“ช่วนสอนผมให้เก่ง Pivot Table ภายใน 2 ชั่วโมงได้ไหมครับ?”

ถือเป็นคำร้องขอ (จริงๆแล้วเกือบเป็นคำสั่ง) ที่ท้าทายมาก

PivotTable_VarianceAnalysis_160206

ก่อนจะตอบว่าได้หรือไม่ได้ อยากให้ตอบคำถามนี้ก่อนครับ…

คุณทราบไหมครับว่า ออปชั่น Show item with no data ใน Pivot Table มีไว้ทำอะไร?

ออปชั่นที่ว่า อยู่ตรงนี้ครับ

Field Settings_Show items with no data

ติ๊กต่อก ติ๊กต่อก…

บางคนอาจตอบได้ทันที

บางคนอาจเพิ่งรู้ว่ามีออปชั่นนี้อยู่ใน Pivot Table ด้วย!

แต่ถ้าผมเปลี่ยนคำถามใหม่เป็น

สมมติว่า เราทำ Pivot Chart สรุปยอดขายของ Product F ด้วยกราฟแท่งจากเดือน 1-12 ได้หน้าตาแบบนี้

NoShowItemWithData_160210.png

เพิ่งสังเกตว่า เดือน 4-6 ไม่มียอดขายเลย แต่ถ้าโชว์กราฟแบบนี้ มองเผินๆต้องดูไม่ออกแน่ เผลอๆจะเข้าใจผิดคิดว่ามียอดขายทุกเดือน

อยากทำกราฟให้เดือน 4-6 โบ๋โหลแบบนี้ จะได้เห็นจะๆไปเลยว่าไม่มียอดขาย

ShowItemWithNoData_160210

คำถามคือ ทำยังไงถึงจะได้ Pivot Chart ที่โบ๋โหลในช่วงเดือน 4-6 ครับ?

ติ๊กต่อก ติ๊กต่อก…

ง่ายมากครับ!

เพียงคลิกขวาที่ row label ของส่วนที่แสดงข้อมูลด้านซ้าย  (จากตัวอย่างคือ Month) เลือก Field Settings

Right click_Field Settings

(ระวัง! อย่าคลิกส่วนที่เป็นตัวเลขยอดขายนะครับ เพราะมันจะขึ้นเป็น Value Field Settings แทน (ไม่ใช่ Field Settings) ถ้าเจอคำนี้ แสดงว่าคลิกผิดนะครับ)

เลือกที่แท็ป Layout & Print แล้วติ๊กถูกตรงช่อง Show items with no data

Field Settings_Show items with no data

คลิกปุ่ม OK เบาๆ เป็นอันเสร็จพิธี…

รู้สึกคุ้นๆไหมครับ?

นี่คือเทคนิคเดียวกับคำถามก่อนหน้านี้นั่นเอง!

สิ่งที่แตกต่างกันระหว่าง 2 คำถามนี้คืออะไรครับ?

ติ๊กต่อก ติ๊กต่อก…

คำตอบคือ ลำดับ ครับ

คำถามข้อแรก ที่ถามว่าออปชั่น Show Items with No Data เอาไว้ใช้ทำอะไร?

นั่นคือการมองจาก อินพุต –> เอาต์พุต

อินพุต คือ ออปชั่น Show Items With No Data

เอาต์พุต คือ การเปลี่ยนกราฟให้โบ๋โหลในช่วงเดือน 4-6

คำถามข้อสอง ที่ว่าอยากปรับกราฟให้ดูโบ๋โหลในช่วงเดือน 4-6

นั่นคือการมองจาก เอาต์พุต –> อินพุต

ส่วนใหญ่แล้ว สิ่งที่เราเจอในการทำงานจริง คือรูปแบบ เอาต์พุต –> อินพุต

เปลี่ยนสิ่งที่ต้องการไปสู่วิธีการ

นี่คือรูปแบบการเรียนรู้ที่ดีที่สุด เราจะจำได้ติดทนนานเหมือนสีทาบ้าน

และนี่คือรูปแบบที่ผมใช้เขียนบทความวิศวกรรีพอร์ตทั้งหมด

ข้อเสียคือ ใช้เวลานาน และอาจพลาดบางออปชั่นหรือฟีเจอร์ที่น่าสนใจไป (เพราะถ้าไม่เจอเคส ก็ไม่ได้ใช้)

แต่ถ้าเราอยากเรียนรู้เร็ว เราต้องเรียนรู้แบบ อินพุต –> เอาต์พุต

นั่นคือ แค่เห็น ออปชั่น หรือ ฟีเจอร์ ต่างๆ ก็พอเดาได้แล้วว่า สิ่งเหล่านี้เอาไว้ใช้ทำอะไร และใช้เมื่อไร?

