“พี่มีวิธีเปิดไฟล์ Excel ที่ลิงก์ไว้ไหมครับ?”

“ยังไงนะตั้ม?”
“คือสมมติผมกำลังใช้งานไฟล์ A แล้วพบว่าไฟล์ A เขียนสูตรลิงก์ข้อมูลมาจากไฟล์ B อยากเปิดไฟล์ B ขึ้นมาดูครับ” ตั้มอธิบาย
“อ๋อ! แบบนี้ทำได้ 3 วิธี”
“3 วิธีเลยหรือครับ!” ตั้มร้อง

1. Edit directly in cells

“วิธีแรกคือ ดับเบิลคลิก (Double Click) เซลล์ที่ลิงก์ข้อมูล แล้วไฟล์ต้นทางจะถูกเปิดขึ้นมาทันที”
“แค่นี้เองหรือครับ!” ตั้มทำหน้าเหมือนไม่อยากเชื่อ
“แต่การจะทำแบบนั้นได้ ต้องยกเลิกออปชันที่ชื่อว่า Allow editing directly in cells”

วิธียกเลิกก็ง่ายมาก
คลิก File/ Options/ Advanced
แล้วยกเลิกออปชัน Allow editing directly in cells (ยกเลิกการติ๊ก) จากนั้นกด OK

มาทดสอบกัน

เช่น เซลล์ D4 เขียนสูตรลิงก์ข้อมูลมาจากอีกไฟล์นึง

Double Click ที่เซลล์ D4 แล้วไฟล์ต้นทางจะถูกเปิดขึ้นมาทันที!

“เอ้ย! ง่ายงี้เลยเหรอ” ตั้มตกใจมาก
“ง่ายงี้แหละ แต่โดยส่วนตัวพี่ไม่ค่อยชอบวิธีนี้เท่าไร”
“อ้าว! ทำไมล่ะครับ”
“เพราะมีข้อเสียหลายข้อ”

ข้อเสีย

1. กด F2 แล้วไม่ขึ้นสูตรที่เซลล์นั้น

ปกติแล้ว ถ้าต้องการดูสูตรที่เซลล์ใด กดปุ่ม F2 จะมีสูตรขึ้นมาตรงเซลล์นั้นเลย จะแก้ไขหรือทำอะไรก็ได้

แต่ถ้ายกเลิกออปชันนี้ไปแล้ว พอกด F2 จะไม่มีสูตรขึ้นมาให้

ถ้าจะแก้ไข ก็ต้องแก้ไขที่ Formula Bar ซึ่งไม่สะดวกเลย

(Note: คอมพิวเตอร์บางรุ่นต้องกด F2 พร้อมกับ Fn (Function Key) เช่น Fn+F2 แต่สามารถยกเลิกการกด Fn โดยแก้ไขที่ Bios)

2. กดดับเบิ้ลคลิกด้วยความเคยชิน

โดยปกติแล้ว การดูสูตรนอกจากกด F2 ก็ใช้การดับเบิลคลิกได้เช่นกัน
แต่เมื่อยกเลิกออปชันนี้ไป พอดับเบิลคลิกเพื่อดูสูตร กลายเป็นเปิดไฟล์ต้นทางขึ้นมาซะงั้น!

3. เปิดได้ทีละไฟล์
ไม่สามารถเปิด 2 ไฟล์พร้อมกันได้
หรือถ้าเซลล์นั้นเขียนสูตรลิงก์กับ 2 ไฟล์ ก็จะเปิดได้แค่ไฟล์เดียว

4. ใช้กับ VLOOKUP ไม่ได้
ถ้าเซลล์นั้นถูกเขียนด้วยฟังก์ชัน VLOOKUP โดยลิงก์ lookup_value มาจากเซลล์อื่น และลิงก์ table_array มาจากไฟล์อื่น เมื่อดับเบิ้ลคลิกเซลล์นั้นจะไม่สามารถเปิดไฟล์ต้นทางได้

5. ใช้กับสูตรที่ซับซ้อนไม่ได้
ถ้าเขียนสูตรอาร์เรย์ (Array Formula) ที่ซับซ้อน จะไม่สามารถเปิดไฟล์ที่ถูกลิงก์ได้

“ดูแล้วข้อเสียเยอะเหมือนกันนะครับ” ตั้มเอ่ย
“ใช่ ปกติแล้วพี่ไม่ใช้วิธีนี้”
“แล้วพี่ทำยังไงครับ?”

2. Ctrl+[

ข้อเสียหลักของวิธีแรกคือใช้งาน F2 ได้ไม่เหมือนปกติ จึงไม่ค่อยเป็นที่นิยม

วิธีที่เจ๋งกว่าคือ ถ้าต้องการเปิดไฟล์ต้นทางของเซลล์ใด คลิกเซลล์นั้นแล้วกด Ctrl+[ (open square bracket, ปุ่มเดียวกับ บ)

ข้อดีคือไม่ต้องยกเลิกออปชัน Allow editing directly in cells แถมยังใช้งาน F2 ได้เหมือนปกติ
แต่ก็ยังมีข้อเสียบางอย่าง

ข้อเสีย

1 บางครั้งกด Ctrl+[ ไม่ติด

ในการทำงานจริงเรามักเปิดหลาย ๆ โปรแกรมในเวลาเดียวกัน น่าเสียดายที่ปุ่ม Ctrl+[ มักเป็น Keyboard Shortcut ของโปรแกรมอื่น ทำให้กด Ctrl+[ แล้วไม่เกิดการเปลี่ยนแปลง (เพราะโดนโปรแกรมอื่น ‘ขโมย’ ไป)

ทางแก้ง่าย ๆ ที่พอทำได้คือ เปิด Excel เป็นโปรแกรมแรก แล้วค่อยเปิดโปรแกรมอื่น (แต่อาจใช้ไม่ได้ทุกกรณี)

2. เปิดได้ทีละไฟล์

3. ใช้กับ VLOOKUP ไม่ได้

4. ใช้กับสูตรที่ซับซ้อนไม่ได้

“ดูแล้วข้อเสียคล้ายวิธีแรกมากเลยนะครับ” ตั้มเอ่ย
“ใช่ แต่มีข้อดีคือไม่ต้องปรับออปชัน และใช้ F2 ได้เหมือนปกติ”

3. Edit Link + Open Source

อีกเทคนิคหนึ่งที่เปิดไฟล์ต้นทางได้คือ

คลิก Data/ Edit Links

เลือกไฟล์ที่ต้องการแล้วคลิก Open Source

ไฟล์นั้นจะถูกเปิดขึ้นมาทันที

หรือถ้าเลือกทีเดียวหลาย ๆ ไฟล์ แล้วคลิก Open Source ก็จะเปิดทุกไฟล์ขึ้นมาพร้อมกัน

“วิธีนี้เจ๋งดีครับ” ตั้มโพล่งขึ้น
“ใช่ เปิดได้ทีเดียวหลายไฟล์ และไม่ติดปัญหาเรื่อง VLOOKUP หรือสูตรซับซ้อนด้วยนะ” ผมยิ้ม

ถ้าชอบความเร็ว Ctrl+[ คือวิธีที่ง่ายที่สุด

แต่ถ้าอยากเปิดพร้อมกันหลายไฟล์ ลองใช้ Edit Links/ Open Source ก็ไม่เลวนะครับ ^_^