“ผมพยายามมาหลายปีแล้วครับ แต่ใช้ไม่เป็นสักที” คุณโอมยิ้มเขิน ๆ

คำพูดนั้นทำให้ผมประหลาดใจ เพราะ Pivot Table เป็นอะไรที่ง่ายสุด ๆ

แค่คลิก ๆ ลาก ๆ ก็ได้รีพอร์ตแล้ว

ต่อให้คนไม่เคยใช้งานเลย ถ้าฝึกสัก 10 นาที ก็น่าจะใช้งานเบื้องต้นได้แล้ว

คำพูดที่ว่า Pivot Table (ออกเสียงว่า พิ-เวิท-เท-เบิล) ใช้ยาก จึงเป็นอะไรที่ผมไม่เข้าใจ

แต่เมื่อได้เจอผู้คนที่หลากหลาย ได้เจอข้อมูลที่หลากหลาย ผมเริ่มเข้าใจแล้วว่า ทำไมบางคนมองว่าพิเวิทเทเบิลใช้ยาก

สรุปเป็น 4 เหตุผลด้วยกัน

1) ข้อมูลไม่เป็นฐานข้อมูล

รูปแบบข้อมูลที่เหมาะกับพิเวิทเทเบิล คือรูปแบบข้อมูลที่เป็นฐานข้อมูล (Database)

หรือพูดง่าย ๆ คือ รูปแบบข้อมูลที่เป็นแนวตั้ง ถ้ามีข้อมูลใหม่ต้องต่อท้ายด้านล่าง (ไม่ใช่ต่อด้านขวา) ห้ามเว้นบรรทัด ห้ามมี subtotal คั่นกลาง และข้อมูลประเภทเดียวกันต้องอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน

เอาง่าย ๆ เลย ถ้ามีคอลัมน์ชื่อว่า Jan, Feb, Mar ข้อมูลนั้นก็ไม่ใช่ฐานข้อมูลแล้ว

หรือถ้ามีคอลัมน์ชื่อ Y2020, Y2021, Y2022 นั่นก็ไม่ใช่ฐานข้อมูลเช่นกัน

หรือถ้ามีข้อมูลต่างประเภท เช่น มีข้อมูลที่เป็นตัวหนังสือ (Text) และข้อมูลที่เป็นตัวเลขอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน นั่นก็ไม่ใช่ฐานข้อมูล

จากประสบการณ์ ส่วนใหญ่ข้อมูลมักเป็นแบบนี้ พอรูปแบบข้อมูลไม่เหมาะ จึงใช้ Pivot Table ไม่ได้

2) ข้อมูล 80 คอลัมน์

“ขอปรึกษางานส่วนตัวนิดนึงครับ ผมไม่รู้จะปรับ Pivot Table ยังไง” ลูกศิษย์ยกมือถามช่วงพักเบรก

“ขอดูฐานข้อมูลหน่อยครับ” ผมตอบ

สิ่งที่เห็นคือ ฐานข้อมูลที่เริ่มตั้งแต่คอลัมน์ A จนถึง CB

ใช่, มีข้อมูลทั้งหมด 80 คอลัมน์!

แม้ข้อมูลจะอยู่ในรูปแบบของฐานข้อมูล แต่ถ้ามีคอลัมน์เยอะขนาดนี้ ต้องเป็นคนที่สร้างฐานข้อมูล หรืออยู่กินกับฐานข้อมูลนี้เท่านั้นถึงจะเข้าใจ

ถ้าส่งฐานข้อมูลนี้ต่อให้คนอื่น ยากมากที่คนอื่นจะเข้าใจ

ยิ่งถ้าตั้งชื่อคอลัมน์โดยใช้ตัวย่อ เช่น DE_LJ_MTC7 ยิ่งไปกันใหญ่

ถ้าเราสร้างฐานข้อมูลเอง สร้างพิเวิทเทเบิลเอง วิเคราะห์เอง จะสร้างกี่คอลัมน์ยังไงก็ได้

แต่ถ้าเราสร้างพิเวิทเทเบิล เพื่อส่งต่อให้คนอื่น หรือเพื่อให้คนอื่นนำไปวิเคราะห์ต่อ การจำกัดจำนวนคอลัมน์ให้พอเหมาะ รวมถึงตั้งชื่อคอลัมน์ให้เข้าใจง่าย คือสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญ

เพราะการสร้างรีพอร์ต แท้จริงแล้วคือการสื่อสารแบบนึง

“Simple is always the best” คำพูดนี้เป็นจริงเสมอ 😊

3) ฟอร์แมตตามใจฉัน

พิเวิทเทเบิล คือเครื่องมือที่ออกแบบมาให้สร้างรีพอร์ตสำเร็จรูป

คำว่า สำเร็จรูป แปลว่าง่าย และมีวงเล็บต่อท้ายว่า (มีข้อจำกัด)

ใช่, พิเวิทเทเบิลสร้างรีพอร์ตได้ในรูปแบบจำเพาะเท่านั้น

จำเพาะ แปลว่า สร้างรีพอร์ตได้ในรูปแบบที่ถูกออกแบบไว้

หรือแปลอีกอย่างว่า สร้างรีพอร์ตในรูปแบบตามใจฉันไม่ได้!

