อยากเก่ง Excel เริ่มยังไงดี?

“อยากเก่ง Excel ควรเริ่มยังไงดีครับ?”
“อยากเรียน Excel ตั้งแต่พื้นฐานถึงขั้นสูง ควรเรียงลำดับการเรียนยังไงดีคะ?”
“ทำงานด้าน Supply Chain ต้องเรียน Excel เรื่องใดบ้างครับ?”

คือคำถามที่ผมได้รับบ่อยมาก ขอตอบผ่านบทความนี้ครับ ^__^

ในมุมมองของผม Step การเรียน Excel ควรเรียงลำดับดังนี้
– Cell คืออะไร?
– ตารางคืออะไร?
– Data Type มีอะไรบ้าง?
– วันที่และเวลาใน Excel
– การคำนวณขั้นพื้นฐาน (SUM, COUNT, MAX, MIN)
– การปรับฟอร์แมตเซลล์และตาราง (Border, Color, Alignment)
– การใช้งาน Filter, Sort, Freeze Panes
– การจัดหน้าและการปรินต์ (Page Setup & Print)
– การใช้ Text to Columns
– การใช้ Find, Replace, Go-to
– การใช้ Flash Fill
– การใช้ Remove Duplicates
– การแทรกรูปและวัตถุอื่นๆ (Insert Picture, Shape, SmartArt)
– Custom Number Format
– การออกแบบตารางและฐานข้อมูล
– การอ้างอิงเซลล์ (Cell Reference)
– การสร้างตัวแปรและตั้งชื่อเซลล์ (Define Name, Name Manager)
– ฟังก์ชันเกี่ยวกับตรรกะ (Logical)
– ฟังก์ชันเกี่ยวกับข้อความ (Text)
– ฟังก์ชันเกี่ยวกับการดึงข้อมูล (Lookup & Reference)
– ฟังก์ชันเกี่ยวกับวันที่และเวลา (Date & Time)
– ฟังก์ชันการคำนวณทางคณิตศาสตร์ (Math & Trig)
– ฟังก์ชันการคำนวณทางสถิติ (Statistics)
– ฟังก์ชันการคำนวณด้านการเงิน (Financial)
– การตรวจสอบสูตร (Trace Precedents, Trace Dependents)
– การป้องกันชีตและไฟล์ (Protect Sheet, Protect Workbook)
– เทคนิคการสร้างและตกแต่งกราฟ
– การใช้ Conditional Formatting
– การใช้ Sparklines
– การใช้ Table (Ctrl+T)
– การใช้ Pivot Table
– การใช้ Record Macro และ Form Controls
– การใช้ Goal Seek & Solver
– การใช้ Data Table
– การใช้ What-if Analysis
– การใช้สูตรอาร์เรย์ (Array Formula)
– การอ้างอิงใน VBA
– การเขียนคำสั่งใน VBA
– การใช้ Function ใน VBA
– การใช้ VBA ร่วมกับโปรแกรมหรือ object อื่น
– การใช้ Power Query
– การจัดการ Query & Connections
– การเขียน M Code ใน Power Query
– การใช้ Variable และ Parameter ใน Power Query
– การใช้ Power Pivot
– เทคนิคการจัดการและออกแบ Data Model
– การเขียน DAX ใน Power Pivot
– การใช้ KPI ใน Power Pivot
– การใช้ Power Query ร่วมกับ Power Pivot
– การใช้ Dynamic Array Formula

แต่… ถ้าให้เรียนตาม Step นี้ ผมคงเรียนได้ถึงแค่ Data Type แล้วก็เลิกเรียน!
ทำไมน่ะหรือครับ?
เพราะการเรียนพื้นฐานเป็นเรื่องน่าเบื่อมาก (ขอขีดเส้นใต้คำว่า น่าเบื่อมาก) และตอนเรียนจะรู้สึกว่าไม่ได้อะไรเลย เพราะไม่รู้จะเอาไปใช้ยังไง

ในชีวิตจริง โจทย์ที่เจอไม่ได้ใช้แค่ความรู้พื้นฐาน ไม่ได้เจอโดยเรียงลำดับจากง่ายไปยาก
ตรงกันข้าม เจอตั้งแต่ยาก แล้วก็ยากมาก
บางครั้งเจอโจทย์ Level 5 แล้วก็ Level 9
บางครั้งเจอโจทย์ Level 8, Level 2, Level 7 แล้วตบด้วย Level 10

บางคนอาจมองว่า ต้องเริ่มตั้งแต่พื้นฐาน ถ้าพื้นฐานแน่น จะทำอะไรมันก็ง่าย ซึ่งผมเห็นด้วย 100%
แต่ปัญหาคือ
ตอนเรียนพื้นฐาน เราจะเข้าใจจริงๆหรือเปล่าว่าทำไมพื้นฐานนี้สำคัญ?
งานที่ต้องทำสามารถรอจนเรามีความรู้พร้อมทุกอย่าง แล้วค่อยเริ่มได้หรือเปล่า?

สำหรับผม การเรียน Excel ไม่มีลำดับ ไม่มี step 1-2-3-4
ไม่เคยเรียงลำดับว่าควรศึกษาอะไรก่อน-หลัง รู้แค่ว่าต้องการผลลัพธ์แบบนี้ต้องทำยังไง แล้วลุยเลย !

