เคยสงสัยไหมครับว่า เรียน Excel คลาสเดียวกันแท้ๆ แต่ทำไมเพื่อนเก่งกว่าเรา?

ผมเคยถามคำถามนี้กับตัวเองตอนเป็นนักเรียน แต่ไม่ได้คำตอบ

จนตอนนี้ผมกลายเป็นอาจารย์ ผมคิดว่าได้คำตอบแล้ว…

คำตอบคืออะไรน่ะหรือครับ?

ก่อนจะตอบคำถาม ผมขอถามกลับนิดนึงครับ

เวลาเรียนรู้ฟีเจอร์ใหม่ใน Excel คำถามแรกที่แว่บขึ้นมาคืออะไรครับ?

“ใช้ยังไง ?” ใช่ไหมครับ

มีคำถามอื่นอีกไหมครับ?

ติ๊กต่อก

ติ๊กต่อก..

หนึ่งในคำถามที่ผมอยากให้แว่บขึ้นมาก็คือ

“ใช้ตอนไหน?”

มีคำถามนี้แว่บขึ้นในหัวหรือเปล่า

เหตุผลน่ะหรือ ลองดูจากเรื่องราวนี้ครับ…

สมมติเรากำลังเรียนรู้วิธีการใช้ Conditional Formatting ใน Excel

มีฟีเจอร์หนึ่งชื่อว่า Show Bar Only

ConditionalFormattng_ShowBarOnly_Normal_151126

เราเรียนรู้วิธีจนใช้เป็นแล้ว นั่นคือ ตอบคำถาม “ใช้ยังไง?” ที่แว่บขึ้นในหัว

ควรถามตัวเองต่อไปด้วยว่า “ใช้ตอนไหน?”

พยายามนึกให้ออกว่าเทคนิคนี้ควรนำไปใช้กับเคสไหน

นึกออกไหมครับ…

ถ้านึกไม่ออก ผมขออนุญาตตอบนะครับ

เทคนิคนี้มีประโยชน์มาก เหมาะกับเคสที่ตัวเลขมีโอกาสเป็นได้ทั้งบวกและลบ

เช่น แสดงผลการวิเคราะห์ความคลาดเคลื่อน (Variance Analysis) ของผลกำไร

ตอนแรกคิดว่า น่าจะได้ผลกำไรประมาณ 480 แต่ของจริงกลับได้ 583

เจ้าความคลาดเคลื่อนที่เกิดขึ้น 103 (583-480) เกิดจากองค์ประกอบดังนี้

VarianceAnalysis_NormalFormat_ReportingEngineer_151126

แสดงแบบนี้ในรีพอร์ต อาจดูลายตาใช่ไหมครับ?

เราสามารถใช้ Conditional Formatting ปรับให้ดูง่ายขึ้นเป็นแบบนี้

VarianceAnalysis_ConditionalFormatting_ReportingEngineer_151126

ดูง่ายขึ้นไหมครับ ^__^

ขออธิบายเทคนิคนี้สักเล็กน้อยเผื่อคนที่ยังไม่รู้นะครับ

เริ่มจากลากครอบตัวเลขที่ต้องการให้แสดงกราฟ แล้วไปที่

Home/Conditional Formatting/Data Bars/Solid Fill

จากนั้นเลือกสีที่ต้องการ เป็นอันเสร็จพิธี

ConditionalFormattng_SolidFill_151126

พอแสดงในรูปแบบนี้แล้ว เราก็อ่านโดยดูเฉพาะกราฟอย่างเดียวก็ได้

วิธีนี้มีข้อเสียเล็กน้อยคือ กราฟจะบังตัวเลข

คนดูรีพอร์ตบางคนอาจต้องการดูตัวเลขประกอบด้วย การที่กราฟบังตัวเลขแบบนี้ แทนที่จะดูง่ายขึ้น กลับทำให้ขัดใจซะงั้น

(เรื่องมากจังเนอะ)

แล้วจะทำยังไงดี?

Show Bar Only สามารถแก้ปัญหานี้ได้ครับ

วิธีการคือ Insert คอลัมน์ตรงกลาง กำหนดให้มีค่าเท่ากับคอลัมน์ด้านขวาแบบเป๊ะๆ

InsertNewColumn.jpg

ทำตามสเต็ปเดิมคือ ลากครอบตัวเลขทั้งหมด แล้วไปที่

Home/Conditional Formatting/Data Bars/Solid Fill

จะได้หน้าตาแบบนี้

NewColumnWithConditionalFormatting.jpg

ยังไม่เสร็จนะครับ อีกนิดนึง ^^

คลิก Data Bars (อันใดก็ได้) แล้วไปที่

Home/Conditional Formatting/Data Bars/Solid Fill/More Rules

ConditionalFormattng_MoreRules_151126

เลือก Show Bar Only

ConditionalFormattng_ShowBarOnly_151126

รีพอร์ตของเราจะหน้าตาเปลี่ยนเป็นแบบนี้

ShowBarOnly_Variance.jpg

ตัวเลข และ กราฟ แยกจากกันแบบเบ็ดเสร็จ

ดูง่ายขึ้นกว่าแบบก่อนเยอะใช่ไหมครับ ^__^

สำหรับคนที่สนใจ สามารถดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่างได้ที่นี่ครับ

ConditionalFormattng_BarOnly_ReportingEngineer_170816

อันที่จริง จุดประสงค์ของบทความนี้มิได้ต้องการสอนเทคนิคการใช้ Conditional Formatting แต่อย่างใด

จุดประสงค์ที่แท้จริงคือ ทุกครั้งที่เรียนรู้สิ่งใหม่ๆ อยากให้ถามตัวเองทุกครั้งว่า

“ใช้ตอนไหน?”

แล้วคำถามนี้จะพาไปสู่สิ่งดีๆอีกมากมาย

หรือทำให้ภาพความเข้าใจของเราชัดเจนมากขึ้น

และนั่นคือเหตุผลว่า ทำไมเรียน Excel คลาสเดียวกันแท้ๆ แต่เพื่อนเก่งกว่า

ก็เพราะเค้าคิดตามตอนเรียนว่า เทคนิคนี้จะเอาไปใช้ตอนไหน ใช้กับเคสไหน

เรามีคำถามนี้แว่บขึ้นมาในหัวหรือเปล่า?

นอกจากคำถามนี้ ยังมีอีกหลายคำถามที่น่าสนใจ เช่น

  • ใช้แบบอื่นได้อีกไหม?
  • แล้วถ้าไม่ใช่ล่ะ?
  • วิธีนี้มีข้อเสียอะไรบ้าง?
  • วิธีนี้คล้ายกับวิธีอื่นอีกหรือเปล่า
  • ถ้าวิธีนี้ใช้ไม่ได้ ใช้วิธีอื่นแทนได้ไหม?

อะไรก็ได้ครับ ที่แว่บขึ้นมาเพื่อ “ทวนสอบ” ความเข้าใจของเราเอง

คำถามเหล่านี้ล้วนเป็นคำถามที่สร้างสรรค์ทั้งหมด และทำให้เราเข้าใจเรื่องนั้นจริงๆ

ขอเพียงแค่ อย่าถามเพียงคำถามเดียวว่า

“ใช้ยังไง (วะ)?”

ก็พอครับ ^__^

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่าน เพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^__^