือสีอะไร
จากภาพด้านบน ผมระบุไว้ว่า ตัวเลขอินพุตคือตัวเลขที่อยู่ในเซลล์สีฟ้าทั้งหมด
คราวนี้ถ้าคนอ่านอยากจะลองเปลี่ยนสมมติฐาน หรือปรับแก้อะไรบางอย่าง ก็ปรับเฉพาะตัวเลขในเซลล์สีฟ้าเท่านั้น ส่วนอื่นๆให้คงไว้เหมือนเดิม
เท่านี้ตารางคำนวณของเราก็ดูเป็นระเบียบขึ้นอักโขแล้วครับ
ใครสนใจตารางตัวอย่างในภาพ สามารถดาวน์โหลดได้ที่ลิงค์ด้านล่างครับ
Project_FeasibilityStudy_Example_151025
ตัวอย่างที่ผมนำมาใช้คือ การวิเคราะห์ความเป็นไปได้ (Feasibility Study) ของโครงการแบบง่ายๆ
ซึ่งมีส่วนที่คำนวณผลตอบแทนการลงทุน (NPV, IRR, Payback Period) การวิเคราะห์ความอ่อนไหว (Sensitivity Analysis) ของสมมติฐาน รวมถึงการจำลองสถานการณ์ (Scenario Manager) ด้วย
อาจเป็นประโยชน์กับหลายๆคนครับ
ใครสนใจรายละเอียดเกี่ยวกับการคำนวณความเป็นไปได้ของโครงการ คลิกอ่านเพิ่มเติม ที่นี่ และ ที่นี่ ครับ
4. อย่าใช้สีเยอะ!
จากประสบการณ์ตรงของผม ที่เคยแกะสูตรงานของหลายๆคน ผมพบว่า
คนส่วนใหญ่ใช้สีในตารางมากเกินไป
การใส่สีในตารางเป็นสิ่งที่ดี จุดประสงค์คือการแยกให้เห็นความแตกต่างอย่างชัดเจน
แต่..ใส่เฉพาะที่จำเป็นก็พอ!
บางคน ใส่หนึ่งสีกับข้อมูลหนึ่งอย่าง ถ้าตารางนั้นลิงค์กับข้อมูล 10 อย่าง ก็แปลว่ามี 10 สี!
การแบ่งสีเยอะขนาดนั้น ก่อให้เกิดประโยชน์เฉพาะกับคนสร้างตารางคำนวณเท่านั้น
แต่..ไม่ได้ก่อให้เกิดประโยชน์อะไรกับคนอ่านเลย!
เพราะคนอ่านจะจดจำได้ไม่กี่สีหรอกครับ (เชื่อผม)
ยิ่งสีเยอะ ยิ่งทำให้งง เผลอๆจะหาพาลอารมณ์เสียนู่นนี่นั่นอีกต่างหาก
ผมมี 3 เทคนิคง่ายๆที่ลดการใช้สี แต่ยังทำให้ตารางดูดีนั่นคือ
1 ใช้สีสลับ
ใช้สีเดิมๆนั่นแหละครับ สลับไปมา เช่น ฟ้า เทา ฟ้า เทา ฟ้า เทา
เรียบง่าย แต่ทรงประสิทธิภาพ
2 ใช้เฉดเดียวกันแต่ต่างความเข้ม
ใช้โทนสีเพียงสีเดียว แต่ไล่ความเข้มสีเพื่อให้เกิดความแตกต่าง
เช่น เขียวอ่อน เขียว เขียวเข้ม
ฟ้าอ่อน ฟ้า น้ำเงิน
ทั้งสามสีนี้ใช้เฉดเดียวกัน (โทนเดียวกัน) แต่คนละความเข้ม
ถ้าเป็นตารางสีในเอ็กเซล ก็คือการใช้สีในแนวตั้งแนวเดียวกันนั่นเอง และใช้เพียงแนวเดียว
3 ใช้ความเข้มเดียวกันแต่ต่างเฉดสี
ใช้สีที่มีความเข้มเท่ากัน แต่คละเฉดสีเพื่อให้เกิดความแตกต่าง เช่น
ส้ม เขียว ฟ้า
ทั้งสามสีนี้มีความเข้มเท่ากัน แต่ต่างเฉดสี
ถ้าเป็นตารางสีในเอ็กเซล ก็คือการใช้สีในแนวนอนแนวเดียวกันนั่นเอง และใช้เพียงแนวเดียว
เพราะมันดูเรียบง่ายกว่าคละทั้งเฉดและความเข้ม เช่น เขียว แดง น้ำเงิน น้ำตาล ชมพู
การใช้สีคนละโทนที่มีความเข้มต่างกันจะทำให้รีพอร์ตดูขัดใจ
เช่น ฟ้า แดง
ควรเปลี่ยนให้สีมีความเข้มเท่ากัน
เช่น น้ำเงิน แดง จะดูดีกว่า
เรื่องเหล่านี้เป็นเรื่องเล็กน้อยสำหรับคนสร้างตาราง ที่มักมองข้ามกัน
แต่เป็นตัวช่วยสำคัญที่ทำให้ตารางคำนวณดูดีแ ละเข้าใจได้ง่ายขึ้น
.
จากเทคนิคทั้ง 4 ข้อ ไม่มีข้อไหนเลยที่บอกว่าต้องเขียนสูตรเก่งๆ หรือ ใช้ต้องใช้ VBA ระดับเทพ ถึงจะทำให้ตารางคำนวณดูโปรขึ้นมาใช่ไหมครับ?
นั่นแปลว่า
ต่อให้ตอนนี้คุณยังไม่เก่งเอ็กเซล คุณก็สามารถสร้างตารางคำนวณแบบมืออาชีพได้!!
เพราะสิ่งสำคัญของการตารางคำนวณคือ
ความถูกต้อง และ การทำให้คนอ่านเข้าใจ
ส่วนอื่นๆคือเรื่องรองลงมาทั้งสิ้น
เทคนิคทั้ง 4 นี้ เป็นเรื่องง่าย และทำได้ทุกคน
ไม่ว่าตอนนี้คุณจะเก่งหรือไม่เก่งเอ็กเซลก็ตาม
ลองนำไปใช้กันดูครับ ได้ผลอย่างไร อย่าลืม เล่าสู่กันฟัง… (นึกเพลงพี่เบิร์ดตามไปด้วยจะเพิ่มอรรถรสในการอ่าน ^__^)
.
หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่
อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^
3 thoughts on “4 เทคนิคง่ายๆ ที่ทำให้ตารางคำนวณของคุณดูโปรขึ้นมาทันที!!”