คุณเชื่อไหมครับว่า แค่คลิกเมาส์ 3 ครั้ง ก็ได้รีพอร์ตแล้ว

ไม่เชื่อหรือ?

งั้นมาพิสูจน์กัน

เริ่มจากเปิดข้อมูลขึ้นมาใน Excel สมมติหน้าตาประมาณนี้

คลิกข้อมูลเซลล์ใดก็ได้ แล้วไปที่ Ribbon Insert/ Recommended Pivot Tables

จากนั้นคลิก OK

ได้รีพอร์ตแล้ว !!

3 คลิกเสร็จ เห็นไหมล่ะ ^_^

ถ้าไม่ชอบรีพอร์ตหน้าตาแบบนี้ สามารถเลือกแบบอื่นจากด้านซ้ายมือได้เลย

รีพอร์ตนี้ก็ 3 คลิกเช่นกัน

ใช่ครับ ผมกำลังพูดถึงคำสั่งที่ชื่อว่า Recommended Pivot Tables ที่เริ่มมีตั้งแต่ Excel 2013

ด้วยคำสั่งนี้ เราสามารถสร้างรีพอร์ต หรือ Pivot Table โดยคลิกเมาส์เพียง 3 ครั้ง

ใครที่ใช้ Microsoft 365, Excel 2013/ 2016/ 2019 ต้องลองครับ

แต่ถ้าใครใช้ Excel 2010 ไม่ต้องน้อยใจไป

เพราะผมรู้จักคำสั่งนี้มาตั้งนานแล้ว แต่ไม่เคยใช้เลย!

ทำไม?

เพราะผมคิดว่าคำสั่งนี้ไม่ตอบโจทย์

สิ่งที่ Recommended Pivot Tables สร้างไม่ใช่ “รีพอร์ต” แต่คือ “ข้อมูลสรุป”

ยังไง?

“ข้อมูลสรุป” กับ “รีพอร์ต” นั้นต่างกัน

ถ้าจะอธิบาย ขออธิบายด้วยสมการนี้ครับ

“ข้อมูลสรุป” + “ใจ” = “รีพอร์ต”

ใช่ครับ ความแตกต่างคือ ข้อมูลสรุปไม่มี “ใจ” แต่รีพอร์ตมี “ใจ”

“ใจ” คืออะไร?

“ใจ” คือสิ่งที่คนสร้างรีพอร์ตต้องการสื่อถึงคนอ่าน

เพื่อให้เห็นภาพ เรามาใส่ “ใจ” ลงในตัวอย่างเมื่อสักครู่กัน…

จาก “ข้อมูลสรุป” ที่ได้จาก Recommended Pivot Tables ถ้าใส่ “ใจ” ลงไปจะกลายเป็น

หรือกลายเป็น

หรืออาจเพิ่มเติมเป็น

ในแง่ของรูปธรรรม “ใจ” คือการปรับฟอร์แมตให้อ่านง่าย
ไม่ว่าจะเป็นการปรับฟอร์แมตตัวเลขให้มีคอมม่า การปรับตำแหน่งทศนิยม การตัดคำว่า Sum Of, Count Of ทิ้ง การใส่ Conditional Formatting

แต่ถ้ามองลึกลงไป “ใจ” คือ การตอบคำถามที่คาดว่าจะถูกถาม

(ถ้าสังเกตจะพบว่ามีวิเคราะห์สั้นๆที่หัวตารางด้วย)

หรือพูดง่ายๆก็คือ

“ใจ” = “อ่านง่าย” + “ตอบคำถามที่คาดว่าจะถูกถาม”

แล้วจะรู้ได้ยังไงว่า “คำถามที่คาดว่าจะถูกถาม” คืออะไร?

ง่ายมากครับ ให้ลองมองในมุมของคนอ่านรีพอร์ต แล้วคิดว่า

“ถ้าคุณเห็นข้อมูลสรุปนี้ คุณจะถามคำถามอะไรบ้าง”

แล้วจะพบว่า มีคำถามมากมายพรั่งพรูออกมา

สิ่งที่ต้องทำคือ เตรียมรีพอร์ตที่ตอบทุกคำถาม ซึ่งแน่นอนว่ารีพอร์ตเดียวอาจไม่สามารถตอบได้ทั้งหมด

“ถ้ามองแล้ว ไม่เห็นคำถามอะไรเลยล่ะ?”

ให้คิดว่า รีพอร์ตนี้จะถูกส่งให้ใคร หรือพรีเซ็นต์ให้ใครฟัง แล้วคิดต่อว่าถ้าคนๆนั้นอ่านรีพอร์ต เค้าจะถามคำถามอะไรบ้าง?

คุณอาจไม่เชื่อก็ได้ว่า เวลาพรีเซ็นต์งาน ผมเตรียมรีพอร์ตมากกว่า 20 ตาราง แม้ว่าตอนพรีเซ็นต์จะใช้เพียง 3 ตารางก็ตาม !!

ตอนพรีเซ็นต์ มักมีคำถามที่คาดไม่ถึงอยู่เสมอ

การตอบคำถามโดยมีรีพอร์ตรองรับ (เปิดรีพอร์ตขึ้นมาโชว์ตัวเลขให้เห็นเลย) กับการตอบปากเปล่าโดยไม่มีรีพอร์ตรองรับ ในความรู้สึกของคนถามนั้นแตกต่างกันราวฟ้าเหว

.

Recommended Pivot Tables คือเครื่องมือที่สร้าง Pivot Table ได้อย่างง่ายดาย

แต่ปัญหาคือ Pivot Table ที่สร้างนั้นตอบโจทย์หรือเปล่า?

เครื่องมือสร้าง “ข้อมูลสรุป” ได้ แต่สร้างรีพอร์ตไม่ได้ เพราะข้อมูลสรุปไม่มี “ใจ”

แล้ว “ใจ” อยู่ที่ไหน?

ก็อยู่ที่คนสร้างรีพอร์ตไง!

อย่าลืมใส่ “ใจ” ลงในรีพอร์ตก่อนส่งทุกครั้งนะครับ ^_^

.

สำหรับใครที่สนใจไฟล์ตัวอย่างของบทความนี้ สามารถดาวน์โหลดเพื่อศึกษาได้เลยครับ

RecommendedPivotTable_180523

.

หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่โดยคลิก Like เฟซบุ๊กแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต

อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^__^