“นี่มันงานพรีเซ็นต์ผู้บริหารนะคุณ ช่วยทำตารางให้มันดูดีกว่านี้หน่อยได้มั๊ย!!”

ได้ยินประโยค(ความด่า)นี้เต็ม 2 รูหู

สตันไป 3 วินาที

ก่อนตอบแบบไฟลต์บังคับว่า

“อ่ะ..ครับ”

ทั้งที่ไม่รู้เลยว่า จะปรับให้มันดูดีกว่านี้ได้ยังไง?

ก่อนอื่น เราต้องมาวิเคราะห์กันครับว่า ทำไมตารางนี้ถึงดูไม่ดี

หรือพูดกันตรงๆ คือ

“ดูบ้านๆ”

สาเหตุ ที่ทำให้ดู บ้านๆ ก็คือ

• สีสันเจ็บจี๊ดไปนิด
• ตัวเลขลายตาไปหมด ตัวเลขหลักพันต้องโชว์ทศนิยมด้วยหรือ?
• เส้นขอบดูเกะกะ
• ข้อมูลประเภทเดียวกัน แต่(ดัน)อยู่แยกกัน ต้องมองข้อมลซ้ายที ขวาที วู้! น่ารำคาญ
• ประเด็นคืออะไร?
• ชัดๆเลย ไม่สวย!

ถ้าจะเปลี่ยนตารางนี้ให้ดูดี หรือ “ดูโปร”

เราต้องเปลี่ยน ให้เป็นแบบนี้ครับ

น่าจะดูดีพอที่จะใช้พรีเซ็นต์ผู้บริหารได้แล้วใช่ไหมครับ ^__^

ทำยังไงน่ะหรือครับ?

มาเริ่มพร้อมๆกันเลยครับ…

.

เริ่มจาก เปลี่ยนทุกสิ่งคืนสู่สามัญ

เอาสีออกก่อนเลยครับ

จะว่าไปแล้ว ไม่มีสีกลับดูโอเคกว่าอีก จริงไหมครับ ^^

ต่อมาก็คือเส้นจางๆ หรือที่เรียกว่า กริดไลน์ (Gridline)

ถ้าเราทำตารางเพื่อนำเสนอ กริดไลน์เป็นสิ่งไม่จำเป็นเลยครับ

เพราะมันเกะกะ

ย้ำ! ว่าทำตารางเพื่อนำเสนอ ไม่ใช่เพื่อใช้คำนวณนะครับ

ถ้าเป็นการทำตารางคำนวณ กริดไลน์เป็นสิ่งจำเป็น

เพราะเป็นตัวนำสายตา และแยกความแตกต่างของแต่ละเซลล์ให้เห็นชัดเจน เวลาลากสูตร หรือเขียนสูตร ก็ทำได้สะดวก

กลับมาที่ตารางของเรากันต่อ

เอากริดไลน์ออกเลยครับ

วิธีการก็คือ

เลือกทั้งตาราง (คลิกมุมซ้ายบน ที่อยู่ก่อนคอลัมน์ A หรือเหนือแถวที่ 1)

จากนั้นก็ใส่สีขาว กริดไลน์จะโดนสีขาวทับ

ผมล้อคุณเล่นครับ ^^

คงไม่มีใครเอากริดไลน์ออกด้วยวิธีนี้ใช่ไหมครับ

(ใครทำแบบนี้ ยกมือขึ้น ^^)

ขอสารภาพแบบแมนๆเลยว่า เมื่อก่อนผมก็เอากริดไลน์ออกด้วยวิธีนี้ล่ะครับ T_T

เพิ่งมารู้จากเพื่อนคนหนึ่งว่า วิธีเอากริดไลน์ออกที่ถูกต้องคือ

คลิกเลือกเมนู (ริบบอน) View และติ๊กตรงช่อง Gridlines ออกไป

กริดไลน์หายไปแล้วครับ ^__^

แบบนี้ยังเรียกว่า คืนสู่สามัญไม่ได้

เพราะมีเส้นขอบ (Border) อยู่

งั้นเรามาเอาเส้นขอบออกกันครับ

เอาเข้าจริงแล้ว เส้นขอบมีความจำเป็นน้อยกว่าที่เราใส่

เรา(มัก)เข้าใจ(ไปเอง)ว่า

การใส่เส้นขอบจะทำให้ตารางอ่านง่ายขึ้น

ถูกแค่ครึ่งเดียวครับ

ที่ถูกต้องคือ เส้นขอบที่ช่วยให้ตารางอ่านง่ายขึ้น เป็นเส้นนำสายตา คือเส้นขอบแนวนอน