ใครเห็น อินพุต แล้วนึกถึง เอาต์พุต ได้ คนนั้นจะเรียนรู้ไวมากๆ…

กลับมาที่คำถามแรกสุดของบทความ เรื่องสอนพิเวิทเทเบิล ภายใน 2 ชั่วโมง

คำตอบคือ ทำได้ครับ ถ้าสอนแบบ อินพุต –> เอาต์พุต

แต่…คำถามคือ

เราจะเข้าใจหรือเปล่า?

เราจะนึกออกหรือเปล่าว่าต้องใช้ตอนไหน?

ผ่านไป 3 เดือน เราจะยังจำได้ไหมว่ามีออปชั่นนี้ด้วย?

อย่างไรก็ตาม ในทางปฏิบัติ ใช่ว่าจะเป็นไปไม่ได้นะครับ ขึ้นอยู่กับว่า เรามี “ต้นทุน” มากน้อยแค่ไหน

“ต้นทุน” ที่ว่าก็คือ

ชั่วโมงบิน และ จินตนาการ

ชั่วโมงบินการสร้างสรรค์รีพอร์ตที่หลากหลาย

จินตนการว่าต้องเจอเคสอะไรบ้าง และต้องแก้ไขปัญหาอย่างไร

ดังนั้น เด็กจบใหม่หลายคนแม้คุ้นเคยกับเมนูของพิเวิทเทเบิล แต่เอาเข้าจริงกลับนึกไม่ออกว่าต้องทำอย่างไร

มือเก๋าบางคนแม้ไม่ค่อยถนัดเอ็กเซล แต่ผ่านร้อนผ่านหนาวกับรีพอร์ตมากหน้าหลายตา พอเจอพิเวิทเทเบิล ก็เรียนรู้ได้ไว ประยุกต์ใช้ได้เลย เพราะเค้ารู้ว่าต้องเอาไปใช้เมื่อไร

โดยส่วนตัวแล้ว ผมแนะนำให้ทุกคนฝึกใช้พิเวิทเทเบิลจนช่ำชองครับ

พิเวิทเทเบิลมีฟีเจอร์และออปชั่นไม่มากนัก ถ้าให้เวลากับมันหน่อย เราก็สามารถเข้าใจแบบทะลุปรุโปร่งได้ (แต่คงไม่ใช่ 2 ชั่วโมง ถ้าเราไม่มี “ต้นทุน” เพียงพอ)

ถ้าเราคุ้นเคยกับความสามารถและฟีเจอร์ของพิเวิทเทเบิลแล้ว เราสามารถนำหลักการนี้ไปประยุกต์กับสิ่งที่คล้ายกันได้ด้วย

เช่น การสร้างรีพอร์ตจาก EPM (Enterprise Performance Management)

EPM คืออะไรเหรอ?

EPM ก็คือ Add-Ins ตัวหนึ่งในเอ็กเซล มีไว้เพื่อจัดการข้อมูล ลิงค์ฐานข้อมูลมาจากโปรแกรม ERP (Enterprise Resource Planning) เช่น SAP

เมนู หรือ ริบบอน ของ EPM หน้าตาประมาณนี้ครับEPM_Ribbon_160211

บริเวณที่ผมใส่กรอบไว้คือ “Reports” นั่นคือส่วนที่ทำหน้าที่สรุปข้อมูล หรือทำหน้าที่คล้ายพิเวิทเทเบิลนั่นเอง

ถ้าลองคลิกปุ่ม “Edit Report” เข้าไปดู จะพบว่าหน้าตาคล้ายกับการวางเลย์เอาต์ของพิเวิทเทเบิลมาก หรือจริงๆแล้วก็คือการออกแบบรีพอร์ตด้วย EPM นั่นเองEPM_ReportEditor_Layout_160211

ลองคลิกแท็ป “Options” ดู ส่วนนี้เปรียบได้กับออปชั่นของพิเวิทเทเบิล (Pivot Table Options)EPM_ReportEditor_Options_160211.png

ลองคลิปแท็ป “Local Members” ดู ส่วนนี้เปรียบเสมือน Calculated Fields ของ พิเวิทเบิลEPM_ReportEditor_LocalMembers_160211.png

EPM เป็นสิ่งค่อนข้างใหม่นะครับ คิดว่าตอนนี้มีไม่กี่บริษัทที่ใช้งานจริงจัง แต่คาดว่าจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วในอนาคต

ถ้าเรามี “ต้นทุน” ที่ “แข็งแรง” เพียงพอแล้ว การเรียนรู้ EPM ก็ไม่ใช่เรื่องเหนือบ่ากว่าแรง

เพียงแต่ว่าวันนี้ต้นทุนของเราแข็งแรงเพียงพอหรือยัง

ถ้ายัง ลองเรียนรู้จาก เอาต์พุต –> อินพุต ก่อนไหมครับ

อ่านบทความของ วิศวกรรีพอร์ต ก็เป็นการเพิ่มความแข็งแรงนะครับ ^__^

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่าน เพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^