ExecutiveSummary_150417

ผมมักได้รับคำถามนี้จากเพื่อนร่วมงานที่กำลังเตรียมทำพรีเซ็นเตชั่นเสมอ

ก่อนตอบคำถาม ผมขอถาม 3 ข้อว่า

  1. ผู้ฟังเป็นใคร?
  2. มีสไลด์ทั้งหมดกี่แผ่น?
  3. จงใจอุบไต๋เพื่อนำเสนอตอนสุดท้ายหรือเปล่า?

กวนทีนหรือเปล่าเนี่ย เค้าถามมาแค่คำถามเดียว ไม่ตอบไม่พอ แถมถามกลับตั้งสามคำถาม!

ไม่ได้กวนทีนนะครับ นี่คือ “ตรรกะ” ที่ต้องใช้ประกอบการตอบคำถาม การใช้เพียงตรรกะเดียวไม่สามารถตอบคำถามได้

ทำไมน่ะหรือครับ?

ถ้าตอบว่าผู้ฟังคือเพื่อนร่วมงาน มีสไลด์ทั้งหมดสามแผ่น สไลด์บทสรุปผู้บริหาร (Executive Summary) คือสิ่งไม่จำเป็น

แต่ถ้าคำตอบเป็นอย่างอื่น ตรรกะที่ใช้ตัดสินว่าควรมีหรือเปล่าคือ

1. ผู้ฟังคือผู้บริหาร (หรือเจ้านาย)

จากประสบการณ์ของผม ผู้บริหารส่วนใหญ่ต้องการเห็นภาพรวมก่อน

แต่ถ้าผู้ฟังไม่ใช่ผู้บริหาร เช่น ผู้ฟังคือลูกน้อง (หรือเราเป็นวิทยากรอบรม) เราสามารถพรีเซ็นต์ตามสไตล์ถนัดได้เลย

จะให้ผู้ฟังคิดตามทีละสไลด์ แล้วค่อยเฉลยตอนสุดท้าย ยังไงก็ได้

แต่ถ้าผู้ฟังเป็นผู้บริหาร เตรียมทำสไลด์บทสรุปผู้บริหารไว้ก่อนดีกว่า

2. มี “สไลด์เนื้อหา” มากกว่า 5 แผ่น 

คำว่า “สไลด์เนื้อหา” คือไม่รวมแผ่นแรกที่บอกว่าพรีเซ็นต์เรื่องอะไร

ไม่รวมแผ่นสุดท้ายที่มักเป็น Thank you หรือ Q&A

และไม่รวมสไลด์ที่คั่นเพื่อบอกว่าเนื้อหาส่วนต่อไปคืออะไร

ทำไมแค่ 5 แผ่นเอง อย่างนี้ถ้าผู้ฟังเป็นผู้บริหาร และสไลด์เนื้อหามีมากกว่าห้าแผ่น ก็ต้องทำ Executive Summary ทั้งหมดเลยล่ะสิ?

ขอตอบว่า ใช่ครับ

ทำไมน่ะหรือครับ?

จากประสบการณ์ตรง ผู้บริหารไม่ต้องการ “เซอร์ไพรส์” ถ้ามีอะไรก็บอกตั้งแต่แรก แม้ว่าอาจทำให้บรรยากาศมาคุตั้งแต่ต้นก็ตาม T_T

(แท็คติกที่สามารถบรรเทาความมาคุได้คือ สลับลำดับ (Sequence) ของข้อความใน Executive Summary โดยนำเสนอข่าวดีก่อนข่าวร้าย)

ลองนึกถึงสถานการณ์นี้ครับ สมมติเรากำลังจะเริ่มพรีเซ็นต์ แล้วผู้บริหารได้รับโทรศัพท์ด่วน คุยแป๊ปนึง วางสาย แล้วบอกว่า

“ผมมีธุระด่วนต้องออกไปตอนนี้เลย มีเวลาให้คุณสองนาที ช่วยสรุปความให้หน่อย”

อ้าวเฮ้ย!

ถ้ามีเวลาแค่สองนาที แปลว่าคงพรีเซ็นต์ได้แค่ 1-2 สไลด์ และสไลด์ที่ควรหยิบมาพูดก็คือ Executive Summary นั่นเอง

สไลด์บทสรุปผู้บริหาร คือสไลด์ที่บอกภาพรวมและสรุปเนื้อหาทั้งหมด

ในทางปฏิบัติ นี่คือสไลด์ที่สำคัญที่สุด

แม้ว่าตอนพรีเซ็นต์เสร็จ ส่วนใหญ่เราจะถูกขอ (จริงๆคือสั่ง) ให้ส่งสไลด์ให้ทางอีเมล์ก็ตาม

คุณคิดว่าเค้าจะอ่านสไลด์ที่ส่งให้กี่แผ่น?

มีโอกาสสูงมากที่จะอ่านแค่แผ่นแรกแผ่นเดียว และแผ่นนั้นก็คือ Executive Summary

ลองนึกภาพต่อ

ถ้าเค้าอ่านแผ่นแรกนั้น แล้วตัดสินใจว่า

“ไม่มีอะไรผิดจากความคาดหมาย”

เค้าก็จะปิดไฟล์ แล้วก็ทำงานอื่นในเวลาสามวินาที

ถ้าเราไม่ได้เขียนเนื้อหาสำคัญทั้งหมดในแผ่นแรก แล้วเรื่องนั้นดันเป็นประเด็นในเวลาต่อมา โทรศัพท์โต๊ะเราก็จะดัง พร้อมกับคำพูดที่ว่า

“ทำไมคุณไม่บอกผม”

เพื่อป้องกันปัญหานี้ เขียนเนื้อหาสำคัญไว้ตั้งแต่แผ่นแรกเลยดีกว่าครับ

อ้าว! แล้วคำถามที่ว่าต้องการอุบไต๋ไว้ตอนสุดท้ายหรือเปล่าล่ะ ไม่เห็นถามเลย?

ถ้าต้องการอุบไต๋ไว้ตอนสุดท้าย ผู้ฟังคือผู้บริหาร และมีสไลด์เนื้อหามากกว่าห้าแผ่น

ผมก็จะบอกเพื่อนคนนั้นว่า

“อยากเซอร์ไพรส์ผู้บริหาร ระวังจะถูกผู้บริหารเซอร์ไพรส์นะ”

ขอให้มีความสุขกับการทำงานครับ ^__^

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^