ExecutiveSummary_150417

ผมมักได้รับคำถามนี้ จากเพื่อนร่วมงานที่กำลังเตรียมทำพรีเซ็นเตชั่นเสมอ

ก่อนตอบคำถามนี้ ผมมักจะถาม 3 คำถามว่า

  1. ผู้ฟังเป็นใคร?
  2. มีสไลด์ทั้งหมดกี่แผ่น?
  3. จงใจอุบไต๋บางอย่างเพื่อเสนอตอนสุดท้ายหรือเปล่า?

กวนทีนหรือเปล่าเนี่ย เค้าถามมาแค่คำถามเดียว ไม่ตอบไม่พอ แถมถามกลับตั้งสามคำถาม!!

ไม่ได้กวนทีนนะครับ มันเป็นข้อมูลที่ต้องใช้ประกอบการตัดสินใจครับ

หากใช้เพียงตรรกะเดียวอาจตัดสินใจผิดพลาดได้

เช่น หากตอบว่าผู้ฟังคือผู้บริหาร มีสไลด์ทั้งหมดสามแผ่น ผมคิดว่าคงไม่จำเป็นต้องมีสไลด์บทสรุปผู้บริหาร (Executive Summary) หรอกครับ

ส่วนใหญ่แล้วตรรกะที่ผมตัดสินว่าควรมีสไลด์บทสรุปผู้บริหารคือ

1. ผู้ฟังคือผู้บริหาร (หรือเจ้านาย)

ทั้งนี้อาจต้องดูสไตล์ของผู้ฟังด้วยนะครับ บางคนอาจชอบฟังทีละสเต็ปก็ได้ ไม่ชอบสรุปให้เห็นภาพรวมตั้งแต่แรกก่อน

(คล้ายๆไม่ชอบดูตอนจบของหนังก่อน อะไรประมาณนั้น)

แต่จากประสบการณ์ของผม

ผู้บริหารส่วนใหญ่ต้องการเห็นภาพรวมก่อน

ทั้งนี้หากผู้ฟังไม่ใช่ผู้บริหาร เช่น ผู้ฟังคือลูกน้อง หรือเราเป็นวิทยากรอบรม ในบางครั้งบทสรุปผู้บริหาร (Executive Summary) อาจไม่จำเป็นก็ได้ ขึ้นอยู่กับสไตล์ของเรา

บางคนอาจชอบให้ผู้ฟังคิดตามไปทีละสไลด์ หรือทีละบุลเล็ตต์ แล้วค่อยไปเฉลยตอนสุดท้าย

ผมคิดว่าคงไม่ผิดอะไร เราเป็นวิทยากร เราควรเลือกลำดับสไลด์ให้ตรงกับสไตล์ของเรา

2. มีสไลด์เนื้อหามากกว่า 5 แผ่น 

คำว่า “สไลด์เนื้อหา” นี่คือไม่รวมแผ่นแรกที่เป็นแผ่นบอกว่าพรีเซ็นต์เรื่องอะไร

ไม่รวมแผ่นสุดท้ายที่มักเป็น Thank you หรือ Q&A

ไม่รวมรูปที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาสไลด์ก่อนหน้า

และไม่รวมสไลด์ที่มีไว้คั่นเพื่อบอกว่าเนื้อหาส่วนต่อไปคืออะไรนะครับ

ทำไมแค่ 5 แผ่นเอง อย่างนี้ถ้าผู้ฟังเป็นผู้บริหารและสไลด์เนื้อหามีมากกว่าห้าแผ่นก็ต้องทำ Executive Summary ทั้งหมดเลยล่ะสิ?

ใช่ครับ

คำตอบนี้อาจขัดกับความเห็นของหลายๆคน

จากประสบการณ์ตรง ผู้บริหารไม่ต้องการ “เซอร์ไพรส์” ตอนสุดท้ายครับ

หากมีอะไรก็บอกตั้งแต่แรก แม้ว่ามันอาจทำให้มาคุตั้งแต่ต้นก็ตาม (เราอาจสลับลำดับ (Sequence) ของข้อความใน Executive Summary รวมถึงลำดับของสไลด์โดยนำข่าวดีมาก่อนข่าวร้าย อาจช่วยให้บรรยากาศมาคุเจือจางลงได้ครับ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแท็คติกของแต่ละคนครับ)

ผมมักคิดอย่างนี้ครับ สมมติว่าเรากำลังจะเริ่มพรีเซ็นต์ แล้วผู้บริหารได้รับโทรศัพท์ด่วน พอวางสายแล้วบอกว่า

“ผมมีธุระด่วนต้องออกไปตอนนี้เลย มีเวลาให้คุณสองนาที ช่วยสรุปความให้หน่อย”

คุณจะทำอย่างไรล่ะครับ?

ผมจึงมักถามคำถามนี้กับตัวเองทุกครั้งก่อนทำสไลด์บทสรุปผู้บริหาร เพื่อให้มันบอกภาพรวมและสรุปเนื้อหาทั้งหมด เพราะมันเป็นสไลด์ที่สำคัญที่สุดแล้ว

หรือบางครั้งผมเตรียมทำพรีเซ็นต์ไว้อย่างดี แต่ก่อนเข้าประชุมห้านาทีมีโทรศัพท์แจ้งว่ายกเลิกการประชุมเนื่องด้วยเหตุผลร้อยแปด แล้วให้ส่งสไลด์ที่ทำไว้ไปให้ผู้บริหารดู

คุณคิดว่าถ้าผู้บริหารมีงานด่วนขนาดนี้ หากมีโอกาสที่เค้ามาเปิดไฟล์พรีเซ็นต์ของเรา เค้าจะอ่านสไลด์กี่แผ่นล่ะครับ?

มีโอกาสสูงมากที่จะอ่านสไลด์แค่แผ่นแรกแผ่นเดียว และถ้าเค้าอ่านแล้วเค้าตัดสินใจว่า

“ไม่มีอะไรผิดจากความคาดหมาย”

เค้าก็จะปิดไฟล์ของเราแล้วก็ทำงานอื่นในเวลาสามวินาที ถ้าบังเอิ๊ญเราไม่ได้เขียนเนื้อหาสำคัญทั้งหมดเอาไว้ตั้งแต่แผ่นแรก แล้วเรื่องนั้นมันดั๊นเป็นประเด็นในเวลาต่อมา โทรศัพท์ของเราจะดังทันทีพร้อมกับคำถามว่า

“ทำไมคุณไม่บอกผม”

เคยเจอเรื่องแนวนี้ไหมครับ?

ถ้าเราตอบว่าเราเขียนไว้ในสไลด์แผ่นสุดท้ายแล้ว คราวนี้ก็จะมีเรื่องดราม่าเกิดขึ้นยาว

เพื่อตัดปัญหาเหล่านี้ เขียนเนื้อหาสำคัญไว้ตั้งแต่แผ่นแรกเลยดีกว่าครับ

อ้าว! แล้วคำถามที่ว่าต้องการอุบไต๋ไว้ตอนสุดท้ายหรือเปล่าล่ะ ไม่เห็นถามเลย?

จริงๆแล้วหากตอบว่าต้องการ รวมถึงพรีเซ็นต์ให้ผู้บริหารฟังและมีสไลด์เนื้อหามากกว่าห้าแผ่น

ผมก็จะบอกให้เพื่อนร่วมงานคนนั้นว่า

“อยากเซอร์ไพรส์ผู้บริหาร ระวังจะถูกผู้บริหารเซอร์ไพรส์นะ”

ขอให้มีความสุขกับการทำงานครับ ^__^

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^