ไม่ใช่เส้นขอบแนวตั้ง

ปกติเรากวาดสายตาจากซ้ายไปขวา (คงไม่มีใครกวาดสายตาจากขวาไปซ้าย) ใช่ไหมครับ?

เส้นขอบแนวตั้งจึงเป็นตัวขวางสายตา

ยิ่งถ้าเราใช้เส้นขอบแนวตั้งหนาๆ เวลาดูตารางจากหลังห้อง เราจะเห็นเส้นขอบเด่นกว่าตัวเลขในตารางเสียอีก

ทั้งที่จริงแล้ว เราต้องการเน้นตัวเลข ไม่ใช่เน้นเส้นขอบ!

ถ้าไม่จำเป็นจริงๆ ไม่แนะนำให้ใช้เส้นขอบแนวตั้งครับ

สำหรับเคสนี้ ผมแนะนำให้เอาเส้นขอบออกให้หมด

วิธีคือ (เผื่อใครอาจยังไม่รู้ครับ)

ลากครอบทั้งตาราง (หรือกด Ctrl+A)

คลิกเลือกไอคอน Borders แล้วเลือกแบบ No Border

ตารางของเรา “คืนสู่สามัญ” แล้วครับ

เรามาเริ่มปรับตารางจากตรงนี้ครับ

ดูแล้วเป็นยังไงครับ?

ตัวเลขดูลายตาใช่ไหมครับ?

เราใช้ตารางเพื่อนำเสนอ ไม่ใช่ส่งให้ผู้ตรวจสอบบัญชี ที่ต้องการตัวเลขเป๊ะทุกกระเบียดนิ้ว

ทศนิยมสำหรับตัวเลขหลักพันเป็นสิ่งไม่เป็นเลย

เพื่อให้อ่านง่ายขึ้น เราควรตัดทศนิยมทิ้ง และใส่ลูกน้ำ

กลายเป็นแบบนี้ครับ

อ่านง่ายขึ้นไหมครับ?

มีจุดหนึ่งที่เรามองข้ามไป แต่ผมคิดว่าควรปรับเล็กน้อย นั่นคือ

หัวตาราง

หัวตาราง มีไว้เพื่อบอกว่า ข้อมูลนั้นคืออะไร

ในทางปฏิบัติ เราอาจดูแค่ครั้งเดียวก็เป็นได้

ดังนั้น หัวตาราง ไม่ควรเด่น กว่าตัวเลข

เราก็ลดความเด่นของหัวตารางลง โดยปรับจากตัวหนังสือตัวหนา เป็นตัวหนังสือธรรมดา

หรือ ลากครอบแล้วกด Ctrl+B ก็ได้ครับ

มันดูยังไงๆอยู่นะ อยากให้หัวตารางมันดูชัดกว่านี้หน่อย

ถ่าอยากให้หัวตารางดูชัดกว่านี้นิดนึง ผมแนะนำให้ขีดเส้นใต้หัวตาราง

แต่ไม่ใช่ขีดเส้นใต้แบบปกตินะครับ (กด Ctrl+U)

แบบนี้ดูธรรมดามากๆ

ผมแนะนำให้ขีดเส้นใต้ แล้วหน้าตาเป็นแบบนี้ครับ

ขีดเส้นใต้แบบนี้แล้วหน้าตาดีขึ้นใช่ไหมครับ ^__^

ทำยังไงน่ะหรือ?