เช่น แสดงข้อมูลรายสินค้า 20 บรรทัด เว้นบรรทัดนึง แล้วสรุปข้อมูลเป็นรายกลุ่มสินค้า เว้นอีกหนึ่งบรรทัด แล้วสรุปเป็น Grand Total แบบนี้ไม่ได้

หรือ แสดงข้อมูลรายไตรมาสของปีนี้ 4 คอลัมน์ (Q1, Q2, Q3, Q4) แล้วตามด้วยคอลัมน์สรุปทั้งปี เว้นว่างคอลัมน์นึง แล้วแสดงข้อมูลปีที่แล้ว เว้นว่างคอลัมน์นึง แล้วแสดงผลต่างระหว่างปีนี้กับปีที่แล้ว แบบนี้ก็ไม่ได้

หรือ แสดงยอดขายรายเดือนของปีนี้ 12 คอลัมน์ (Jan, Feb .. Dec) แล้วแสดงยอดขายเฉลี่ยของทั้งปี เว้นคอลัมน์นึง แสดงยอดขายเฉลี่ยของปีที่แล้ว และแสดงผลต่างค่าเฉลี่ยระหว่างปีนี้กับปีที่แล้ว แบบนี้ก็ไม่ได้เช่นกัน

4) คำนวณซับซ้อน

พิเวิทเทเบิลมีความสามารถด้านการคำนวณที่ต่ำมาก นั่นคือสรุปข้อมูล (Aggregate) ได้แค่แบบง่าย ๆ เช่น Sum, Count, Max, Min

แต่สรุปข้อมูลแบบมีเงื่อนไขซับซ้อนไม่ได้ เช่น

นับจำนวนลูกค้าใหม่ในแต่ละเดือน

นับจำนวนลูกค้าที่มียอดซื้อมากกว่า 100,000 บาทในแต่ละเดือน

แสดงสินค้า Top 10 ของแต่ละเดือน และกรุ๊ปสินค้าที่เหลือ (ที่ไม่อยู่ใน Top 10) เป็นคำว่า Others พร้อมแสดงยอดขายของสินค้านั้น ๆ และสรุปบรรทัดสุดท้ายเป็น Grand Total

ใช่, รีพอร์ตที่เป็นการวิเคราะห์เชิงลึก Pivot Table ไม่ตอบโจทย์เลย

แล้วจะแก้ไขยังไง?

คำตอบง่ายมาก ใช้เครื่องมืออื่นช่วย

ถ้าเป็นข้อแรก (ข้อมูลไม่เป็นฐานข้อมูล) ให้ใช้ Power Query แปลงรูปแบบให้เป็นฐานข้อมูล แล้วสรุปด้วย Pivot Table

ถ้าเป็นข้อสอง (ข้อมูล 80 คอลัมน์) ในระยะยาวแล้ว ข้อมูล 80 คอลัมน์คือการจัดระเบียบที่ไม่ถูกต้อง ควรศึกษาเรื่อง Data Model
(แบ่งตารางเป็น Fact และ Dimension) และใช้ Power Pivot แทน Pivot Table

ถ้าเป็นข้อสาม (ฟอร์แมตตามใจฉัน) ต้องสร้างรีพอร์ตเองแบบแมนวล ต้องหาค่าที่เป็น unique ของแต่ละบรรทัดขึ้นมาเอง และเขียนสูตรสรุปตัวเลขของแต่ละคอลัมน์ขึ้นมาเองเช่นกัน
(ใช้ฟังก์ชันใน Excel เช่น UNIQUE, SORTBY, SUMIFS, AVERAGEIFS)

ถ้าเป็นข้อสี่ (คำนวณซับซ้อน) ให้ใช้ Power Pivot คู่กับสูตร DAX
(เช่น CALCULATE, COUNTROWS, FILTER, TOPN, HASONEVALUE, REMOVEFILTERS)

อีกทางเลือกนึงคือ ใช้ Power BI แทน Pivot Table

แต่.. Power BI ไม่ใช่เครื่องมือทดแทน Pivot Table

ผลลัพธ์ (Output) ของ Power BI ไม่ได้อยู่ในรูปแบบของตาราง (Spreadsheet) อาจไม่สะดวกต่อการนำไปใช้ต่อ หรือนำไปวิเคราะห์ต่อ

(นั่นจึงเป็นเหตุผลว่า ทำไมหลายคนชอบ Export ข้อมูลออกจาก Power BI)

“ไม่ทราบว่าคุณโอมติดปัญหาอะไรหรือเปล่าครับ?”

แล้วคุณโอมก็พรั่งพรูให้ฟัง

ไม่ใช่แค่คุณโอม

คุณยอด คุณแนน คุณจ๋า ก็เล่าประสบการณ์ที่แตกต่างออกไป

การได้พูดคุยกับพวกเขา ทำให้ผมเข้าใจ และรู้ว่ายังมีอะไรที่ตัวเองไม่รู้อีกมาก

ผมเชื่อมั่นในศักยภาพของคน และเชื่อว่าทุกคนใช้ Pivot Table ได้

ถ้าเจอใครพูดว่า Pivot Table ใช้ยาก ลองเปิดใจฟังเค้านิดนึง บางทีเค้าอาจเปิดโลก หรือช่วยให้เราเห็นในมุมที่ไม่เคยมองก็ได้ครับ 😊