นี่คือวิธีการเรียน Excel ที่ไม่ถูกต้อง แต่วิธีนี้แหละที่ทำให้ผมทำงานได้ และสนุกกับการหาความรู้เพิ่มเติม

ผมเน้นที่ output เป็นหลัก จินตนาการว่าต้องการได้ผลลัพธ์หน้าตาแบบนี้ แล้วก็ลุย
ถ้าทำไม่ได้ก็ถาม Google ศึกษาตอนนั้นเลย ศึกษาแบบผ่านๆ เน้นแค่ได้ผลลัพธ์ตามต้องการ
แน่นอนว่าต้องใช้เวลา แต่สุดท้ายมันจะได้เอง ได้แบบเลือดสาดกระซ่านกระเซ็น ผสมถึกความทุยกำลังสาม

ด้วยวิธีนี้ (จริงๆไม่ควรเรียกว่า “วิธี” ด้วยซ้ำไป) ช่วงแรกจะโอเค แต่สักพักจะพบว่ามีปัญหา สิ่งที่เคยศึกษามองข้ามบางจุด ซุกปัญหาที่มองไม่เห็น ซึ่งก็ไม่รู้ว่าปัญหาเกิดจากอะไร จึงต้องศึกษาจุดนั้นให้ลึกขึ้น กลับมายังพื้นฐาน กลับมายังจุดเดิมที่เคยศึกษาแบบผ่านๆ
แต่วันนี้ผ่านๆไม่ได้แล้ว เพราะเห็นความสำคัญของจุดนั้น

พบว่าพื้นฐานเรื่อง Data Type ยังไม่แน่น ก็เลยกลับมาศึกษาเรื่อง Data Type ทำให้เข้าใจว่า วันที่และเวลาคือตัวเลขแบบหนึ่ง

ศึกษาเรื่อง Custom Number Format ถึงได้เข้าใจว่า การแสดงตัวเลขให้เป็นหลักพันไม่ต้องนำข้อมูลไปหารพัน

ศึกษาเพิ่มขึ้น ถึงได้รู้ว่า ถ้าจะปรินต์ใบเสร็จ 100 ใบ 100 บริษัท เขียนคำสั่งใน VBA ไม่กี่บรรทัดก็เสร็จแล้ว

ศึกษาเพิ่มเติมเรื่อง Table ถึงได้รู้ว่า ถ้าปรับฟอร์แมตเป็น Table (Ctrl+T) ข้อมูลจะเป็น Dynamic ไม่ต้องสร้าง Define Name ด้วย OFFSET ให้วุ่นวาย

ศึกษาเพิ่มเติม ถึงได้รู้ว่า Table มีคุณสมบัติเป็น Volatile ข้อมูลที่อยู่ใน Table ควรเป็นค่าคงที่ ไม่ควรเป็นสูตร ถ้าเป็นสูตรให้กลับไปใช้วิธีดั้งเดิมคือสร้าง Define Name ด้วย OFFSET

ศึกษาเยอะขึ้นถึงได้เข้าใจว่าไม่ควรใช้ INDIRECT ดึงข้อมูลข้ามชีตหรือข้ามไฟล์ เพราะทำให้คำนวณช้ามาก ต้องเปิดไฟล์ต้นทางตลอดเวลา และไฟล์มีขนาดใหญ่โดยไม่จำเป็น แต่ควรใช้ Power Query รวมข้อมูลทั้งหมดให้เป็นฐานข้อมูลแทน แล้วใช้ Pivot Table สรุปข้อมูลนั้น

ศึกษาเพิ่มเติม ถึงเข้าใจว่า Pivot Table มีข้อจำกัดด้านการคำนวณ ถ้าการคำนวณมีเงื่อนไขซับซ้อน ต้องใช้ Power Pivot หรือใช้สูตร DAX

มีข้อมูลเยอะขึ้นจนฐานข้อมูลเกินล้านบรรทัด ถึงได้รู้ว่า ถ้าอยากใช้ฐานข้อมูลนี้ต่อมี 2 ทางเลือกคือ
1. ใช้ Group By ใน Power Query สรุปข้อมูลให้มีจำนวนบรรทัดน้อยลง
2. ใช้ Power Pivot

ใช้งาน Pivot Table ถึงจุดหนึ่งจึงได้รู้ว่า Pivot Chart ใช้กับกราฟได้แค่ 4 ประเภท นั่นคือ Pie, Column, Bar และ Line ถ้าอยากใช้กราฟอื่นต้องเล่นแร่แปรธาตุ หรือใช้ Power BI

ใช้ Excel กับงานหลายๆแบบจะพบว่า Excel สุดท้ายแล้วก็คือฐานข้อมูล จำเป็นต้องสร้างฐานข้อมูลกับทุกๆงาน และต้องออกแบบฐานข้อมูลให้ถูกต้อง หรือเตรียมข้อมูลเพื่อที่จะเป็น Data Model ของ Power Pivot

ทำไป แก้ไป ศึกษาไป แม้ใช้เวลา แต่สุดท้ายจะเข้าใจ

กลับมาที่คำถามแรก
“อยากเก่ง Excel เริ่มยังไงดี?”

เริ่มเลยครับ เริ่มจากงานที่คุณทำอยู่ตอนนี้นี่แหละ ทำไป ถึกไป ศึกษาไป ติดตรงไหนก็ถาม Google อยากรู้ลึกขึ้นก็อ่านหนังสือ อ่านไม่รู้เรื่องก็ลงเรียนคอร์สที่เกี่ยวข้อง

อย่าคิดเยอะ เพราะถ้าคิดเยอะจะไม่ได้เริ่มสักที

อยากเก่ง เริ่มเลย เริ่มวันนี้เลยครับ ^__^

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟซบุ๊กแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่
อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^__^