ผมมักได้รับคำถามนี้จากเพื่อนร่วมงานบ่อยๆครับ

คำตอบของผมคือ มีทั้งสิ้นสามวิธีการและต้องทำไปพร้อมๆกัน นั่นคือ…

1. เลิก “แมนวล” ซะ

หากวันนี้คุณยังต้องกดฟิลเตอร์แล้วใช้ฟังก์ชัน SUBTOTAL (9, ) เพื่อหาผลรวม หรือลากครอบเซลล์ที่ต้องการแล้วดูผลรวมที่มุมขวาล่างของหน้าจอเป็นประจำแล้วล่ะก็ ผมอยากขอให้เลิกทำหรือทำเฉพาะเคสพิเศษจริงๆ

การเข้าไปแก้ไขข้อมูลทีละเซลล์ๆด้วยสเต็ปการทำที่เหมือนๆกันก็เช่นกันครับ ผมอยากขอให้คุณเลิกทำ แล้วบอกกับตัวเองว่า

“มันต้องมีวิธีที่ดีกว่านี้สิ”

นั่นแหละครับคือเหตุผลหลักที่ผมสามารถเรียนรู้สิ่งใหม่ๆในเอ็กเซลได้โดยที่ผมแทบไม่เคยไปเรียนเอ็กเซลที่ไหนเลย (ผมเคยไปเรียนที่นึงครับ แต่คิดว่าไม่ค่อยตรงกับความต้องการเท่าไร ขอไม่เอ่ยถึงชื่อสถาบันสอนนะครับ)

2. “หาเรื่อง” ใช้งานด้วยวิธีการใหม่ๆ อย่าคิดว่าวิธีปัจจุบันคือวิธีที่ดีที่สุดแล้ว

ตอนที่ผมเริ่มเขียนสูตรใหม่ๆ บางครั้งผมต้องใช้เวลาเป็นชั่วโมงกว่าจะคิดสูตรออกเพียงสูตรเดียวทั้งๆที่ถ้าทำด้วยวิธีปัจจุบันก็เสร็จไปตั้งนานแล้ว (แต่ต้องมีแมนวลแก้หลังจากนั้นเล็กน้อย) ผมมักบอกกับตัวเองว่า

“ถ้าเป็นเพื่อนคนนั้น เค้าคงไม่ทำแบบนี้แน่ๆ”

มันต้องมีวิธีดีๆสิ (ยังจำเพื่อนของผมที่ทำให้ผมกระจ่างว่าฟังก์ชัน VLOOKUP เป็นฟังก์ชันเบสิคได้ไหมครับ?) แล้วสุดท้ายผมก็ทำได้แม้จะเสียเวลาไปมากก็ตาม แต่ผมก็เข้าใจการใช้สูตรมากขึ้น

เมื่อเจอกรณีคล้ายๆแบบนี้อีก ผมก็ใช้เวลาไม่ถึงหนึ่งนาทีเพื่อเขียนสูตรคำนวณแบบอัตโนมัติ

แน่นอนว่าความถูกต้องคือ 100% (ถ้าตรรกะไม่ผิด) ครั้งหน้าก็ไม่ต้องเสียเวลามาคำนวณมืออีก

3. หา “พี่เลี้ยง” เอ็กเซล

ผมเชื่อว่าเราสามารถพัฒนาความสามารถด้านการใช้เอ็กเซลได้ แต่ความสามารถของเราจะพัฒนาด้วยความเร่งหากเรามี “พี่เลี้ยง” ที่ช่วยให้ความเห็นตอนเราติดโน่นติดนี่

ในความเป็นจริงแล้ว มันมักมีรายละเอียดปลีกย่อยเล็กน้อยมากมายที่ทำให้การคำนวณของเราผิดพลาด เช่น

• ลืมใส่ดอลลาร์ไซน์ ($)
• ใช้โครงสร้างของ VLOOKUP ใน SUMIF ทั้งๆที่เขียนสูตร SUMIF
• ไม่ได้ตั้งการคำนวณให้เป็นแบบแมนวล เลยใช้เวลาคำนวณแต่ละครั้งนานมาก
• ใช้สูตรอาร์เรย์แต่ดันกด Enter แทนที่จะเป็น Ctrl + Alt + Enter
• ใช้สูตร SUMIF ดึงข้อมูลข้ามไฟล์ แต่ถ้าไม่ได้เปิดทั้งสองไฟล์พร้อมกัน มันขึ้น #VALUE! หมดเลย

พวกนี้เป็นปัญหาจุกจิกกวนใจเรามาก และทำให้เราใช้เป็น “ข้ออ้าง” ในการไม่พัฒนาความสามารถด้านเอ็กเซล

ปัญหาเหล่านี้จะลดลงเมื่อคุณมี “พี่เลี้ยง” คอยช่วยเหลือ

ผมแนะนำนิดนึงนะครับว่าต้องเป็นคนที่สนิทกับเราพอสมควร

เพราะในทางปฏิบัติเราจะรบกวนเค้าบ่อยมากๆๆๆ จนเราเองเกรงใจ (แต่ก็รบกวนต่อ ฮ่าๆ)

ถ้าเป็นคนที่ทำงานก็จะสะดวกที่สุดครับ เพราะหลายๆครั้งการอธิบายทางโทรศัพท์อาจทำให้ทะเลาะกันเองได้

แล้วพี่เลี้ยงของวิศวกรรีพอร์ตคือใครล่ะ?

ก็คือไอ้เพื่อนคนที่บอกว่า VLOOKUP คือฟังก์ชั่นเบสิคนั่นล่ะครับ!! หลังจากสิ้นวลีนั้นผมโทรหามันบ่อยกว่าแฟนซะอีก ฮ่าๆๆ

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^