“คนทำงานเร็ว ทำอะไรตอนที่เราไม่เห็น”

ผมสะดุดชื่อหนังสือทันที เปิดดูพบว่ามีอะไรน่าสนใจ

ผู้เขียนหรือคุณคิเบะ โทโมะยูกิ เป็นหัวหน้าทีมโปรเจกต์อาวุโสของบริษัทไอบีเอ็ม ดูแลทีมที่มีสมาชิกหลายร้อยคนทั้งในประเทศญี่ปุ่นและจีน เค้าเข้าไปบริหารทีมที่มีผลดำเนินการรั้งท้ายให้กลายเป็นท็อปทีม ทำได้ยังไง มีเคล็ดลับอะไร?

คำตอบคือหนังสือเล่มนี้ ผมหยิบไปจ่ายเงินทันที

พออ่านจบมีทั้งสิ่งที่ชอบกับไม่ชอบ

สิ่งที่ชอบ

ข้อดีของหนังสือฮาวทูญี่ปุ่นคือบอกวิธีชัดเจน ต้องทำอะไรหนึ่ง-สอง-สาม-สี่ ไม่เหมือนหนังสือฮาวทูฝรั่งที่ (บางเล่ม) เน้นหลักการ แต่ไม่รู้จะเริ่มยังไง

คุณคิเบะมีสไตล์การทำงานแบบญี่ปุ่นที่ชัดเจนมาก นั่นคือ ทำทันที รีบตัดสินใจ สิ่งสำคัญคือเดตไลน์ ต้องทำให้เสร็จทันเวลา งานที่มีคุณภาพเพียง 50% แต่เสร็จทัน ดีกว่างานที่มีคุณภาพ 60% แต่เสร็จไม่ทัน

ห้ามพูดว่า “งานยุ่งมาก” เพราะทำให้ข้างในเครียด ให้ปรับอารมณ์และทิ้งสิ่งไม่จำเป็นให้หมด

อ่านอีเมลเพียงครั้งเดียว แล้วรีบจัดการให้เสร็จ ไม่กองเอกสารบนโต๊ะและไม่เก็บอีเมลที่ยังไม่อ่านข้ามคืน ด้วยเหตุนี้คุณคิเบะจึงจัดการกับอีเมล 200-300 ฉบับได้ทุกวัน

แม้คนญี่ปุ่นชอบสื่อสารด้วยการเขียน (สังเกตป้ายโฆษณาญี่ปุ่นมีตัวหนังสือเยอะมาก) แต่คุณคิเบะชอบสื่อสารด้วยภาพ เค้าชอบสรุปข้อมูลด้วยภาพ เขียนความสัมพันธ์ หรืออธิบายด้วยกราฟ

เมื่อไม่ได้ข้อสรุปจากการถกเถียงในที่ประชุม ให้เขียนแผนภาพบนไวต์บอร์ด อาจถ่ายรูปแผนภาพนั้นไว้เพื่อใช้เป็นบันทึกการประชุม (อันนี้ผมชอบมาก)

คุณคิเบะให้ความสำคัญกับการใช้คีย์บอร์ดชอร์ตคัต เพราะการย้ายมือจากเมาส์มาที่คีย์บอร์ด และย้ายจากคีย์บอร์ดไปที่เมาส์ทำให้เสียเวลา แม้การใช้คีย์บอร์ดจะเซฟเวลาครั้งละไม่กี่วินาที แต่ถ้าทำบ่อย ๆ จะเซฟเวลามหาศาล

สนับสนุนให้ทุกคนในทีมใช้คีย์บอร์ด ถึงขนาดออกกฎว่า ห้ามใช้เมาส์! อ่านไม่ผิดหรอกครับ ห้ามใช้เมาส์ ทุกคนต้องใช้คีย์บอร์ด และจำชอร์ตคัตที่ใช้บ่อย ๆ

คุณคิเบะทำงานหนักมาก ออกจากบ้านตั้งแต่ 7 โมงเช้า และกลับถึงบ้านอีกทีตอนตีหนึ่ง นอนเพียงวันละ 4-5 ชั่วโมง ด้วยความที่ทำงานหนักมากจึงแทบไม่มีเวลาพัฒนาตัวเอง เวลาเดียวที่สามารถพัฒนาตัวเองได้คือเวลาบนรถไฟ!

