ทำไมกด Excel Shortcut แล้วใช้ไม่ได้? [Excel Keyboard Shortcut]

“ทำไมกด Alt+= แล้วไม่ขึ้น AutoSum ล่ะ?”
“กด F4 แล้ว ไม่เห็นมีอะไรเกิดขึ้นเลย!”
“อ้าว! กด Ctrl+1 แล้ว มันก็เหมือนเดิมนี่นา”

ผมพยายามฝึกตัวเองให้เลิกใช้เมาส์ แปลว่าต้องใช้คีย์บอร์ดให้คล่อง

แต่การจะใช้คีย์บอร์ดให้คล่อง ต้องรู้จัก Keyboard Shortcut เยอะ ๆ

พอรู้ว่า Excel มี Keyboard Shortcut มากกว่า 200 จึงบังคับตัวเองฝึกใช้คีย์ใหม่ ๆ สัปดาห์ละคีย์
แต่พอฝึกไปสักพักก็หงุดหงิด เพราะบางคีย์กดแล้วไม่มีอะไรเกิดขึ้น เริ่มสงสัยว่าคีย์นั้นใช้ได้จริงหรือเปล่า

ลองค้นข้อมูลจากหลายเว็บ ทุกเว็บบอกตรงกันว่าใช้ได้
แสดงว่าปัญหาไม่ได้เกิดจากการคีย์ แต่เกิดจากสาเหตุอื่น

ค้นไปค้นมาจึงรู้ว่ามีสาเหตุเป็นสิบแบบ แต่ที่พบบ่อยและครอบคลุมเคสมากกว่า 90% มีแค่ 3 สาเหตุ นั่นคือ

1. ต้องใช้ร่วมกับ Fn (Function Key)

คีย์ที่เจอปัญหาบ่อย ๆ ก็คือ ชอร์ทคัตตระกูล F ทั้งหลาย เช่น

  1. F2: แก้ไขสูตร
  2. F3: วาง Range Name ลงในสูตร
  3. F4: ล็อกเซลล์ ($)
  4. F5: Go To
  5. F9: คำนวณทั้งไฟล์, เฉพาะสูตรที่ลากครอบ
  6. F12: Save As
  7. Ctrl+F1: เปิด-ปิด Ribbon
  8. Shift+F11: เพิ่ม Sheet

คอมพิวเตอร์บางยี่ห้อ (หรือบางรุ่น) มักเซ็ตค่าดีฟอลต์ให้ต้องกดปุ่มพวกนี้พร้อมกับปุ่ม Function Key (Fn)

เช่น จากเดิมกด F4 ต้องกดเป็น Fn+F4
หรือจากเดิมกด Ctrl+F1 ต้องกด Ctrl+Fn+F1

ทำไมจึงเป็นเช่นนั้น?

เพราะบริษัทผู้ผลิตมองว่าควรเซ็ตค่าดีฟอลต์ของปุ่มพวกนี้ให้เป็นการกระทำที่ใช้บ่อย เช่น
F2 อาจเป็น ลดเสียง
F3 อาจเป็น เพิ่มเสียง
F4 อาจเป็น ลดความสว่างหน้าจอ
F5 อาจเป็น เพิ่มความสว่างหน้าจอ
(คอมพิวเตอร์แต่ละรุ่นเซ็ตปุ่มพวกนี้ไม่เหมือนกัน ตรวจสอบได้ง่าย ๆ โดยดูรูปสัญลักษณ์ที่แสดงบนคียบอร์ด)

แต่สำหรับผมซึ่งใช้งาน Excel เป็นหลัก
ใช้ F2 เพื่อแก้ไขสูตร บ่อยกว่า ลดเสียง อย่างเทียบไม่ติด
และใช้ F4 เพื่อใส่ $ บ่อยกว่า ลดความสว่างหน้าจอ ร้อยเท่า!

แปลว่า ถ้าจะลดเสียง ผมยอมกด Fn+F2
หรือ ถ้าจะลดความสว่างหน้าจอ ผมยอมกด Fn+F4 ดีกว่า

งั้นสลับกันได้ไหม?

ได้แน่นอน และเป็นวิธีที่หลาย ๆ คนใช้อยู่ (รวมทั้งผมด้วย) โดยต้องไปเซ็ตค่าใน Bios

เซ็ตค่าใน Bios ยังไง?

คอมพิวเตอร์แต่ละยี่ห้อใช้วิธีเซ็ตค่าใน Bios ไม่เหมือนกัน แนะนำให้ค้นใน Google โดยอาจพิมพ์คำค้นหาเป็น

enable function keys on” + คอมพิวเตอร์ที่ใช้ เช่น

enable function keys on dell laptop

(Dell เรียกการตั้งค่านี้ว่า Function Key Behavior: ให้ปรับเป็น Function Key)

หรือถ้าใช้ HP ก็อาจพิมพ์คำค้นหาเป็น
enable function keys on hp laptop

(HP เรียกการตั้งค่านี้ว่า Action Keys Mode: ให้ปรับเป็น Enabled)

ถ้าเป็นไปได้ให้ระบุรุ่นด้วย เพราะบางรุ่นแม้ยี่ห้อเดียวกัน แต่วิธีการเซ็ต Bios ก็ต่างกัน

อ้อ! ถ้าใครใช้คอมพิวเตอร์ของบริษัท อาจต้องให้หน่วยงาน IT ช่วยเซ็ตให้นะครับ เพราะการเซ็ตค่าพวกนี้ต้องใช้ Password Admin

พอแก้ Bios แล้ว จากนี้ไป F2 คือแก้ไขสูตร
แต่ถ้า ลดเสียง ต้องกด Fn+F2 แทนนะครับ ^_^