ลากครอบบริเวณหัวตาราง คลิกขวา เลือก Format Cell (หรือกด Ctrl+1)

หน้าต่าง Format Cell จะโผล่ขึ้นมา ณ บัดดล

เลือกแท็ป Font

ตรงช่อง Underline ให้เลือก Single Accounting

แนะนำวิธีนี้ครับ ดูดีกว่าขีดเส้นใต้แบบธรรมดาเป็นกอง

มาปรับตารางกันต่อ

เวลาเราดูข้อมูล เรามักจะดูเป็นเทรนด์ใช่ไหมครับ?

เช่น ตัวเลขปี 2013 เปรียบเทียบกับ 2014 และ 2015 แล้วเป็นอย่างไร

เพิ่มขึ้น หรือ ลดลง

แต่ตารางนี้มันไม่เอื้อ

เพราะมันดันวางคอลัมน์เป็น Vol Sales GP Vol Sales GP Vol Sales GP

ฮ่วย!

เวลาวิเคราะห์ข้อมูล ก็ต้องกระโดดไปมา

รำคาญจิตโคตรๆ

งั้นเราก็ย้ายข้อมูลประเภทเดียวกัน ให้มาอยู่ติดกันซะเลย

ย้ายเลยครับ

พอย้ายข้อมูล ก็ย้ายไม่ได้อีก เพราะเจอ “พระศุกร์เข้า”

Merged Cell!

ใครทำ(วะ)?

อันที่จริงแล้ว Merged Cell เป็นสิ่งที่ไม่ควรใช้เลย เพราะมันมีข้อจุกจิกยิบย่อยยุ่บยั่บพรึ่บพรั่บ

ผมแนะนำให้ Unmerge Cell ออกไปให้หมด

อ้าว! แล้วถ้าต้องการให้ตัวหนังสืออยู่ตรงกลาง จะทำยังไงล่ะ?

ถ้าต้องการให้ตัวหนังสืออยู่ตรงกลาง โดยไม่ต้อง Merge Cell

ง่ายมากครับ!

พิมพ์ข้อความที่ต้องการลงไปก่อน จากนั้นลากครอบบริเวณที่ต้องการให้ข้อความนั้นอยู่ตรงกลาง

คลิกขวา เลือก Format Cell (หรือกด Ctrl+1)

เลือกแท็ป Alignment

ตรงช่อง Horizontal ให้เลือกคำว่า Center Across Selection

ข้อความที่เราต้องการ จะมาอยู่ตรงกลาง โดยไม่ต้องใช้ Merge Cell เลยครับ ^__^

ตารางแบบนี้ ยังดูไม่สื่อความหมายใช่ไหมครับ?

ดูเผินๆ ไม่รู้ว่าตารางบอกอะไรกับเรา

วิธีทำให้ตารางสื่อความหมาย และทรงพลัง นั่นคือ

การใช้ Conditional Formatting

สำหรับเคสนี้ ผมแนะนำให้ลองใช้ Conditional Formatting แบบ Color Scales 

เพื่อให้ตารางของเรา กลายเป็น Heatmap

(ถ้าสนใจรายละเอียด ผมเคยเขียนบทความเกี่ยวกับ Conditional Formatting ไว้ในบทความนี้ครับ เทคนิคนำเสนอตารางให้น่าสนใจ และทรงพลัง!)

วิธีการคือ

ลากครอบข้อมูลที่ต้องการ เช่น ตัวเลขในส่วน Vol ทั้งหมด

คลิกเมนู (ริบบอน) Home เลือก Conditional Formatting

เลือก Color Scales

ผมแนะนำให้เลือกแบบซ้ายล่างครับ

นั่นคือการใส่ Color Scales แบบ 2 สี

ระหว่าง สีเขียว กับ สีขาว โดยตัวเลขมากคือสีเขียว ตัวเลขน้อยคือสีขาว

(ถ้าต้องการให้ตัวเลขมากสีขาว ตัวเลขน้อยสีเขียว ให้เลือกแบบที่อยู่ติดกันทางด้านขวา)