อ่านถูกแล้วครับ พัฒนาตัวเองบนรถไฟ โดยการอ่านหนังสือ จดโน้ตหรือฝึกภาษาอังกฤษ บางครั้งก็เขียนหนังสือบนรถไฟ ใช่! ยืนเขียน รถไฟในญี่ปุ่นแน่นมาก จึงต้องยืนเขียน ยืนตรงพื้นที่ยืนหน้าประตูซึ่งมีผนังกั้นระหว่างที่นั่ง เค้าจะรักษาตำแหน่งนี้ทุกครั้ง แม้เป็นตำแหน่งที่คนแน่น แต่ก็สามารถอ่านหนังสือได้เต็มที่

คุณคิเบะให้ความสำคัญกับการจด เพราะการจดคือการสรุปความคิด ทำให้เห็นภาพรวม เห็นความสัมพันธ์ มีแนะนำสมุดกับปากกา โดยแนะนำให้จดในสมุดกราฟที่มีสันห่วงและจดในแนวนอน

เหตุผลที่ให้จดในแนวนอนเพราะห่วงจะไม่ติดมือ (ไม่เหมือนจดในแนวตั้ง) รวมทั้งแนวนอนมีพื้นที่เยอะกว่า โยงความสัมพันธ์ได้ดีกว่า

(จุดนี้ผมไม่ค่อยเห็นด้วยกับการจดในกระดาษกราฟ แม้การจดในกระดาษกราฟจะมีเส้นแบ่ง กะตำแหน่งได้ชัดเจน แต่ตารางเส้นกราฟจำกัดความคิดสร้างสรรค์ ไม่เหมาะกับการวาดรูปประกอบหรือทำ mind map โดยส่วนตัวชอบจดในกระดาษขาวแบบไม่มีเส้นมากกว่า)

ควรใช้สมุดที่มีปกแข็ง เพราะจดได้ทุกที่ สะดวกในการจดบนรถไฟ (อันนี้เห็นด้วย)

ควรใช้ปากกาหมึกซึม จดได้เร็วเพราะไม่ต้องออกแรงกดเยอะ (ผมใช้ปากกาหมึกซึมไม่เป็นแฮะ ใช้ทีไรเลอะสันมือทุกที อยากใช้เป็นมั่งจัง ^^)

คุณคิเบะให้ความสำคัญกับการมีสมาธิจดจ่อ ด้วยเหตุนี้เค้าจึงไม่ใช้สมาร์ตโฟน แต่ใช้ฟีเจอร์โฟน! (โทรศัพท์รุ่นเก่าที่โทรเข้า-ออกได้อย่างเดียว)

ช่วงเวลาบนรถไฟเป็นช่วงเวลาสำคัญสำหรับพัฒนาตัวเอง ถ้าใช้สมาร์ตโฟนจะหลุดเข้าไปในโลกของอินเทอร์เน็ต และจ่อมจมในนั้น จึงตัดการเชื่อมต่อ ปิดกั้นสิ่งยั่วยุทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นอินเทอร์เน็ต โทรทัศน์ และเบียร์

แม้ชอบกินเบียร์มาก แต่ไม่เก็บเบียร์ไว้ในบ้านเลย ถ้าอยากดื่มก็ซื้อกินเป็นครั้ง ๆ ไป

สิ่งที่ไม่ชอบ

มาคุยสิ่งที่ไม่ชอบกันบ้าง

ผมสะดุดกับตัวเลขอีเมลวันละ 300 ฉบับ คิดในใจ “ทำไมเยอะจัง?” แต่พออ่าน ๆ ไปถึงเข้าใจว่า ที่อีเมลเยอะเพราะคุณคิเบะทำให้มันเยอะ