2. คีย์นั้นโดนโปรแกรมอื่น ‘ขโมย’ ไป

คีย์ที่เจอปัญหาบ่อย ๆ คือ

  1. ALT+= : AutoSum
  2. Ctrl+- : ลบเซลล์/แถว/คอลัมน์
  3. Ctrl++: เพิ่มเซลล์/แถว/คอลัมน์
  4. Ctrl+[: ไปยังไฟล์หรือเซลล์ต้นทาง
  5. Ctrl+]: ไปยังเซลล์ปลายทาง (สูตรนี้มีผลต่อเซลล์ไหนบ้าง)
  6. Ctrl+1 : Format Cells

ในชีวิตจริงเรามักทำงานโดยเปิดหลายโปรแกรมพร้อมกัน และโปรแกรมส่วนใหญ่มักมีคีย์บอร์ดชอร์ทคัตของตัวเอง (ระบบปฏิบัติการก็มีชอร์ทคัตเช่นกัน)

ถ้าคีย์นั้นมีความหมายเหมือนกันก็ไม่เป็นไร (เช่น Ctrl+C, Ctrl+V) แต่ถ้าคีย์นั้นมีความหมายต่างกันจะเกิดปัญหา เพราะอาจโดนอีกโปรแกรม ‘ขโมย’ ไป

ตัวอย่างที่เห็นชัดเจนคือ Alt+=

ถ้าใช้งาน MS Outlook ร่วมกับ MS Excel จะพบว่าใช้ Alt+= ใน Excel ไม่ค่อยได้ (กดแล้วไม่ขึ้น AutoSum)

เพราะ Alt+= โดน MS Outlook ‘ขโมย’ ไปนั่นเอง

งั้นทำยังไงดี?

วิธีที่อาจแก้ไขได้คือ ปิดและเปิด MS Excel ขึ้นมาใหม่
แต่โดยส่วนตัวไม่แนะนำ เพราะเสียเวลา แถมบางทีแก้ปัญหาไม่ได้

วิธีที่ผมใช้ประจำก็คือ ทุกครั้งที่เปิดคอมพิวเตอร์ ให้เปิด MS Excel เป็นโปรแกรมแรก แล้วคีย์ที่เป็นปัญหาจะเป็นของ Excel

คล้ายกับให้ Excel ขโมยไปตั้งแต่แรกนั่นเอง!

วิธีนี้ผมคิดเอง (เพราะลองวิธีอื่นแล้วยากเกิน) ส่วนใหญ่ใช้ได้ดี ไม่มีปัญหา

แต่จะมีปัญหากรณีเดียว นั่นคือ!

3. เปิด Excel ตอนคีย์บอร์ดเป็นภาษาไทย

แม้จะเปิด MS Excel เป็นโปรแกรมแรก แต่ก็ยังกดบางคีย์ไม่ติด เพราะเปิดตอนคีย์บอร์ดเป็นภาษาไทย!

คีย์ที่เจอปัญหาบ่อย ๆ คือ

  1. ALT+= : AutoSum
  2. Ctrl+- : ลบเซลล์/แถว/คอลัมน์
  3. Ctrl++: เพิ่มเซลล์/แถว/คอลัมน์
  4. Ctrl+[: ไปยังไฟล์หรือเซลล์ต้นทาง
  5. Ctrl+]: ไปยังเซลล์ปลายทาง (สูตรนี้มีผลต่อเซลล์ไหนบ้าง)
  6. Ctrl+1 : Format Cells
  7. Ctrl+Shift+1 : ปรับฟอร์แมตตัวเลขให้ใส่คอมมา และแสดงทศนิยม 2 ตำแหน่ง
  8. Ctrl+Shift+5 : ปรับฟอร์แมตตัวเลขให้เป็น %
  9. Ctrl+; : ใส่วันที่วันนี้
  10. Ctrl+: : ใส่เวลาปัจจุบัน

(จะพบว่าคีย์ที่มีปัญหาคล้ายแบบที่ 2 และเพิ่มบางคีย์)

ทางแก้ง่ายมาก นั่นคือเปิดโปรแกรม MS Excel ตอนคีย์บอร์ดเป็นภาษาอังกฤษ
(ปรับภาษาของ Windows ให้เป็นภาษาอังกฤษก่อนเปิด MS Excel)

หรือถ้าให้ดีกว่านั้น เปิด MS Excel เป็นโปรแกรมแรก และเปิดตอนคีย์บอร์ดเป็นภาษาอังกฤษ ชัวร์สุดครับ ^_^

ถ้ายังกดไม่ติดอีก งั้นคงต้องกด ขึ้น-ขึ้น-ลง-ลง-ซ้าย-ขวา-ซ้าย-ขวา-A-B-Select-Start แล้วล่ะครับ ^^

Reference:
https://exceljet.net/keyboard-shortcuts
https://www.howtogeek.com/235351/how-to-choose-whether-your-function-keys-are-f1-f12-keys-or-special-keys/#:~:text=To%20enable%20it%2C%20we’d,just%20like%20Caps%20Lock%20does.
https://www.support.hp.com/th-en/document/c02035108#:~:text=Press%20fn%20and%20the%20left,to%20activate%20the%20default%20action.

วิศวกรรีพอร์ต

คนธรรมดาผู้มีประสบการณ์ทำงานหลากหลายตำแหน่ง คลุกคลีกับการทำรีพอร์ตมาโดยตลอด สุดท้ายค้นพบแนวทางของตัวเอง จึงอยากแบ่งปันเคล็ดลับและประสบการณ์ให้กับผู้สนใจ

One thought on “ทำไมกด Excel Shortcut แล้วใช้ไม่ได้? [Excel Keyboard Shortcut]

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.