ทำแบบนี้กับ Sales และ GP ด้วย

อ้อ! เวลาทำ ให้แยกเป็นส่วนๆนะครับ

อย่าคลิกเลือกทีเดียวทั้งหมด

ถ้าเลือกทีเดียวทั้งหมด สเกลของ Vol, Sales และ GP จะใช้สเกลเดียวกัน

ปัญหาคือ ตัวเลข Vol เป็นตัวเลขหลักร้อย

แต่ตัวเลข Sales เป็นตัวเลขหลักพัน

เพราะฉะนั้น ถ้าคลิกเลือกทั้งหมด ตัวเลข Vol และ GP จะกลายเป็นสีขาวล้วน

ส่วนสีเขียว จะไปกองอยู่บน Sales

ถ้าทำทีละส่วน (Vol 1 ครั้ง, Sales 1 ครั้ง, GP 1 ครั้ง)

จะได้หน้าตาประมาณนี้ครับ

มีสีเขียวสีเดียว

เปลี่ยนสียังไงน่ะหรือครับ?

ทำคล้ายๆเดิมครับ

คลิกตรงไหนก็ได้ที่ใส่สีแล้ว ไปที่ Home/Condtional Formatting

แต่คราวนี้ให้เลือก Manage Rules

หน้าต่าง Conditional Formatting Rules Manager จะโผล่ขึ้นมา พรึ่บ!

ถ้าต้องการเห็น Conditional Formatting ทั้งหมดของชีตนี้

ตรงช่อง Show Formatting rules for: ให้เลือกคำว่า This Worksheet

หน้าต่างที่เราเห็น จะแสดง Conditional Formatting ที่มีในชีตนี้ทั้งหมดครับ

สำหรับเคสนี้ จะมีขึ้นมา 3 อัน เพราะเป็นของ Vol, Sales และ GP

เรียงลำดับตามการใส่ Conditional Formatting

อันไหนใส่หลังสุด จะอยู่แถวบนสุด

คลิกข้อมูลที่ต้องการเปลี่ยนสี

เช่น ต้องการเปลี่ยนสีของตัวเลข Sales ที่อยู่ในเซลล์ F4:H9

เราก็เลือกอันกลางครับ (สังเกตตรงช่อง Applies to จะบอกว่าสีนี้ใช้กับเซลล์อะไรบ้าง)

แล้วคลิกปุ่ม Edit Rules

เปลี่ยนสีที่ต้องการในส่วนของ Maximum

จากนั้นก็กด Apply หรือ OK เบาๆ ^^

ตารางบ้านๆ จะกลายเป็นตารางที่ดูโปร

แบบนี้ครับ

สีของตารางนี้ คือตัวแยกระหว่าง Vol, Sales และ GP

โดยไม่จำเป็นต้องใช้เส้นขอบ (Border) เลย

สีเข้ม แปลว่า ตัวเลขมาก

สีอ่อน แปลว่า ตัวเลขน้อย

ดังนั้น ต่อให้เราอยู่หลังห้อง ตัวเลขอาจดูไม่ชัด

เราก็ยังรู้อยู่ดีว่า ตัวเลขไหนเยอะ ตัวเลขไหนน้อย

โดยดูจากสีนั่นเอง

และไม่ต้องมองข้อมูลกระโดดไป กระโดดมา เพราะข้อมูลที่ควรอยู่ติดกัน ถูกจัดให้ติดกันแล้ว

.

“ตารางที่ดูโปร” อาจไม่จำเป็นต้องหน้าตาแบบนี้ก็ได้ สามารถนำเสนอได้อีกหลายแบบ

สิ่งสำคัญคือ

ต้องอ่านง่าย และ สื่อความหมาย

ตัวอย่างที่ผมแสดงให้ดู คือรูปแบบหนึ่งเท่านั้น

.

บทความนี้กำลังจะจบแล้ว

ลองถามตัวเองดูครับว่า

งานของเรายังมีตาราง “บ้านๆ” แบบนี้อยู่อีกหรือเปล่า?

ถ้ามี..

ลองปรับให้มัน “ดูโปร”

ก่อนจะถูกนำไปพรีเซ็นต์ดีไหมครับ ^__^

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^