คุณคิเบะใช้ฟังก์ชันการตอบกลับว่าอีเมลนั้นถูกอ่านแล้ว (Returned Receive) การทำแบบนี้ทำให้อีเมลเยอะโดยไม่จำเป็น และแสดงให้เห็นถึงการไม่เชื่อใจเพื่อนร่วมงาน เพราะเมื่อเกิดการโต้แย้งก็ใช้เป็นหลักฐานอ้างว่าอีกฝ่ายอ่านแล้ว สุดท้ายก็เป็นการเอาชนะคะคาน ผมไม่เห็นข้อดีของการใช้ฟังก์ชันนี้เลย

งานด่วนเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้เสมอ แต่ถ้าต้องการงานด่วนไม่ควรใช้อีเมล ควรใช้การโทรศัพท์ หรือไปพบอีกฝ่าย แต่คุณคิเบะกลับส่งอีเมลและใส่หัวข้อว่า: (ด่วนมาก) พร้อมทั้งให้ตอบทันที

ทำแบบนี้บ้างครั้งคราวเป็นเรื่องที่เข้าใจได้ แต่ถ้าทำแล้วได้งานก็จะทำแบบนั้นร่ำไป สุดท้ายลูกน้องจะทำงานด้วยยาก

อีเมลบางฉบับเป็นการแจ้งให้ทราบ คุณคิเบะคิดว่าควรตอบกลับว่า “รับทราบ” เพราะอีกฝ่ายจะได้รู้ว่าเรารับทราบแล้ว โดยส่วนตัวไม่เห็นด้วยกับการทำเช่นนั้น ถ้าส่งอีเมลหา 10 คนแล้วทุกคนตอบแบบนี้ แปลว่าคนส่งจะได้รับอีเมลตอบกลับว่ารับทราบ 10 ฉบับ ทำให้อีเมลเยอะโดยไม่จำเป็น และยังเกิดวัฒนธรรมใช้อีเมลป้องกันตัว

คุณคิเบะให้ความสำคัญกับการจด แม้แต่การทำปฏิทินนัดหมายประชุม หรือลิตส์รายการงานที่ต้องทำ (to-do list) ก็เขียนใส่สมุด ถ้างานนั้นทำไม่ทันในสัปดาห์นี้ ก็เขียนใหม่อีกครั้งในปฏิทินงานของสัปดาห์หน้า โดยส่วนตัวคิดว่าใช้โปรแกรมพวก Google Calendar มีประสิทธิภาพมากกว่า รวมทั้งยังแชร์ให้เพื่อนร่วมงานทราบว่าเราติดประชุมตอนไหน หรือถ้าจะนัดประชุมควรนัดเมื่อไร

บทท้าย ๆ ของหนังสือเขียนเรื่องเฟรมเวิร์กในการทำงาน แนวคิดค่อนข้างพื้นฐานมากเกินไป รวมถึงตัวอย่างที่ยกมาก็ไม่น่าสนใจ

สรุป

ด้วยความที่ผู้เขียนไม่ใช่นักเขียน การเรียบเรียงเรื่องราวอาจดูห้วน ๆ แต่ข้อดีของผู้เขียนที่ไม่ใช่นักเขียนคือเนื้อหาจะเรียล กระชับ ชัดเจน

อาจเป็นเพราะหนังสือถูกเขียนไว้ตั้งแต่ปี 2016 (แปลไทยปี 2020) บางอย่างใช้เทคโนโลยีน้อยเกินไป ถ้าถูกเขียนปีนี้ไม่แน่ว่าหลายอย่างอาจถูกทดแทนด้วยเทคโนโลยี

โดยรวมแล้วเป็นหนังสือที่ให้แนวคิดน่าสนใจ แม้บางเรื่องจะไม่เห็นด้วย แต่บางเรื่องก็ทำให้ฉุกคิด อ้อ! ผมว่าจะเลิกใช้เมาส์แล้วล่ะ ^_^